DIE DIGITALE ARCHIVIERUNG IM VORFELD EINES UNTERNEHMENSUMZUGS SPIELT EINE ENTSCHEIDENDE ROLLE BEI DER REDUZIERUNG PHYSISCHER DOKUMENTE UND DER EFFIZIENTEN DATENVERWALTUNG
Durch den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und ähnlicher Software werden nicht nur Platz und Ressourcen gespart, sondern auch die Zugänglichkeit und Sicherheit von Unternehmensdaten erhöht. Die Einführung der digitalen Archivierung vor einem Unternehmensumzug kann erheblich zur Vereinfachung des Umzugsprozesses beitragen. Durch die Reduzierung physischer Dokumente werden Risiken minimiert und die Effizienz gesteigert. Gleichzeitig wird das Unternehmen zukunftssicher gemacht, indem eine solide digitale Infrastruktur geschaffen wird, die moderne Arbeitsweisen unterstützt.
Reduzierung von physischen Unterlagen: Wie digitale Archivierung einen reibungslosen Übergang unterstützt
Vorteile der digitalen Archivierung
Anpassbares DMS: Moderne DMS sind hochgradig anpassbar und können basierend auf den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens konfiguriert werden. Dies ermöglicht eine effektive Verwaltung von Dokumentenflüssen und Datenzugriff gemäß den organisatorischen Bedürfnissen.
Automatisierte Dokumentenverwaltung: DMS übernehmen die Aufgaben der Dokumentenindexierung, -speicherung und -sicherung automatisch. Dies reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und Fehlerquellen.
Rechtssichere Archivierung: Viele DMS erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung, was die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicherstellt.
Jederzeitiger Zugriff: Ein elektronisches Archiv bietet die Möglichkeit, auf Dokumente jederzeit und von überall aus zuzugreifen, solange eine Internetverbindung besteht. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit mehreren Standorten oder solchen, die Homeoffice-Optionen anbieten.
Grobe Implementierungsschritte der digitalen Archivierung
Bedarfsanalyse: Bestimmung des Umfangs der zu archivierenden Dokumente und der spezifischen Anforderungen des Unternehmens an das DMS.
Wahl der richtigen DMS-Software: Auswahl einer Software, die die benötigten Funktionen bietet und gleichzeitig benutzerfreundlich ist. Wichtige Aspekte sind hierbei Sicherheit, Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit mit anderen Systemen.
Digitalisierung physischer Dokumente: Physische Dokumente werden gescannt und in das digitale Format umgewandelt. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Scans hochwertig sind und die Dokumente korrekt indexiert werden.
Datenmigration: Übertragung bestehender digitaler Daten in das neue DMS, falls erforderlich. Dieser Schritt erfordert sorgfältige Planung, um Datenverluste zu vermeiden.
Schulung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit dem neuen System effektiv arbeiten können, sind umfassende Schulungen erforderlich. Diese sollten sowohl technische Aspekte als auch Richtlinien zur Datenpflege und -sicherheit umfassen.
Laufende Wartung und Support: Einrichtung eines Supports für das DMS und regelmäßige Updates, um die Sicherheit und Effizienz des Systems zu gewährleisten.
