Strategische IT-Planung im Facility Management für zukunftssichere Infrastrukturen

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IT-Planung im Kontext eines Unternehmensumzugs

Ein Unternehmensumzug in ein modernes Bürogebäude, das sogenannte "Homezones" für flexibles Arbeiten und eine durchgängige WLAN-Nutzung bietet, erfordert eine sorgfältige IT-Planung, insbesondere wenn die Unternehmensanwendungen in der Cloud betrieben werden. Die IT-Planung umfasst sowohl zentrale als auch dezentrale IT-Technik und berücksichtigt die spezifischen Anforderungen moderner Arbeitsumgebungen, wie New Work, Arbeitsplatzbuchungssysteme und Meeting-Raum-Buchungssysteme.

Zentrale IT-Technik

Die zentrale IT-Technik bildet das Rückgrat der IT-Infrastruktur eines Unternehmens und umfasst Server, Datenzentren, zentrale Netzwerkkomponenten und zentrale Verwaltungssysteme.

Server und Datenzentren

Serverumzug: Der Umzug von Servern und Datenzentren erfordert eine präzise Planung, um Ausfallzeiten zu minimieren. Es sollte ein detaillierter Migrationsplan erstellt werden, der die Reihenfolge des Umzugs, Testphasen und Notfallpläne umfasst.
Datensicherung: Vor dem Umzug sollten umfassende Backups aller Daten erstellt werden, um Datenverluste zu verhindern. Zusätzlich sollte ein Notfallwiederherstellungsplan bereitgestellt werden.
Kühlung und Stromversorgung: Die neuen Räumlichkeiten müssen über ausreichende Kühl- und Stromversorgungskapazitäten verfügen, um die Server sicher zu betreiben. Die Planung sollte auch redundante Stromversorgungen und USV-Anlagen (unterbrechungsfreie Stromversorgungen) einschließen.

Zentrale Netzwerkkomponenten

Netzwerkplanung: Die Planung der zentralen Netzwerkkomponenten umfasst die Konfiguration von Routern, Switches und Firewalls. Es ist wichtig, dass die Netzwerkinfrastruktur skalierbar ist, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen.
Sicherheit: Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Intrusion Detection Systems (IDS) und Virtual Private Networks (VPN) müssen eingerichtet und getestet werden, um die Sicherheit der Netzwerke zu gewährleisten.

Dezentrale IT-Technik bezieht sich auf die IT-Infrastruktur, die direkt an den Arbeitsplätzen und in den verschiedenen Bürobereichen eingesetzt wird

Dies umfasst Arbeitsplatzrechner, Monitore, Docking Stations sowie WLAN- und LAN-Infrastruktur.

Arbeitsplatzrechner und Monitore

Inventarisierung und Konfiguration: Alle Arbeitsplatzrechner und Monitore müssen inventarisiert und ihre Konfigurationen dokumentiert werden. Vor dem Umzug sollten alle Geräte auf Funktionalität geprüft und bei Bedarf aktualisiert werden.
Verkabelung und Ergonomie: An den neuen Arbeitsplätzen muss die Verkabelung ordentlich verlegt und ergonomische Aspekte berücksichtigt werden. Dies umfasst die richtige Platzierung der Monitore und die Bereitstellung von Docking Stations für Laptops.

Docking Stations

Standardisierung: Es sollte eine Standardisierung der Docking Stations vorgenommen werden, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. Dies erleichtert die Verwaltung und Wartung der Geräte.
Bereitstellung und Installation: Docking Stations sollten an allen Arbeitsplätzen installiert und getestet werden, um sicherzustellen, dass sie mit den vorhandenen Geräten kompatibel sind.

Netzwerkinfrastruktur (WLAN und LAN)

LAN-Verkabelung: Die Planung der LAN-Verkabelung muss sicherstellen, dass alle Arbeitsplätze über stabile und schnelle Netzwerkverbindungen verfügen. Die Verkabelung sollte zukunftssicher und skalierbar sein.
WLAN-Abdeckung: Eine umfassende WLAN-Abdeckung ist in modernen Büroumgebungen unerlässlich. Die Planung sollte eine Site Survey umfassen, um die optimale Platzierung von Access Points zu bestimmen und Funklöcher zu vermeiden.
Sicherheitsmaßnahmen: Sicherheitsmaßnahmen für das WLAN, wie die Implementierung von WPA3-Verschlüsselung und der Einsatz von sicheren Authentifizierungsverfahren, sind notwendig, um unautorisierten Zugriff zu verhindern.

Erfassung der Anforderungen

Nutzerbedürfnisse: Erfassen der spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitenden hinsichtlich Zugriffsgeschwindigkeiten, Datensicherheit und Software-Tools.
Homezones: Analyse der speziellen Anforderungen für Homezones, die oft flexible Arbeitsplätze ohne feste Zuordnung beinhalten.

Netzwerkdesign

WLAN-Abdeckung: Planung der WLAN-Infrastruktur, um eine vollständige und unterbrechungsfreie Abdeckung in allen Bereichen des Büros sicherzustellen. Dazu gehören auch Bereiche wie Besprechungsräume, Gemeinschaftsflächen und sogar Außenbereiche.
Bandbreite und Kapazität: Sicherstellung, dass die Netzwerkbandbreite und -kapazität den Anforderungen von Cloud-Anwendungen gerecht wird, insbesondere bei High-Density-Bereichen.

Cloud-Zugriff

Sichere Verbindungen: Einrichtung von sicheren VPN-Zugängen oder die Verwendung von Direct Connect Services, um eine zuverlässige und sichere Verbindung zur Cloud zu gewährleisten.
Redundanz: Planung von Netzwerk-Redundanz und Failover-Lösungen, um Ausfallzeiten zu minimieren.

Datensicherheit

Verschlüsselung: Implementierung von End-to-End-Verschlüsselung für Datenübertragungen zwischen den Endgeräten und der Cloud.
Zugriffssteuerung: Strenge Zugriffsrichtlinien und Authentifizierungsprotokolle, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf sensible Daten haben.

Auswahl der Hardware

Kompatibilität: Auswahl von Hardware, die kompatibel mit der Cloud-Umgebung und den WLAN-Spezifikationen ist.
Mobilität: Bereitstellung mobiler Endgeräte oder Laptops für Mitarbeitende in Homezones, um flexible Arbeitsweisen zu unterstützen.

Drucker und Peripheriegeräte

Netzwerkdrucker: Einrichtung von Netzwerkdruckern in zentralen Bereichen, die leicht zugänglich sind und gleichzeitig die Sicherheitsprotokolle erfüllen.

Koordination des Umzugs

IT-Umzugsplan: Erstellen eines detaillierten Zeitplans für den IT-Umzug, der die physische Verlegung von notwendiger Hardware und die Einrichtung vor Ort umfasst.
Finaler Check: Durchführung eines letzten Checks und Tests aller Systeme, bevor die Mitarbeitenden das neue Büro beziehen.