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Aufgaben des Umzugsbeauftragten

So, wie jede besondere Maßnahme einer Leitung bedarf, ist auch bei Umzügen jemand einzusetzen, der das Projekt leitet. Diese Person ist der oder die Umzugsbeauftragte.

Ein Umzug erfordert sorgfältige Planung und Koordination. Die Umzugskoordinatoren der einzelnen Geschäftsbereiche stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Zunächst müssen sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über den bevorstehenden Umzug informiert sind und wissen, was von ihnen erwartet wird. Sie müssen auch eventuelle Bedenken oder Fragen der Mitarbeiter adressieren und sicherstellen, dass der Umzug so reibungslos wie möglich verläuft. Insgesamt erfordert ein Unternehmensumzug eine enge Zusammenarbeit zwischen den Koordinatoren der verschiedenen Geschäftsbereiche, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.

Vor dem Umzug
Mitwirkende Personen beim Umzug

Vor dem Umzug

Vor dem Umzug obliegen ihnen hauptsächlich die folgenden Aufgaben:

Sicherstellung der Einhaltung des gesamten Prozessablaufs
Teilnahme an den umzugsrelevanten Veranstaltungen oder sogar deren Einberufung und Leitung
Koordination und Veranlassung notwendiger Packarbeiten
Bedarfsermittlung von Kartonagen und anderen Umzugsbehältern
Einweisung der Kolleginnen und Kollegen in den Umzugsablauf
Überprüfung der ordnungsgemäßen Auszeichnung der Umzugsgüter
Sicherstellung der Anwesenheit eines Nutzervertreters beim Einpacken durch den Spediteur im Bereich Labore / Werkstatt.

Beispiel einer Checkliste vor einem einfachen Umzug

Mitwirkende Personen beim Umzug

Umzugsprojektleitung:

Umzugsbeauftragter, meist dem FM angehörig bzw. dem Technisches Gebäudemanagement

Name:
Funktion:
Mobil:
E-Mail:

Umzugsbeauftragte/-er des Kunden (des umziehenden Bereiches):

Bereich / Abteilung:

Name:
Funktion:
Mobil:
E-Mail:

Jeweils oberste Leitung z.B. Bereichsleitung als Ansprechpartner bei Problemen, im Unternehmen

Bereich / Abteilung:

Name:
Funktion:
Mobil:
E-Mail:

Arbeitnehmervertretung (soweit eingebunden)

Name:
Funktion:
Mobil:
E-Mail:

Die Umzugsorganisation wird bei größeren Umzügen in einem 2-stufigen Modell vorgenommen (Grobplanung und Feinplanung). Bei kleinen Umzügen müssen diese Phasen nicht getrennt werden. Prozessbegleitend kann ein Projektcontrolling durchgeführt werden.