Compliance, Sicherheit und Effizienz
Das Management von Akten und Altakten ist ein zentraler Aspekt im Rahmen von Unternehmensumzügen, der oft spezielle Aufmerksamkeit erfordert, um Compliance, Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten. Der Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten erfordert präzise Planung und Durchführung.
Die sorgfältige Planung und Durchführung des Aktenumzugs ist essenziell, um die Integrität und Sicherheit wichtiger Unternehmensdokumente während des gesamten Umzugsprozesses zu gewährleisten. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Umzugsmanagern, IT-Abteilung, Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls externen Dienstleistern. Durch die Kombination von physischer und digitaler Aktenführung können Unternehmen nicht nur Platz sparen und Kosten reduzieren, sondern auch den Zugang zu und die Sicherheit von Informationen verbessern.
Integration von Compliance und Sicherheit zur Steigerung der Effizienz
Bestandsaufnahme und Klassifizierung
Identifikation aller Aktenbestände: Erfassung, wo und in welchem Umfang Akten gelagert sind.
Klassifizierung der Akten: Einteilung in Kategorien wie aktive Akten, inaktive Akten und Altakten, basierend auf ihrer aktuellen Nutzung und rechtlichen Aufbewahrungsfristen.
Datenschutz und Compliance
Überprüfung gesetzlicher Vorgaben: Sicherstellung, dass alle Aktivitäten im Einklang mit Datenschutzgesetzen und Aufbewahrungspflichten stehen.
Datenschutzmaßnahmen planen: Festlegung von Maßnahmen zum Schutz der Akten während des Transports und am neuen Standort.
Entsorgung und Digitalisierung
Prüfung auf Entsorgungsfähigkeit: Feststellung, welche Altakten gemäß Aufbewahrungsfristen entsorgt werden können.
Planung der Digitalisierung: Auswahl von Akten für die Digitalisierung zur Reduzierung physischer Bestände und Verbesserung des Zugriffs.
Der Umzug von Akten und Altakten ist eine besondere Herausforderung, insbesondere wenn es sich um sensible Daten aus der Personal- und Finanzabteilung handelt
Diese Dokumente sind nicht nur vertraulich, sondern oft auch gesetzlich vorgeschrieben, sicher und zugänglich aufzubewahren. Die Planung und Durchführung des Umzugs erfordern daher besondere Sorgfalt. Zusätzlich sollten Möglichkeiten der Auslagerung und Digitalisierung in Betracht gezogen werden, um die Effizienz und Sicherheit zu erhöhen.
Verpackung und Sicherheit
Sichere Verpackungsmethoden: Einsatz von versiegelten und beschrifteten Behältern, die Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleisten.
Kennzeichnung: Deutliche Markierung von Aktenkisten zur Identifikation und Priorisierung beim Auspacken.
Transportplanung
Wahl des Transportmittels: Entscheidung für gesicherte Transportmittel, die den Schutz der Akten vor Umwelteinflüssen und unbefugtem Zugriff sicherstellen.
Transportüberwachung: Einsatz von Maßnahmen wie GPS-Tracking und Transportprotokollen zur Überwachung und Dokumentation des Transports.
Zwischenlagerung:
Sicherheitsvorkehrungen: Gewährleistung, dass Zwischenlager die Sicherheits- und Datenschutzstandards erfüllen.
Zugriffskontrolle: Einrichtung von Kontrollmechanismen, um den Zugang zu den Akten strikt zu regeln.
Einrichtung von Archivräumen
Planung der Archivflächen: Gestaltung sicherer und effizient zugänglicher Archivräume unter Berücksichtigung von Wachstum und Zugriffshäufigkeit.
Umweltbedingungen: Sicherstellung adäquater Bedingungen hinsichtlich Temperatur, Feuchtigkeit und Licht, um die Langzeitbewahrung der Akten zu gewährleisten.
Systematisches Auspacken und Einordnen
Strukturiertes Vorgehen: Organisiertes Auspacken und Einordnen der Akten gemäß zuvor erstelltem Platzierungsplan.
Überprüfung der Vollständigkeit: Kontrolle, ob alle Akten vollständig und unbeschädigt am neuen Standort angekommen sind.
Überprüfung und Anpassung
Endkontrolle: Überprüfung, ob alle Akten korrekt archiviert sind und die Zugänglichkeit gewährleistet ist.
Anpassung der Dokumentation: Aktualisierung des Aktenverwaltungssystems, um die neuen Standorte und eventuelle Veränderungen in den Beständen zu reflektieren.
Fortführung der Digitalisierung
Digitalisierungsprozess: Fortsetzung der Digitalisierung von physischen Akten zur weiteren Reduzierung des physischen Archivraums.
Integration in digitale Systeme: Einführung oder Optimierung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme, um die Effizienz des Aktenzugriffs und -managements zu verbessern.
