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Präzise Rechnungsprüfung für Speditionsleistungen im Facility Management

Facility Management: Umzugsmanagement » Nachbereitung » Abschlussarbeiten » Rechnungsprüfung Speditionsleistungen

DIE PRÜFUNG DER SPEDITIONSRECHNUNG IST EIN SCHRITT, UM DIE KORREKTHEIT UND TRANSPARENZ DER IN RECHNUNG GESTELLTEN KOSTEN SICHERZUSTELLEN

DIE PRÜFUNG DER SPEDITIONSRECHNUNG IST EIN SCHRITT, UM DIE KORREKTHEIT UND TRANSPARENZ DER IN RECHNUNG GESTELLTEN KOSTEN SICHERZUSTELLEN

Eine sorgfältige Prüfung hilft dabei, überflüssige Ausgaben zu vermeiden und die finanzielle Integrität des Unternehmens zu wahren. Dabei sind auch weiche Faktoren wie Nachunternehmer, Arbeitsschutz, Versorgung der Speditionsmitarbeiter und weitere Vertragspflichten zu berücksichtigen.

Strukturierte Prüfung der Speditionsrechnung

Sammlung aller relevanten Dokumente

  • Vertrag mit der Spedition: Der ursprüngliche Vertrag und eventuelle Zusatzvereinbarungen dienen als Grundlage für die Überprüfung.

  • Angebote und Kostenvoranschläge: Vor dem Umzug erhaltene Angebote und Kostenvoranschläge sollten griffbereit sein, um Vergleiche anzustellen.

  • Leistungsnachweise: Belege, Frachtbriefe und Leistungsnachweise, die während des Umzugs von der Spedition bereitgestellt wurden, sind ebenfalls erforderlich.

Verstehen der Rechnungsposten

  • Positionen der Rechnung: Es ist wichtig, die verschiedenen Positionen der Rechnung, wie Transportkosten, Verpackungsmaterialien, Lagerkosten und zusätzliche Dienstleistungen, zu kennen.

  • Preise und Tarife: Die zugrunde liegenden Preise und Tarife für jede Dienstleistung müssen verstanden werden, um die Rechnung nachvollziehen zu können.

Vergleich mit dem Kostenvoranschlag

  • Übereinstimmung prüfen: Es sollte überprüft werden, ob die in der Rechnung aufgeführten Dienstleistungen und Kosten mit dem ursprünglichen Kostenvoranschlag übereinstimmen.

  • Abweichungen identifizieren: Alle Abweichungen sind zu notieren und mit der Spedition zu klären.

Gesamtumsatz Umzugsaktivitäten (Personal + Fahrzeuge)

  • Transportkosten: Die Transportkosten sollten mit den vertraglich vereinbarten Tarifen verglichen werden. Es ist sicherzustellen, dass die Fahrzeugnutzung korrekt abgerechnet wurde.

  • Personalkosten: Die in Rechnung gestellten Arbeitsstunden der Mitarbeiter sind mit den tatsächlichen Arbeitszeiten zu vergleichen, die durch Leistungsnachweise oder Anwesenheitsprotokolle belegt sind.

Verbrauchsmaterial (ohne PRCs, etc.)

  • Mengen und Preise: Die Menge und der Preis der verwendeten Verpackungsmaterialien wie Kartons, Klebeband und Luftpolsterfolie sind zu prüfen.

  • Verwendung: Es ist sicherzustellen, dass alle in Rechnung gestellten Materialien tatsächlich verwendet wurden und notwendig waren.

Entsorgung (Sperrmüll / Elektroschrott)

  • Entsorgungskosten: Die Kosten für die Entsorgung von Sperrmüll und Elektroschrott sollten mit den vereinbarten Tarifen oder allgemeinen Entsorgungskosten verglichen werden.

  • Nachweise: Für jede Entsorgung sollten entsprechende Nachweise wie Entsorgungsbelege vorliegen.

Planungsstunden

  • Zeitaufwand: Die in Rechnung gestellten Planungsstunden sind mit den tatsächlich benötigten Planungsstunden und den vertraglichen Vereinbarungen zu vergleichen.

  • Dokumentation: Der Zeitaufwand sollte durch Dokumentation und Berichte nachvollziehbar sein.

IT-Auf- und Abbau von Arbeitsplätzen

  • Dienstleistungen: Die Kosten für den Auf- und Abbau der IT-Infrastruktur sind zu überprüfen. Es ist sicherzustellen, dass alle berechneten Dienstleistungen tatsächlich erbracht wurden.

  • Arbeitsaufwand: Die in Rechnung gestellten Arbeitsstunden sollten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten der IT-Techniker verglichen werden.

Mietmaterial (PRCs, Gitterwagen etc.)

  • Mietkosten: Die Kosten für gemietetes Material wie PRCs (Packing Reusable Containers), Gitterwagen und anderes Mietmaterial sind zu überprüfen.

  • Nutzungsdauer: Es ist sicherzustellen, dass die Mietkosten der tatsächlichen Nutzungsdauer entsprechen und keine überflüssigen Mietkosten berechnet wurden.

Dokumentation von Abweichungen

  • Detaillierte Auflistung: Eine detaillierte Auflistung aller festgestellten Abweichungen und Unstimmigkeiten sollte erstellt werden.

  • Belege und Nachweise: Alle Belege und Nachweise, die die Abweichungen untermauern, sind zu sammeln.

Kommunikation mit der Spedition

  • Kontaktaufnahme: Die festgestellten Unstimmigkeiten sind mit der Spedition zu klären.

  • Schriftliche Bestätigung: Eine schriftliche Bestätigung über die Klärung der Unstimmigkeiten und eventuelle Korrekturen der Rechnung sollte eingefordert werden.

Nachunternehmer

  • Vertragliche Regelungen: Überprüfen, ob die Spedition Nachunternehmer eingesetzt hat und ob dies vertraglich geregelt ist.

  • Leistungsnachweise der Nachunternehmer: Sicherstellen, dass alle von Nachunternehmern erbrachten Leistungen korrekt dokumentiert und in der Rechnung nachvollziehbar sind.

Arbeitsschutz

  • Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen: Überprüfen, ob die Spedition die gesetzlichen Arbeitsschutzbestimmungen eingehalten hat.

  • Schulungsnachweise: Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter der Spedition entsprechend geschult und informiert wurden.

Versorgung der Speditionsmitarbeiter

  • Verpflegung: Sicherstellen, dass die Speditionsmitarbeiter während des Umzugs angemessen verpflegt wurden, insbesondere bei längeren Einsätzen.

  • Pausenzeiten: Überprüfen, ob die Pausenzeiten eingehalten wurden und ob diese in den Arbeitsstunden korrekt erfasst sind.

Weitere Vertragspflichten

  • Einhaltung weiterer vertraglicher Verpflichtungen: Sicherstellen, dass alle weiteren im Vertrag festgelegten Verpflichtungen der Spedition eingehalten wurden.

  • Nachweisführung: Überprüfen, ob alle vertraglich vereinbarten Leistungen korrekt nachgewiesen und abgerechnet wurden.

Korrektur der Rechnung

  • Angepasste Rechnung: Die angepasste Rechnung ist nach der Klärung von Unstimmigkeiten erneut zu überprüfen.

  • Freigabe zur Zahlung: Die Rechnung sollte zur Zahlung freigegeben werden, wenn alle Positionen korrekt und nachvollziehbar sind.

Dokumentation und Archivierung

  • Dokumentation: Der gesamte Prüfprozess und alle Korrespondenzen mit der Spedition sollten dokumentiert werden.

  • Archivierung: Die endgültige Rechnung und alle zugehörigen Dokumente sind für zukünftige Referenzen zu archivieren.

Interne Auswertung

  • Erfahrungsbericht: Ein Erfahrungsbericht, der die positiven und negativen Aspekte des Umzugs und der Zusammenarbeit mit der Spedition zusammenfasst, sollte erstellt werden.

  • Verbesserungsvorschläge: Verbesserungspotenziale für zukünftige Umzüge sind zu identifizieren.

Feedback an die Spedition

  • Rückmeldung geben: Der Spedition sollte ein konstruktives Feedback über deren Leistungen und die Abwicklung der Rechnung gegeben werden.

  • Zukünftige Zusammenarbeit: Die Möglichkeit der zukünftigen Zusammenarbeit und mögliche Anpassungen der Dienstleistungen sind zu besprechen.