VOR BEGINN DES UNTERNEHMENSUMZUGS SIND VERSCHIEDENE OPERATIVE VORABMASSNAHMEN ERFORDERLICH, UM EINEN REIBUNGSLOSEN ABLAUF ZU GEWÄHRLEISTEN
Das Aufräumen, die Entsorgung nicht mehr benötigter Utensilien, die rechtskonforme Vernichtung nicht mehr archivierungspflichtiger Altakten sowie die Auslagerung in externe Archive spielen eine entscheidende Rolle.
Vereinfachung der Prozesse zur Datei-Entfernung für organisatorische Klarheit
Aufräumen und Entsorgung nicht mehr benötigter Utensilien
Identifikation überflüssiger Gegenstände: Vor dem Umzug sollte eine gründliche Überprüfung aller Büroinventare stattfinden, um zu bestimmen, welche Gegenstände nicht mehr benötigt werden.
Entsorgungsplan: Für die Entsorgung dieser Gegenstände sollten entsprechende Richtlinien und Prozesse etabliert werden, die eine umweltfreundliche und kosteneffiziente Entsorgung sicherstellen.
Recycling und Wiederverwertung: Wo immer möglich, sollte versucht werden, Materialien zu recyceln oder für andere Zwecke wiederverwendbar zu machen, um die Umweltauswirkungen des Umzugs zu minimieren.
Rechtskonforme Vernichtung nicht mehr archivierungspflichtiger Altakten
Überprüfung der Aufbewahrungspflichten: Es ist wichtig, genau zu klären, welche Dokumente aus rechtlichen oder betrieblichen Gründen noch aufbewahrt werden müssen und welche vernichtet werden können.
Sichere Vernichtung: Die Vernichtung der Altakten sollte sicher und gemäß den gesetzlichen Datenschutzvorschriften erfolgen, idealerweise durch Beauftragung eines zertifizierten Entsorgungsunternehmens, das spezialisiert auf die sichere und vertrauliche Aktenvernichtung ist.
Auslagerung in externe Archive
Auswahl des Archivierungsdienstleisters: Für die Auslagerung von Akten, die weiterhin aufbewahrt werden müssen, sollte ein zuverlässiger und sicherer Archivierungsdienst ausgewählt werden.
Vertragsgestaltung: Die Verträge mit externen Archiven sollten klare Vereinbarungen über Zugriffsrechte, Sicherheitsmaßnahmen, und Rückholprozesse beinhalten.
Dokumentation und Inventur: Eine genaue Dokumentation dessen, was ausgelagert wurde, ist entscheidend, um jederzeit einen Überblick über die archivierten Unterlagen zu behalten.