Systematische Ansätze zur Optimierung von Umzugsprozessen
Steuerung der Mitarbeiteraufgaben bei Unternehmensumzügen
Die Beteiligung der Mitarbeiter bei Unternehmensumzügen erfordert ein koordiniertes Vorgehen für den Übergang. Dies beinhaltet die Vorbereitung und Kennzeichnung persönlicher und Bürogegenstände für den Transport, die Sicherstellung, dass IT-Ausrüstungen und sensible Dokumente sicher verpackt sind, und die Erleichterung der nahtlosen Einrichtung am neuen Standort. Der Prozess beruht auf klarer Kommunikation, der Einhaltung von Zeitplänen und der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, um Ausfallzeiten zu minimieren und die Produktivität während des Umzugs aufrechtzuerhalten.
Mitarbeiterbeteiligung bei der Umzugsplanung
- Aufgaben und Zuständigkeiten im Überblick
- Zeitliche Reihenfolge
- Projektvorbereitung
- Projektentscheidung
- Umzugsorganisation
- Grobplanung der Umzugsorganisation
- Feinplanung der Umzugsorganisation
Überblick über Aufgaben und Zuständigkeiten bei Umzugsprojekten
Zusammenarbeit in Lagerlogistik
Teammitglieder koordinieren effektiv die Warenkontrolle und -organisation.
Eine professionelle Umzugsplanung und -umsetzung hat eine strukturierte und koordinierte Bewegung von A nach B termingerecht zum richtigen Zeitpunkt und zum Ziel.
Jede Umzugsplanung und erst recht der Umzug selbst findet unter Rahmenbedingungen statt, die vom Arbeitsalltag des betreffenden Nutzers und dessen komplexen internen Abhängigkeiten bestimmt werden. Durch die zeitgerechte Durchführung der Umzugsaktivitäten wird die reibungslose Wiederaufnahme der Arbeit erreicht, und Unterbrechungen im Arbeits- bzw. Produktionsablauf werden vermeiden bzw. reduziert.
Eine unprofessionelle Planung mit negativen Auswirkungen, wie längere Arbeitsunterbrechungen oder Produktionsausfälle, muss auf jeden Fall verhindert werden. Deshalb ist die Qualität der vorbereitenden und begleitenden Planung, sowie ggf. die Auswahl eines geeigneten Planungsunternehmens von Bedeutung.
Grundsätzlich wird bei der Umzugsplanung folgende Unterscheidung getroffen:
interne Umzüge:
Umzug innerhalb eines Gebäudes z.B. bei Organisationsveränderungen
externe Umzüge:
Umzug von Gebäude zu Gebäude bei der Neubesiedlung von Flächen
Neubau oder Erwerb
Anmietung
Standortverlagerung.
Die Logistikplanung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Umzugsplanung. Der eigentliche Umzug findet nach Abschluss aller baulichen Maßnahmen in der „neuen“ Fläche zum vereinbarten Umzugstermin statt (möglichst in der arbeitsfreien Zeit, z.B. an Wochenenden).
Interne Umzüge sind je nach Bedarf wiederkehrend und weniger aufwendig als externe Umzüge. Bei vielen Unternehmen sind Umzüge, welche z.B. aufgrund von organisatorischen Veränderungen entstehen, an der Tagesordnung. Prinzipiell gilt schon der Wechsel eines Mitarbeiters von einem Raum in den anderen als Umzug. Meist sind es komplette Organisationseinheiten (eine Arbeitsgruppe oder eine Abteilung), die umziehen. Wie wir gelernt haben, spricht die Norm erst von Umzug, wenn er mindestens 10 Personen betrifft.
Wenn Umzüge häufiger im Unternehmen vorkommen, sollte man diesen Vorgang standardisieren, um ihn jeweils so effizient von der Planung bis zur Durchführung zu gestalten, wie es im Unternehmen derzeit möglich ist.
Wie bereits erwähnt, gehört dazu die enge Zusammenarbeit sehr unterschiedlicher Stellen, wie beispielsweise
das strategische FM,
das Flächenmanagement,
die Planung,
die bauliche
und anlagentechnische Realisierung
und schließlich der Umzug selbst.
Das folgende Bild ist ein Auszug aus einem Flow Chart für Umzüge, wie er im Rahmen der Beratungstätigkeit entwickelt wird. Er soll als idealtypisches Beispiel verstanden werden. Im gesamten Prozess haben wir dem Anhang 32 „Umzüge durchführen - Flowchart“ entnommen.
Die folgende Tabelle beinhaltet eine Aktivitätenliste, wie sie bei Umzügen normalerweise vorkommen könnte.
| Aktivität | Zuständigkeit / Verantwortung |
|---|---|
| Bereitstellung der Umzugskartons und Umzugsbehälter | Spedition |
| Bereitstellung der arbeitsplatzbezogenen Umzugsaufkleber | Facility Management |
| Anbringung der Umzugsaufkleber | |
| a. an IT / TK-, Bürotechnikgeräten (Drucker, Fax, Scanner, usw.) | Umzugskunde |
| b. an Aktenrollwagen, Umzugskartons und Mobiliar | Umzugskunde |
| c. an Security-Behältern inkl. Verplombung | Umzugskunde |
| d. an Geräten aus Laboren / Werkstätten | Umzugskunde |
| e. an Transportbehältern aus Laboren / Werkstätten | Spedition |
| Fachgerechte Verpackung des Umzugsgutes: | |
| a. IT / TK-, Bürotechnikgeräte | IT-Abteilung |
| b. Akten, Bücher, persönliche Arbeitsgegenstände, usw. | Umzugskunde |
| c. Geräte u. Kleinteile aus Laboren / Werkstätten, inkl. Verplombung | Spedition |
| Umzug und Bereitstellung am Zielort | Spedition |
| Umzug von Notebooks, persönl. Gegenständen/Pflanzen/Bildern | Umzugskunde |
| Auspacken / Aufstellen am jeweiligen Arbeitsplatz | |
| a. IT / TK-, Bürotechnikgeräte | IT-Abteilung |
| b. Akten, Bücher, persönliche Arbeitsgegenstände, usw. | Umzugskunde |
| c. Security-Behälter inkl. Entplombung | Umzugskunde |
| d. Geräte und Kleinteile aus Labor / Werkstätten, inkl. Entplombung | Spedition |
| Mobiliar | Spedition |
| Rücknahme der Umzugsbehälter | Spedition |
| Sonstiges | Nach Festlegung |
Dazu gehören noch einige spezifische Festlegungen, wie zum Beispiel folgende:
Die PCs (IT) und Telefongeräte (TK) werden durch die Spedition in rollbaren PC-Wannen transportiert.
Die Security-Schränke und -Boxen werden mit ausschließlich sicherheitsrelevanten Gütern vom Mitarbeiter selbst bepackt und verplombt.
Für die Bereiche Labore / Werkstätten gilt folgendes:
Alle Standgeräte, Tischgeräte sowie Kleingeräte aus Schränken, Regale und Schubladen werden durch die Spedition in rollbaren und mit Plomben verschließbaren PC-Wannen mit Deckeln transportiert.
Sollten Standgeräte über den Rand der PC-Wannen hinausragen, so dass kein Verschluss mittels Deckel und Plombe möglich ist, so werden die befüllten PC-Wannen durch die Spedition mit Stretchfolie gesichert.
Alle Verbrauchsmaterial, Kleinmaterial, zerbrechliches Gut sowie Glaswaren aus Schränken, Regalen und Schubladen werden durch die Spedition in verschließbaren Transportwannen mit Deckel transportiert.
An den Umzugstagen ist für die Bereiche Labore / Werkstätten die durchgängige Anwesenheit eines Nutzervertreters des Kunden sicherzustellen, um das Ein- und Auspacken zu beaufsichtigen und beim Ver- und Entplomben zugegen zu sein.
Die oben genannten Festlegungen stehen hier beispielhaft. Es müssen vollständig alle notwendigen Spezifikationen in diesem Sinne getroffen werden, damit es keine Pannen oder Verluste gibt.
Die Planung von Umzügen ist meist eine sehr komplexe Angelegenheit. Die Komplexität wächst logischerweise mit dem Umfang der umzuziehen Abteilungen bzw. Bereiche. Auf jeden Fall ist deshalb ein Umzug immer auf der Grundlage der Vorschriften des klassischen betrieblichen Projektmanagements abzuarbeiten, besonders bei sehr umfangreichen und verzweigten Projekten.
Eine erste Gliederung der Erfordernisse eines Umzugs kann mithilfe der folgenden relativ einfachen Checkliste durchgeführt werden. Diese Tabelle ist so aufgebaut, dass sie neben den Aktivitäten auch zugleich eine zeitliche Reihenfolge vorgibt. Diese zeitliche Reihenfolge wird in der Tabelle durch die Bezeichnung „1. Schritt“ usw. dargestellt.
Idealtypische Checkliste für Umzüge
| Hauptaktivitäten | konkrete Arbeiten | Erläuterungen |
|---|---|---|
| alte Fläche (1. Schritt) | Kündigung des Miet- bzw. Leasingvertrages oder anderer eigentumsrechtlichen Maßnahmen | Einhaltung von Kündigungsfristen Vorbereitung des Flächenverkaufs |
| Die Einrichtungsgegenstände auf Wiederverwendbarkeit begutachten | Festlegungen treffen zum: Verschrotten, Wiederverwenden, Verschenken Harmonisieren von Ausrüstungen, wie z. B. Möbel, IT-Anlagen usw. | |
| Selten genutzte Flächen entrümpeln (Keller, Boden, Abstellungsräume) | Faustregel: was in den letzten zwei Jahren nicht angefasst wurde, kann weg. | |
| Sperrmüll | Behältergröße bestimmen, Behälter bestellen (Termin) | |
| neue Fläche (1. Schritt) | Sind Renovierungstätigkeiten, Umgestaltung bzw. Modernisierung vorzusehen? | Umbau- oder Verbesserungsmaßnahmen in der neuen Fläche erkennen, festlegen, planen |
| Behörden, Versorger, Versicherung, Bank usw. (1. Schritt) | IT (Telefon & Internet, Kabelanschlüsse kündigen) Ggf. neue IT- Ausstattung planen (Budget) | Soll der Vertrag gekündigt oder mitgenommen werden? Kabelanschluss eventuell kündigen |
| Zählerstände | Vereinbarung mit Versorgern (Strom, Wärme, Gas), um Zählerstände ablesen zu lassen | |
| Allgemeine Organisation (1. Schritt) | Umzugstermin genau festlegen | Tag, Stunde, wer, wann, was? |
| Sicherstellen, dass der Arbeitsausfall sich nicht schädlich auswirkt | Vorarbeiten, Urlaub ab- bummeln, Urlaub nehmen, andere Lösungen | |
| Umzugsunternehmen beauftragen Leistungen in Eigenregie festlegen, organisieren | Welche Leistungen werden benötigt? LV anfertigen, ggf. Ausschreibung durchführen Was wird in Eigenregie durchgeführt? | |
| Umzugshelfer organisieren | Umfang, Termin abstimmen | |
| Sonstige Verträge bzw. Verpflichtungen | Prüfen aller auf die alte Fläche bezogenen Verpflichtungen | |
| alte Fläche (2. Schritt) | wiederholt entrümpeln | Was ist noch liegengeblieben? Endgültig entscheiden, verschrotten usw. |
| Erste Umzugskartons packen | Bereits jetzt erste Umzugskartons packen mit Dingen, die garantiert nicht benötigt werden. (Entschärfen des Umzugstermins) | |
| neue Fläche (2. Schritt) | Einrichtungsplan (Siehe Beispiel) | Einen Einrichtungsplan anfertigen, Schnittstelle zum Flächenmanagement, was kommt wo hin? Konkret nachmessen, ob auch alles stimmt. Wenn möglich, auf externen Flächen Beispiele zur Inaugenscheinnahme schaffen (zwecks Verbesserung und zum Eingewöhnen = „aktives Besitzergreifen im Voraus“ = Maßnahme der Personalentwicklung) |
| Zugänge überprüfen | Passt alles durch die Wandöffnungen, über die Treppe in den Aufzug usw.? | |
| Hilfsmittel | Welche Umzugshilfsmittel werden benötigt? (Gemeint sind die des Eigenbedarfes; Eine Umzugsfirma sollte hierfür selbst sorgen) | |
| Behörden, Versorger, Versicherung, Bank usw. (2. Schritt) | Ummelden zum konkreten Termin | Nachfragen, ob alles wie geplant klappen wird, ggf. korrigieren |
| Allgemeine Organisation (2. Schritt) | Umzugshelfer erneut kontaktieren | Alle erinnern |
| Neue Anschrift bekannt geben | Alle Schnittstellen des Bereiches, der umzieht mit den notwendigen Daten versehen, bei wichtigen Partnern ggf. nachfragen, ob die Info angekommen ist | |
| Transport organisieren | Nur, wenn kein professionelles Umzugsunternehmen eingesetzt wird: ausreichendes Fassungsvermögen, genügend Personal und Helfer, Verpflegung, Arbeitssicherheit organisieren | |
| alte Fläche (3. Schritt) | Kleinere Reparaturen und Reinigungen | kleinere Schäden an dem, was bleibt, sofort reparieren, im Bedarfsfall reinigen |
| Handwerkertermine bestätigen lassen | Alle im Umzugsprojekt vorgesehenen handwerklichen Arbeiten umfänglich und terminlich bestätigen lassen; Schnittstellen beachten | |
| Heizkostenabrechnung mit altem Vermieter abklären | Heizkosten und ggf. andere Verbrauchskosten, so fern innerbetrieblich erforderlich ermitteln per Stichtag, Protokoll anfertigen | |
| Nebenkostenabrechnung abklären | Bei Mietung klären der Nebenkostenabrechnung gemäß Mietvertrag, Bezahlung bis Mietende sicherstellen | |
| Sicherung des Umzugs im öffentlichen Bereich | Ggf. Halteverbot vor der alten Fläche, um den Miet-LKW zu parken und Laufwege zu vermeiden und zu sichern. Kann auch dem Umzugsunternehmen übertragen werden (Achtung Kosten beachten!) | |
| Übergabetermin vereinbaren | rechtzeitig mit dem Vermieter/Eigner usw. den Termin zur Übergabe vereinbaren. Übergabeprotokoll vorbereiten und nach der Übergabe unterschreiben lassen | |
| Umzugskartons packen | Alles, was bis zum Umzug nicht benötigt wird, kann bereits jetzt in Umzugskartons verpackt werden. Beschriftung lt. Umzugsplan beachten! | |
| Lebensmittel aufbrauchen | Sofern relevant, Kühlschränke, Teeküche usw. leeren | |
| neue Fläche (3. Schritt) | Handwerkertermine bestätigen lassen | Sind Tätigkeiten durch Handwerker zu erledigen, die Termine bestätigen lassen? |
| Sicherung des Umzugs im öffentlichen Bereich | Wie oben | |
| Werkzeug zusammenstellen | Werkzeugkiste bereitstellen (Bohrmaschine, Schraubendreher und Akkuschrauber u.ä.) | |
| Behörden, Versorger, Versicherung, Bank usw. (3. Schritt) | Nachsendeauftrag Post | Bei Bedarf Nachsendeauftrag bei der deutschen Post für mindestens 6 Monate beantragen |
| Allgemeine Organisation (3. Schritt) | Umzugskartons etc. organisieren | Besorgen von Umzugskartons, Sackkarren und Luftpolster, falls der Umzug ohne ein Umzugsunternehmen stattfindet |
| Umzugshelfer erinnern | Umzugshelfer erneut anrufen und an den Umzug erinnern | |
| alte Fläche (4. Schritt; unmittelbar vor dem Umzug) | Umzugskartons packen | nun alle Umzugskartons packen exaktes Beschriften entsprechend Plan |
| Pflanzen gießen und für Umzug vorbereiten | Nicht zu viel gießen | |
| Getränke und Verpflegung bereitstellen/ordern | für Umzugshelfer bereitstellen. | |
| neue Fläche (4. Schritt; unmittelbar vor dem Umzug) | „Tag-1-Paket“ zusammenstellen | Hier sollten Dinge rein, die am ersten Tag benötigt werden: Lebensmittel, Arbeitskleidung, Ladekabel, Fotoapparat, Dokumente etc. |
| Getränke und Verpflegung bereit stellen/ordern | für Umzugshelfer bereitstellen | |
| Allgemeine Organisation (4. Schritt, unmittelbar vor dem Umzug) | Miet-LKW abholen | Wenn kein Umzugsunternehmen beauftragt wird, bereits jetzt den Miet-LKW bereitstellen, erste Möbel können bereits eingeladen werden. |
| Alles (nochmals) checken | Nichts darf vergessen worden sein, Plan und Ist abgleichen, ggf. noch Unstimmigkeiten korrigieren | |
| alte Fläche (5. Schritt; der Umzug) | Treppenhaus usw. schützen | sensible Elemente des Treppenhauses (Holzgeländer etc.) schützen, damit Schäden vermieden werden |
| Reinigung | Je nach Vereinbarung im Mietvertrag ist die alte Fläche zu reinigen | |
| Letzter Check | Alle Räume nachsehen, ob nichts vergessen wurde | |
| Übergabeprotokoll abstimmen | Das vorbereitete Übergabeprotokoll ausfüllen und mit dem Vermieter / der zuständigen Stelle abstimmen und unterschreiben lassen | |
| Neue Fläche (5. Schritt; der Umzug) | Umzugskartons platzieren | Die Umzugskartons sofort in die richtigen Räume tragen/tragen lassen. Nicht benötigte Kartons in der Nähe zwischenlagern. |
| Möbel aufbauen | Möbel wie Tische, Stühle, Schränke, Regale usw. sollten sofort aufgebaut werden, um unverzüglich mit der Arbeit zu beginnen. | |
| Beleuchtung, weitere Installationen | Beleuchtung noch bei Tageslicht in Betrieb setzen. Alle weiteren Installationen vornehmen. | |
| Schilder anbringen | sofort die vorgesehene Beschilderung anbringen | |
| Umzugskartons auspacken | Sind Umzugskartons von einer Umzugsfirma transportiert worden, zeitnah auspacken und zurückgeben | |
| Behörden, Versorger, Versicherung, Bank usw. (5. Schritt, der Umzug) | Sämtliche Behörden und andere zuständige Stellen über die neue Situation informieren ggf. anmelden | Behörden informieren, soweit nötig (Meldeamt, Zulassungsstelle, Finanzamt) |
| Allgemeine Organisation (5. Schritt, der Umzug) | Umzugsschäden erfassen und soweit fremdverschuldet, reklamieren | Gegenüber Umzugsfirma Schäden unverzüglich reklamieren |
| Belege, Nachweise, Bestätigungen usw. sammeln | alle Belege zwecks Nachweises und ggf. für die Steuererklärung sammeln und aufbewahren | |
Diese Checkliste beinhaltet Maßnahmen eines „durchschnittlichen“ Umzuges. Sie dient als Anhalt für die Planung und sollte entsprechend der jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden.
Den Aufwand für einen Umzug (die Notwendigkeit und der Umfang vorbereitender Umbauten, die Menge des Umzugsmaterials - Mobiliar, Papiermengen, usw.) reduziert man durch einen angemessenen Grad der Standardisierung, wie:
Flächenstandards
Arbeitsplatz-Standards
Möblierungs-Standards
Grad der Digitalisierung von Daten (Papierablagemengen)
usw.
Im Idealfall beschränkt sich z.B. der Umzug eines Büromitarbeiters von seinem bestehenden Arbeitsplatz zu einem Arbeitsplatz im anderen Geschoss auf lediglich den Umzug seiner wenigen Präsenzaktenordner, die er sich u.U. unter den Arm klemmen kann. D.h. nur der Mitarbeiter zieht um, nicht das Mobiliar und die Technik.
Im Rahmen der Umzugsplanung werden frühzeitig in Form (aus dem CAFM-System generierter) grafischer CAD-Darstellungen alternative, zu diskutierende Flächen- (Um-) Nutzungsszenarien für die Zielfläche erarbeitet und intern abgestimmt. Das Ergebnis ist der freigegebene Flächenbelegungsplan beispielsweise eines Bürogeschosses mit der technischen Infrastruktur, den Möbeln und der Zuordnung von Mitarbeitern.
Danach wird der
eigentliche Umzugsablauf geplant,
der Ist-Bestand des Umzugsguts aufgenommen
und der Umzug selbst organisiert.
Nach der baulichen und technischen Herrichtung der Zielfläche kann der Umzug vollzogen werden.
Externe Umzüge sind aufwendiger und umfangreicher in der Planung als auch in der Durchführung - z.B. ein Umzug in ein neu erstelltes Bürogebäude mit einigen hundert Mitarbeitern und etlichen Sonderflächen. Solche komplexen Leistungen werden bedarfsweise an einen externen Dienstleister vergeben.
Der Aufwand für die Planung und für den eigentlichen Umzug kann reduziert werden, wenn Mobiliar, Lagergüter, usw. nicht mit umziehen müssen, weil es neu angeschafft wird (die Lieferanten übernehmen die Anlieferung). Liegen für eine Fläche keine verlässlichen Inventardaten bezüglich der Bestandsmöbel vor, dann ist der Aufwand für die Ist-Aufnahme, die Bewertung des Gebrauchszustandes der vorhandenen Möbel und für die CAD-Darstellung der ggf. sehr unterschiedlichen Teile nicht unerheblich. In diesem Zusammenhang ist eine Nutzwertanalyse verbunden mit einem Wirtschaftlichkeitsvergleich - Umzug mit Bestandsmobiliar oder Anschaffung von Neumobiliar - empfehlenswert.
Als Grundlage für die Umzugsplanung dient die freigegebene Flächenbelegungsplanung, welche auch die Einrichtung und Möblierung der Flächen beinhalten. Im Rahmen der Standardisierung sollte es im Unternehmen ein sogenanntes Umzugshandbuch geben.
Im Folgenden werden die Phasen der komplexen Planung eines externen Umzugs, auch „Umzugsmanagement“ genannt, dargestellt.
Umzugsorganisation („normale“ Umzüge)
Die Organisation von Umzügen erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination. Dabei sind die Erfassung aller Umzugsgüter, die Terminplanung und die Kommunikation mit den beteiligten Parteien entscheidend. Mit einer strukturierten Herangehensweise lassen sich Unterbrechungen minimieren und die Produktivität aufrechterhalten. Professionelle Dienstleister bieten umfassende Lösungen, um den gesamten Prozess effizient und stressfrei zu gestalten.
Darin enthalten sind beispielsweise:
Erarbeitung eines Logistikkonzepts,
Erfassung und Auswertung des Umzugsguts,
Speditionsauswahl bzw. -ausschreibung und Bewertung der Speditionsangebote,
grobe Umzugsplanung,
Angebotseinholung von Spezialdienstleistern (z.B. Sicherheitsdienst, Aufzugsnotdienst, Reinigung),
Erarbeitung eines Entsorgungskonzepts,
Erstellen des Umzugsleitsystems (farbliche Zonierungen),
Einholung von Genehmigungen,
Abstimmung mit den Abteilungen des Nutzers.
Zum sicheren, verlustfreien und zielgerichteten Transport von kleineren Teilen dienen Umzugskartons. Die folgende Abbildung zeigt eine typische Auswahl. Wenn oft umgezogen wird, ist eine gewisser Vorrat meist bereits vorhanden, der bedarfsweise ergänzt wird.
Bereits die Planung von Umzügen (insbesondere von komplexeren) ist eine Herausforderung. Unternehmen, die so etwas nur selten machen, sollten sich auf jeden Fall professionelle Hilfe holen. Üblicherweise sollten im Facility Management-Bereich aber im Laufe der Zeit genügend eigene Erfahrung vorhanden sein, um alle Planungsschritte absehen zu können, diese einzuleiten und begleiten. Es empfiehlt sich, die Planung von Umzügen zunächst als Grobplanung zu machen und diese dann zu verfeinern.
Strukturierte Ansätze für reibungslose Abläufe
Während der Grobplanung werden grobe Umzugsszenarien in Alternativen erstellt. Dabei spielen die Risikoabschätzungen eine wesentliche Rolle. Ziel ist es, eine Entscheidung über die risikoärmste Alternative zu erhalten. Besondere Beachtung erhalten in der Umzugsplanung alle IT/TK-Themen. Serverräume, Rechenzentren, Verteiler-Equipment und die Arbeitsplatzgeräte, für welche in der Regel die IT-Abteilung zuständig ist, benötigen eine detaillierte, abgestimmte Ablaufplanung, um drohende Ausfallzeiten zu vermeiden und auch jederzeit die Sicherheit zu gewährleisten.
Die Umzugsorganisation wird sowohl in Form von Zeit- und Aktivitätenplänen (dienen der konkreten Steuerung aller Beteiligten), wie auch als Prozesspläne (sollen ein einheitliches Verständnis über das Projekt erzeugen) erstellt. Die erste überschlägliche Termingrobplanung muss auf alle Vorprojekte abgestimmt sein, vom Umzugsprojektleiter ständig kontrolliert und angepasst werden.
Die Aufgaben im Rahmen der Grobplanung umfassen:
Erstellung eines Mengengerüstes für das Umzugsgut
Grobe Erarbeitung eines umfassenden Umzugskonzepts:
- Organisation, Umzugsaktivitäten und -reihenfolgen
- Informationskonzept
- Erstellung eines durchgängigen Umzugsleitsystems
- (farbliche Kennzeichnung von Gebäudeteilen wie von Adressetiketten, Hinweis-schilder und Raumnummern)
- Logistikkonzept für den behinderungsfreien Ab- bzw. Antransport
- Entsorgungskonzept
- Koordination mit den betroffenen Organisationseinheiten
Einholung notwendiger Genehmigungen
Speditionsauswahl bzw. Ausschreibung der Speditionsleistungen:
- Erstellung des Leistungsverzeichnisses
- Organisation von Besichtigungen
- Klärung der Rückfragen
- Auswertung der Angebote und Vergabeempfehlung
Einholung der Angebote von Dienstleistern:
- Erstellung des Leistungsverzeichnisses (Sondertransporte, Entsorgung, Sicherheit, Reinigung, usw.)
- Organisation von Besichtigungen
- Klärung der Rückfragen
- Auswertung der Angebote und Vergabeempfehlung
Sicherstellung der Projektentscheidung:
- Kontrolle der Zielvorgaben
- Kostenkontrolle
- Rückversicherung der Terminierungen
- Einholung der Projektfreigabe.
