Vielfalt der Umzugsarten: Effektive Lösungen für jede Situation
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Maßgeschneiderte Lösungen für jede Situation
Die Kenntnis der verschiedenen Umzugsarten, von kleinen Standortwechseln bis hin zu umfassenden organisatorischen Veränderungen, ist entscheidend. Jede Art von Umzug erfordert einen einzigartigen Ansatz, der sorgfältige Planung und präzise Ausführung kombiniert, um reibungslose Übergänge zu gewährleisten.
Individuelle Lösungen im Umzugsmanagement
- Arten von Umzügen
- Der Umzug als Chance
- Verbesserungen
- Umzug als Veränderungsprozess
- Einbindung von Umzugsunternehmen
Grundsätzlich wird im Umzugsmanagement folgende Unterscheidung getroffen:
interner Umzug: Umzug innerhalb eines Gebäudes z.B. bei Organisationsveränderungen
externer Umzug: Umzug von Gebäude zu Gebäude, z.B. bei Standortverlagerung, Erwerb, Neuanmietung, Neubau.
Interne Umzüge sind je nach Bedarf wiederkehrend und weniger aufwendig als externe Umzüge. In den Unternehmen sind Umzüge, welche z.B. aufgrund von organisatorischen Veränderungen entstehen, an der Tagesordnung. Prinzipiell gilt schon der Wechsel eines Mitarbeiters von einem Raum in den anderen als Umzug. Meist sind es aber komplette Organisationseinheiten (z.B. eine Abteilung), die umziehen.
Externe Umzüge sind sowohl in der Planung, als auch in der Durchführung komplexer - z.B. ein Umzug in ein neu erstelltes Bürogebäude mit einigen hundert Mitarbeitern und etlichen Sonderflächen.
Darüber hinaus unterscheidet man die folgenden weiteren Fälle, welche sich auf den Umfang der Planungen rund um den Umzug auswirken:
Umzug mit Möblierung / Einrichtung und technischen Systemen | Im Normalfall müssen alle Umzugskomponenten betrachtet werden – inkl. der Möblierung / Einrichtung und der kompletten IT/TK-Technik. Die Bestandmöblierung muss er-fasst, maßlich aufgenommen, ggf. im Ringtausch je nach Raumgröße neu zugeordnet, in den Grundrissen eingeplant, am alten Ort abgebaut und am neuen Ort wiederaufgebaut werden. |
Umzug ohne Möblierung / Einrichtung und bzw. oder technische Systeme | Im Ausnahmefall werden Möblierung / Einrichtung und bzw. oder technische Systeme neu angeschafft und reduzieren den Umzugsaufwand, nicht aber dessen Kosten. Für den Umzug verbleiben dann Arbeitsunterlagen, Bürotechnik und -geräte, IT-Teilsysteme, Sondereinrichtungen, usw. |
Das komplexe Themas IT-Technik, Telefonie, Kommunikation usw. wird bei den meisten Umzügen separat geplant und bearbeitet, weil es Spezialkenntnisse erfordert.
Erstrebenswert ist, die neue Möblierung (nach Möblierungsstandard) direkt vom Lieferanten in die neuen Flächen angeliefert und montiert zu bekommen. Durch diese Arbeitsteilung wird der Umzug überschaubarer, die Vorbereitungszeiten kürzer und die eigentliche Umzugsaktion kostengünstiger.
Potenziale und Möglichkeiten entdecken
Grundsätzlich ist ein Umzug immer auch ein Anlass, über Verbesserungen nachzudenken. Demzufolge ist es ein zentrales Ziel, in den neuen Räumlichkeiten die organisatorischen und baulichen Voraussetzungen für ein möglichst erfolgreiches Arbeiten zu schaffen und auch bereits solche Anforderungen zu berücksichtigen, welche in den nächsten Jahren aktuell werden.
Das kann z.B. bedeuten:
Qualitätssteigerung im Arbeitsumfeld zur Schaffung einer motivierenden und gesundheitsfördernden Arbeitsatmosphäre für die Mitarbeiter
Planung der Flächen unter Berücksichtigung aller aktuell geltenden Gesetze, Verordnungen, Richtlinien und Vorschriften
Überdenken der Geschäftsprozesse (inkl. Aufgaben, Zuständigkeiten, organisatorische Anpassungen, usw.)
Verbesserung der Zusammenarbeit der Organisationseinheiten zur Steigerung der Leistungsfähigkeit
Förderung der internen und externen Kommunikation
Sicherung der Ergebnisqualität der Arbeit und der Kundenorientierung
Berücksichtigung einer notwendigen Flexibilität für zukünftige organisatorische Veränderungen
u.a.m.
Effektive Verbesserungen für Unternehmensumzüge
Die Chancen führen meist zu Verbesserungen, insbesondere dann, wenn die Mitarbeiter einbezogen werden. Eine gute Methode der Einbeziehung ist die Simulation, wie es werden soll. Das kann man heutzutage bereits gut am Computer machen. Unübertroffen ist aber die Einrichtung von Beispielarbeitsplätzen. Das ist zwar etwas aufwändiger, führt aber zu einer hohen Akzeptanz, weil
diese Bemühungen als Wertschätzung empfunden werden und weil die praxisnahe Nachbildung Fehler durch eigenes Erleben gut erkennen lässt, welche zielgerichtet abgestellt werden können.
Die folgenden Bilder zeigen ein solches Beispiel, angefertigt anlässlich des Umzugs in ein Großraumbüro. Hier darf die soziale Problematik nicht unterschätzt werden, die sich aus der „Entfernung von der Fensterfront als Maß für die soziale Stellung“ äußert: „Die Chefs haben die schicken hellen Fensterplätze, und wir müssen sehen, wo wir bleiben! Dabei sind die Chefs kaum am Arbeitsplatz!“
Um diese Potenziale auszuschöpfen, werden frühzeitig vor jedem Umzug Beratungsgespräche seitens des Umzugsmanagements mit den betroffenen Führungskräften (Abteilungsleiter), den Kostenstellenverantwortlichen praktiziert. Ergebnis dieser Gespräche sind klare Zielvorgaben für das Umzugsprojekt.
Diese können sein:
Sicherstellung der fachlichen Umsetzung der gesetzlichen Rahmenbedingungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes in den neuen Flächen
Einhaltung der gesetzlichen Mitbestimmungspflichten
Umsetzung von Raumlösungen, welche die spezifischen Arbeitsabläufe bestmöglich unterstützen (für Einzelarbeit bzw. Teamarbeit, Projektarbeit, Förderung von Konzentration bzw. Kommunikation am Arbeitsplatz, ergänzende nutzungsbezogene Sonderflächen wie z.B. Rückzugs-, Besprechungsräume, usw.)
Anordnung der Arbeitsplätze und Räume der Mitarbeiter und der Organisationseinheiten entsprechend ihrer Arbeits- und Kommunikationsbeziehungen
Vorbereitende Maßnahmen zur Reduzierung des Umzugsguts (z.B. Reduzierung der Papiermengen – „Ausmisten“ von Papierunterlagen, Auslagerung, Archivierung, Digitalisierung, Teamablage statt Einzelablage, usw.)
Sicherstellung der notwendigen baulichen Flexibilität
Reduzierung des Aufwandes für zukünftige wiederkehrende interne Umzüge durch Anwendung von Arbeitsplatz- und Möblierungsstandards (Mitarbeiter zieht in den Flächen im Idealfall ohne Möbel und IT/TK-Technik um)
U. a.
Darüber hinaus sollte im Rahmen des Beratungsgesprächs
das Budget geklärt,
mit Hilfe von Infolisten umzugsrelevante Themen systematisch durchgesprochen
und Anforderungen sowie Wünsche des umziehenden Bereiches aufgenommen werden.
Damit wird eine nutzergerechte und kostenbewusste Umsetzung des Umzugs erreicht. Die Gesprächsergebnisse werden dem internen Umzugskunden schriftlich zur Verfügung gestellt.
Solche Anforderungen sind typische Grundlagen von Vorprojekten, welche schon frühzeitig vor dem Umzug zu bearbeiten sind und wesentliche Auswirkungen auf die Planung des Umzugs haben.
Der Umzug als Katalysator für Unternehmenswandel
Umzüge bringen zusätzlichen Stress neben dem Alltagsgeschäft und in vielen Fällen zugleich Veränderungsprozesse mit sich. Das zukünftig gute Funktionieren der Arbeit in den neuen Flächen hängt sehr stark von der Akzeptanz auf Seiten der Mitarbeiter ab. Die frühzeitige Information, die Art der Kommunikation und die Einbeziehung von Mitarbeitern, Führungskräften und weiteren Beteiligten sind ein bestimmender Erfolgsfaktor jeder Veränderung. (Siehe oben Simulation als Beispiel.)
Erfahrungsgemäß sind folgende Aspekte von entscheidender Bedeutung:
Frühzeitige Vorankündigung der Maßnahmen gegenüber Führungskräften und Mitarbeitern (über Intranet, Newsletter oder Hauszeitung, Mitarbeiterversammlungen, ggf. persönliche Gespräche)
frühe vertiefende Gespräche mit Betriebsrat, Arbeitsschutz- und Sicherheitsbeauftragten, usw.
Lieferung von Hintergrundinformationen (Umzugstermin, Information zum neuen Standort, anstehende Veränderungen, usw.)
Laufende Informationen über Neuigkeiten im Umzugsprojekt (inkl. Objektbesichtigungen)
Inhaltliche Beteiligung (Briefings, Interviews, Arbeitsgespräche, Workshops)
Organisatorische Beteiligung (regelmäßige Jour Fixe-Gespräche mit den Umzugsbeauftragten als Sachwalter und Schnittstelle zwischen Umzugsmanagement und Mitarbeitern)
Verweis auf das Umzugshandbuch (Ablauf des Umzugs, Zuständigkeiten, Telefonlisten, Rolle der Umzugsbeauftragten, Aufgaben der Mitarbeiter wie Einpacken, Auspacken, Anwesenheit während des Umzugs, Erhalt von Schlüsseln und Codekarten, usw.)
Wellcome-Blatt am neuen Arbeitsplatz
Task-Force für Wünsche und Beschwerden der Mitarbeiter am 1. Arbeitstag in der neuen Fläche und danach durch den jeweiligen Umzugsbeauftragten (Kostenstellenverantwortlicher bzw. besonders beauftragte Person)
U.a.
Effektive Nutzung von Umzugsunternehmen: Planung und Umsetzung
Auch wenn sich das Umzugsunternehmen noch so kompetent gibt, darf doch angezweifelt werden, ob ein sogenannter „Full-Service“ durch ein Umzugsunternehmen in der Tat geleistet werden kann. Wie bereits erwähnt, wird es nicht anders gehen, Umzüge jeweils in ein umfassenderes Gesamtprojekt einzubetten und die Schnittstellen genau zu definieren.
Dazu gehören hauptsächlich
Medientrennung,
Demontage,
Verpacken,
Verladen,
Transportieren,
Einbringen,
Remontage
und die termingerechte Inbetriebnahme.
Auch unter dem Aspekt des Vorhandenseins entsprechender Hilfsmittel ist die Entscheidung zu treffen, ob ein Umzug in Eigenleistung oder mit fremder Hilfe durchgeführt wird. Ein Umzugsunternehmen sollte in jedem Falle über entsprechende Hilfsmittel für schwere Lasten verfügen. Mit solchen Geräten ist es möglich, die Maschinen zu bewegen und an den vorgesehenen Plätzen aufzustellen. Heutzutage werden auf diese Weise Gewichte bis zu 400 t problemlos transportiert.
Als Facility Manager sollte man die Möglichkeiten solcher Umzugsfirmen bezüglich deren Fähigkeiten für die Organisation als auch ihre technischen Hilfsmittel kennen. Deshalb sollte bei Ausschreibungen im Rahmen größeren Umzüge in jedem Falle eine Präqualifikation vorangehen, um sich auch diese technischen Hilfsmittel erläutern zu lassen. Wir können im Rahmen dieses Buches hierauf leider nicht im Einzelnen eingehen. Allerdings soll wenigstens ein Beispiel zeigen, was gemeint ist.
Fallbeispiel eines elektrischen Treppensteigers
Innovative Transportlösung
Treppensteigerwagen erleichtert Gütertransport.
Mithilfe eines Treppensteigers ist ein einfacher Umzug über Treppen möglich, sofern die äußeren Maße des Umzugsgutes die Maße von Treppen und Türen nicht überschreiten. Solche Geräte gibt es seit Längerem, aber sie werden immer besser und leichter in der Handhabung.
Die Möglichkeiten reichen vom relativ einfachen Lift für den Transport von weißer Ware, Paketen usw. für ein Gewicht von ungefähr 160 kg bis hin zum Treppensteiger mit Ketten für Leisten bis zu 1 t, der über Fernbedienung gesteuert wird.
Bei solcher Technik gibt es kein ist schweres Heben und keine Gefahr des Herunterrutsches.
Das folgende Bild zeigt beispielhaft einen solchen Treppensteiger.