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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Umzugsmanagement im Intranet: Orientierung, Selbsthilfe und Kommunikation im digitalen Raum

Facility Management: Umzugsmanagement » Umzugsplanung » Intranet

Informationen zentral bereitstellen und Prozesse nachvollziehbar machen

Informationen zentral bereitstellen und Prozesse nachvollziehbar machen

Ein Umzug – ob am Einzelarbeitsplatz oder im Rahmen eines ganzen Standortwechsels – wirft bei Mitarbeitenden viele Fragen auf: Was muss ich vorbereiten? Wann geht es los? Wer hilft mir bei Problemen? Ein gut strukturierter Intranetbereich zum Umzugsmanagement ist ein zentrales Werkzeug, um Transparenz, Teilhabe, Selbstorganisation und Support zu ermöglichen – besonders bei komplexen Umzügen im Kontext von New Work, IT-Rollouts oder Standorttransformationen. Ein Umzug ist mehr als ein Ortswechsel – er ist ein emotionaler und organisatorischer Einschnitt. Wer diesen professionell begleitet, bietet nicht nur Service, sondern Vertrauen, Transparenz und Orientierung – und genau das beginnt heute im Intranet.

Ein Umzugs-Intranet ist der digitale Begleiter durch den Umzug: verfügbar, aktuell, empathisch, serviceorientiert. Es reduziert Rückfragen, bündelt Informationen und macht den Umzug planbar und erlebbar – für alle Beteiligten.

Nutzerbeteiligung stärken durch digitale Dialog- und Servicetools

Ziele eines Intranet-Auftritts für das Umzugsmanagement

  • Zentrale Anlaufstelle für alle Umzugsinformationen

  • Selbstorganisation ermöglichen: Anleitungen, Checklisten, Formulare

  • Kommunikation strukturieren: Wer, wann, was?

  • Rückfragen und Eskalationen vermeiden

  • Sichtbarkeit des Projekts & Serviceverständnisses erhöhen

Inhalte eines Umzugs-Intranets

Bereich

Inhalt

Umzugsübersicht

Zeitplan, Etappen, betroffene Bereiche, Zielbild des Umzugs

Was ist zu tun?

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Vorher – Während – Nachher

FAQ

Antworten auf häufige Fragen (z. B. „Wie beschrifte ich meine Kisten?“, „Was ist mit meinem Monitor?“)

Downloads & Formulare

Kistenetiketten, Arbeitsplatzfragebogen, Umzugsliste, IT-Check

Kontakt & Hilfe

Kistenetiketten, Arbeitsplatzfragebogen, Umzugsliste, IT-Check

Aktuelles & Updates

Laufende Informationen zu Verzögerungen, Änderungen oder Erfolgen

Feedback

„Wie war Ihr Umzug?“ – Feedbackformular, Rückblick, Lob & Kritik

Erfolgsfaktoren für einen gelungenen Intranet-Auftritt

  • Einfache, benutzerzentrierte Sprache

  • Struktur nach Nutzerbedarfen (nicht nach Projektstruktur)

  • Visuelle Unterstützung: Piktogramme, Zeitstrahl, Icons, Videos

  • Mobile Nutzbarkeit: auch per Smartphone oder Tablet verwendbar

  • Regelmäßige Aktualisierung und Versionskennzeichnung

Verknüpfung mit digitalen Tools

  • Ticketsystem / Helpdesk: bei Problemen am neuen Arbeitsplatz

  • Raumbuchungs- oder Arbeitsplatzwahltools

  • Projektkommunikation (z. B. über MS Teams, Confluence, SharePoint)

  • Self-Service-Portal für IT-Bedarfe oder Kistennachbestellung

Vorteile für alle Beteiligten

Zielgruppe

Nutzen

Mitarbeitende

Sicherheit, Orientierung, Klarheit über eigene Aufgaben

Projektteam / FM / IT

Weniger Rückfragen, strukturierte Anfragen, gezieltere Kommunikation

Führungskräfte

Transparente Information für ihr Team, einfaches Weiterleiten

HR / Change / Kommunikation

Möglichkeit, Kultur, Fürsorge und Wandel positiv zu kommunizieren