DIE FRÜHZEITIGE BESETZUNG DES EMPFANGS IM ZIELOBJEKT BILDET EINE SÄULE FÜR EINEN EFFIZIENTEN, SICHEREN UND GUT KOORDINIERTEN UMZUGSPROZESS
Die Besetzung des Empfangs im Zielobjekt während der Anlieferungs- und Umzugsphase, also bevor die Mitarbeitenden einziehen, bietet mehrere wichtige Vorteile für den reibungslosen Ablauf und die Organisation. Die frühzeitige Besetzung des Empfangs im Zielobjekt bildet eine grundlegende Säule für einen effizienten, sicheren und gut koordinierten Umzugsprozess. Sie gewährleistet einen guten Übergang von einer Bauphase zur vollen Betriebsbereitschaft und erleichtert den nahtlosen Übergang für die dann einziehenden Mitarbeitenden.
Förderung eines sicheren und koordinierten Umzugsprozesses durch proaktives Rezeptionsmanagement
Überwachung und Steuerung der Anlieferungen
Zeitmanagement: Eine Person am Empfang kann die Ankunftszeiten der Lieferungen überwachen und sicherstellen, dass diese den Zeitplänen entsprechen.
Priorisierung: Bei gleichzeitiger Ankunft mehrerer Lieferungen kann der Empfang entscheiden, welche Lieferung Vorrang hat, basierend auf Dringlichkeit oder Verfügbarkeit der Entladebereiche.
Koordination der Umzugsteams
Wegleitung: Der Empfang kann den Umzugsteams Anweisungen geben, wohin genau die Güter transportiert werden sollen, was Fehllieferungen in falsche Bereiche verhindert.
Problembehandlung: Bei Problemen (z.B. beschädigte Güter oder falsche Artikel) kann der Empfang sofort reagieren und Lösungen koordinieren.
Zugangskontrolle
Überwachung des Personenzugangs: Der Empfang kann überprüfen, wer das Gebäude betritt und verlässt, was besonders wichtig ist, wenn sich wertvolle Ausrüstung oder sensible Informationen im Gebäude befinden.
Protokollierung: Alle Besucher und Lieferanten können registriert werden, was bei eventuellen Sicherheitsvorfällen hilfreich ist.
Diebstahl- und Schadensprävention
Aufsicht: Durch die ständige Präsenz wird das Risiko von Diebstählen reduziert, da Lieferanten und Umzugshelfer wissen, dass sie überwacht werden.
Schnelle Reaktion: Bei festgestellten Unregelmäßigkeiten oder Schäden kann der Empfang sofort eingreifen.
Interne und externe Kommunikationsdrehscheibe
Informationsfluss: Der Empfang dient als zentraler Punkt für Informationen, was die Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien (Lieferanten, Umzugsteams, interne Teams) erleichtert.
Aktualisierungen und Änderungen: Schnelle Weitergabe von Änderungen in den Plänen oder Zeitplänen an alle Beteiligten.
Unterstützung bei Fragen: Der Empfang kann Fragen von Lieferanten und Umzugsteams beantworten und bei Bedarf weitere Hilfe vermitteln.
