Präzise Rechnungsprüfung für Speditionsleistungen im Facility Management

Übereinstimmung prüfen: Es sollte überprüft werden, ob die in der Rechnung aufgeführten Dienstleistungen und Kosten mit dem ursprünglichen Kostenvoranschlag übereinstimmen.

Abweichungen identifizieren: Alle Abweichungen sind zu notieren und mit der Spedition zu klären.

Transportkosten: Die Transportkosten sollten mit den vertraglich vereinbarten Tarifen verglichen werden. Es ist sicherzustellen, dass die Fahrzeugnutzung korrekt abgerechnet wurde.

Personalkosten: Die in Rechnung gestellten Arbeitsstunden der Mitarbeiter sind mit den tatsächlichen Arbeitszeiten zu vergleichen, die durch Leistungsnachweise oder Anwesenheitsprotokolle belegt sind.

Mengen und Preise: Die Menge und der Preis der verwendeten Verpackungsmaterialien wie Kartons, Klebeband und Luftpolsterfolie sind zu prüfen.

Verwendung: Es ist sicherzustellen, dass alle in Rechnung gestellten Materialien tatsächlich verwendet wurden und notwendig waren.

Entsorgungskosten: Die Kosten für die Entsorgung von Sperrmüll und Elektroschrott sollten mit den vereinbarten Tarifen oder allgemeinen Entsorgungskosten verglichen werden.

Nachweise: Für jede Entsorgung sollten entsprechende Nachweise wie Entsorgungsbelege vorliegen.

Zeitaufwand: Die in Rechnung gestellten Planungsstunden sind mit den tatsächlich benötigten Planungsstunden und den vertraglichen Vereinbarungen zu vergleichen.

Dokumentation: Der Zeitaufwand sollte durch Dokumentation und Berichte nachvollziehbar sein.

Dienstleistungen: Die Kosten für den Auf- und Abbau der IT-Infrastruktur sind zu überprüfen. Es ist sicherzustellen, dass alle berechneten Dienstleistungen tatsächlich erbracht wurden.

Arbeitsaufwand: Die in Rechnung gestellten Arbeitsstunden sollten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten der IT-Techniker verglichen werden.

Mietkosten: Die Kosten für gemietetes Material wie PRCs (Packing Reusable Containers), Gitterwagen und anderes Mietmaterial sind zu überprüfen.

Nutzungsdauer: Es ist sicherzustellen, dass die Mietkosten der tatsächlichen Nutzungsdauer entsprechen und keine überflüssigen Mietkosten berechnet wurden.

Detaillierte Auflistung: Eine detaillierte Auflistung aller festgestellten Abweichungen und Unstimmigkeiten sollte erstellt werden.

Belege und Nachweise: Alle Belege und Nachweise, die die Abweichungen untermauern, sind zu sammeln.

Kontaktaufnahme: Die festgestellten Unstimmigkeiten sind mit der Spedition zu klären.

Schriftliche Bestätigung: Eine schriftliche Bestätigung über die Klärung der Unstimmigkeiten und eventuelle Korrekturen der Rechnung sollte eingefordert werden.

Vertragliche Regelungen: Überprüfen, ob die Spedition Nachunternehmer eingesetzt hat und ob dies vertraglich geregelt ist.

Leistungsnachweise der Nachunternehmer: Sicherstellen, dass alle von Nachunternehmern erbrachten Leistungen korrekt dokumentiert und in der Rechnung nachvollziehbar sind.

Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen: Überprüfen, ob die Spedition die gesetzlichen Arbeitsschutzbestimmungen eingehalten hat.

Schulungsnachweise: Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter der Spedition entsprechend geschult und informiert wurden.

Verpflegung: Sicherstellen, dass die Speditionsmitarbeiter während des Umzugs angemessen verpflegt wurden, insbesondere bei längeren Einsätzen.

Pausenzeiten: Überprüfen, ob die Pausenzeiten eingehalten wurden und ob diese in den Arbeitsstunden korrekt erfasst sind.

Einhaltung weiterer vertraglicher Verpflichtungen: Sicherstellen, dass alle weiteren im Vertrag festgelegten Verpflichtungen der Spedition eingehalten wurden.

Nachweisführung: Überprüfen, ob alle vertraglich vereinbarten Leistungen korrekt nachgewiesen und abgerechnet wurden.

Angepasste Rechnung: Die angepasste Rechnung ist nach der Klärung von Unstimmigkeiten erneut zu überprüfen.

Freigabe zur Zahlung: Die Rechnung sollte zur Zahlung freigegeben werden, wenn alle Positionen korrekt und nachvollziehbar sind.

Dokumentation: Der gesamte Prüfprozess und alle Korrespondenzen mit der Spedition sollten dokumentiert werden.

Archivierung: Die endgültige Rechnung und alle zugehörigen Dokumente sind für zukünftige Referenzen zu archivieren.

Erfahrungsbericht: Ein Erfahrungsbericht, der die positiven und negativen Aspekte des Umzugs und der Zusammenarbeit mit der Spedition zusammenfasst, sollte erstellt werden.

Verbesserungsvorschläge: Verbesserungspotenziale für zukünftige Umzüge sind zu identifizieren.

Rückmeldung geben: Der Spedition sollte ein konstruktives Feedback über deren Leistungen und die Abwicklung der Rechnung gegeben werden.

Zukünftige Zusammenarbeit: Die Möglichkeit der zukünftigen Zusammenarbeit und mögliche Anpassungen der Dienstleistungen sind zu besprechen.