Umzüge von Personen und Mobiliar
Einführung
Diese Ausführungen beschreiben ein Umzugsmanagement, welches (zumeist organisatorisch und fachlich) beim Technischen Gebäudemanagement angesiedelt ist und alle relevanten Fragestellungen berührt.
Ein Büroumzug stellt immer einen Einschnitt in das Arbeitsleben der Mitarbeiter dar.
Eine professionelle Umzugsplanung und -umsetzung verfolgt hauptsächlich die Ziele
Chance für organisatorische Verbesserungen
Termingenauigkeit (Inbetriebnahme der neuen Flächen und Wiederaufnahme der Arbeit)
Kostenminimierung (inkl. der Vermeidung ungeplanter Kosten)
Minimierung von Ausfallzeiten (keine Beeinträchtigung der täglichen Arbeit bzw. der laufenden Produktion, schnelle Wiederaufnahme der Arbeit mit geringstmöglicher Unterbrechung).
Im Vordergrund stehen Umzüge von Büros, aber auch kleineren technologischen Einheiten, wie Werkstätten und Labors. Maschinenumzüge werden vom Umzugsmanagement in der Regel nicht bearbeitet (Siehe Kapitel „Umzug von Unternehmen bzw. Produktionsstätten“).
Umfang, Art und Struktur eines Umzugs sind, entsprechend der stark differenzierenden Anforderungen und Bedürfnissen des betreffenden Nutzers meist sehr unterschiedlich. Häufig bestehen Umzüge aus verketteten Projekten mehrerer Einzelumzüge. Demzufolge sind in einem Umzugsprojekt vielfältige, z.T. komplexe Aufgaben zu lösen und „generalstabsmäßig“ zu organisieren. Durch die termingerechte und zeitlich minimierte Durchführung der eigentlichen Umzugsmaßnahmen wird die reibungslose und schnelle Wiederaufnahme der Arbeit bzw. der Produktion erreicht. Dafür sind die Qualität der vorbereitenden Planung für die zukünftigen Flächen sowie die Umzugsorganisation von großer Bedeutung. Der eigentliche Umzug findet nach Abschluss aller Planungs- und ggf. baulichen Maßnahmen in der „neuen“ Fläche zum vereinbarten Umzugstermin statt.
Die Umzüge werden durch das Umzugsmanagement verantwortlich geplant, organisiert und bis zu einer festzulegenden Anzahl von Arbeitsplätzen mit eigenem Personal durchgeführt. Bei einem größeren Umfang wird mit einer Spedition zusammengearbeitet. Diese Spedition bzw. ein Umzugsunternehmen sollten als Rahmenvertragspartner zur Verfügung stehen.
Ggf. ist das Thema IT/TK mit einem anderen Spezialpartner zu vereinbaren.
Das Controlling liegt beim Umzugsmanagement. Die Mitarbeiter der umziehenden Organisationseinheit werden aktiv in die Durchführung des Umzugs eingebunden. Bauliche Maßnahmen sind Vorprojekte.
Diese sog. Vorprojekte können unterschiedlich gehandhabt werden. Wenn es Profitcenter im Unternehmen gibt, ist es sinnvoll, dass diese als Auftraggeber für den Umzug fungieren (interner Kunde des Umzugsmanagements).
Aus der praktischen Erfahrung heraus haben sich bei Umzugsprojekten folgende Projektlaufzeiten als notwendig erwiesen:
ca. 2-3 Monate für kleinere Umzüge (bis 50 Arbeitsplätze)
ca. 6 Monaten für mittlere Umzüge (50 bis 250 Arbeitsplätze)
ca. 6-12 Monate für große Umzüge (250 bis 800 Arbeitsplätze)
ca. 12-18 Monate für sehr große Umzüge (ab 800 Arbeitsplätze)