Grundlagenermittlung für das Umzugsmanagement

Bewertung des aktuellen Ausstattungsgrades des Unternehmens, um die Notwendigkeiten für den Umzug zu identifizieren. Dazu gehört die Bewertung der Büroarbeitsplätze, deren Möblierung und die spezifische Ausstattung, die für die Arbeitsprozesse erforderlich ist.

Eine umfassende Bewertung der vorhandenen Büroarbeitsplätze und deren Möblierung, um festzustellen, was zum neuen Standort mitgenommen, was neu angeschafft und was ausgesondert werden sollte.

Art der Büros
Klassifikation der Büroarten im Unternehmen, um einen Plan für die räumliche Anordnung und Möblierung am neuen Standort zu entwickeln.

Großraumbüros
Großraumbüros fördern die Kommunikation und Zusammenarbeit, erfordern aber auch besondere Überlegungen hinsichtlich Lärmpegel und Privatsphäre.

Einzelbüros
Einzelbüros bieten mehr Privatsphäre und sind für konzentriertes Arbeiten geeignet, nutzen jedoch die verfügbare Fläche weniger effizient.

mehr Personenbüros
Mehrpersonenbüros bieten einen Kompromiss zwischen den Vorteilen von Großraum- und Einzelbüros und können flexibel an Teamgrößen angepasst werden.

Analyse der aktuellen Belegung von Arbeitsplätzen, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter am neuen Standort zu erfüllen.

Mehrpersonenplätze
Mehrpersonenplätze müssen hinsichtlich der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern sowie des Bedarfs an Privatsphäre ausgewogen gestaltet werden.

Einzelplätze
Einzelplätze sind für Aufgaben erforderlich, die hohe Konzentration erfordern oder vertraulich sind. Die Anzahl und Art der Einzelplätze sollte den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen.

andere Lösungen
Berücksichtigung alternativer Arbeitsplatzkonzepte, wie flexible Arbeitsplätze oder Co-Working Spaces, die Anpassungsfähigkeit und Effizienz steigern können.

Bewertung der aktuellen Ausstattung der Arbeitsplätze, um die Anforderungen für den Umzug zu bestimmen und eine effiziente Arbeitsumgebung am neuen Standort zu gewährleisten.

sind die jetzigen Arbeitsplätze idealtypisch standardisiert?
Standardisierte Arbeitsplätze erleichtern den Umzug und die Einrichtung am neuen Standort, da sie Wiederholbarkeit und Vereinheitlichung ermöglichen.

Sind sie es nicht?
Nicht standardisierte Arbeitsplätze erfordern individuelle Lösungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Mitarbeiters oder Teams zugeschnitten sind.

Welches sind die derzeitigen Lösungen? (Markante Beispiele)
Darstellung konkreter Beispiele der aktuellen Arbeitsplatzausstattung, um den Bedarf für Anpassungen oder Neuerungen beim Umzug zu identifizieren.

Dies umfasst Möblierung, Präsentationstechnik und zusätzliche Services.

Die Möblierung von Konferenzräumen sollte Komfort und Funktionalität bieten, um lange Besprechungen zu unterstützen. Dazu gehören Tische, Stühle und eventuell Pausenbereiche.

Technische Ausstattung für Präsentationen, wie Beamer, Leinwände und Audioanlagen, muss den Anforderungen moderner Präsentationstechniken entsprechen.

Zusätzliche Services wie Catering, technischer Support und Buchungssysteme tragen zur Effizienz und Zufriedenheit bei der Nutzung von Konferenzräumen bei.

Bewertung der technischen Ausstattung des Unternehmens zur Sicherstellung, dass alle notwendigen Geräte und Technologien für den reibungslosen Betrieb am neuen Standort verfügbar sind. Dies umfasst Computer, Notebooks, Druckgeräte und Aktenvernichter.

PC-Stationen sind für Arbeitsplätze essentiell, die feste Computerarbeitsplätze benötigen. Die Bestandsaufnahme hilft zu ermitteln, welche Geräte umgezogen oder neu beschafft werden müssen.

Notebooks bieten Flexibilität und Mobilität für Mitarbeiter. Eine Prüfung des Zustands und der Anzahl vorhandener Notebooks ist wichtig, um die Bedürfnisse mobiler Arbeitsplätze zu erfüllen.

Aktenvernichter sind wichtig für die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Die Verfügbarkeit und Zugänglichkeit dieser Geräte am neuen Standort müssen gewährleistet sein.

Berücksichtigung zusätzlicher technischer Ausrüstung, die spezielle Anforderungen erfüllt, wie Tablets, spezialisierte Hardware oder Kommunikationstechnik.

Eine effiziente Druckumgebung ist für die täglichen Geschäftsprozesse unerlässlich. Die Planung muss sowohl individuelle als auch zentrale Drucklösungen berücksichtigen.

Einzelplätze
Einzelne Drucker, Scanner oder Faxgeräte für persönliche oder vertrauliche Nutzung. Die Notwendigkeit und Verteilung dieser Geräte sollte überprüft werden.

Druckstation
Zentrale Druckstationen dienen der Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Die Anzahl und Platzierung dieser Stationen am neuen Standort muss sorgfältig geplant werden.

Bewertung weiterer umzugsrelevanter Einrichtungen und Geräte, die für den Betrieb des Unternehmens notwendig sind.

Detaillierte Liste aller Maschinen und Einrichtungen, inklusive Standortinformationen, baulichen Anforderungen und technischen Anschlusswerten, zur Planung der logistischen und technischen Aspekte des Umzugs.

Bewertung aller mobilen Einrichtungen, die für den Betrieb wichtig sind, aber nicht als Möbel klassifiziert werden, wie z.B. mobile Trennwände oder spezielle Ausrüstungen.

Überblick über alle Fahrzeuge, die dem Unternehmen gehören und für den Betrieb oder den Umzug selbst genutzt werden könnten.

Bewertung der Fördermittel, wie Gabelstapler oder Hubwagen, die für den Umzug von schweren Gütern oder für den täglichen Betrieb erforderlich sind.

Berücksichtigung sonstiger Transportmittel, die für spezielle Transportaufgaben während des Umzugs benötigt werden.

Bestandsaufnahme vorhandener Aktenschredder zur Gewährleistung der Datensicherheit während und nach dem Umzug.

Überprüfung der Kücheneinrichtungen und Pantries für den neuen Standort, um den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden.

Erfassung weiterer relevanter Einrichtungen oder Ausrüstungen, die bisher nicht genannt wurden, aber für den Umzug oder den Betrieb am neuen Standort wichtig sind.

Die Schaffung eines inklusiven Arbeitsumfelds erfordert die Berücksichtigung behindertengerechter Arbeitsplätze in Bezug auf Ausstattung, Anzahl und Lage.

Die Ausstattung behindertengerechter Arbeitsplätze muss individuellen Bedürfnissen entsprechen und kann spezielle Möbel, Eingabegeräte oder Software umfassen.

Die Anzahl der behindertengerechten Arbeitsplätze sollte den Bedarf decken und die Möglichkeit zur Anpassung an zukünftige Anforderungen bieten.

Die Lage behindertengerechter Arbeitsplätze ist wichtig für die Zugänglichkeit und sollte in der Nähe von Eingängen, Aufzügen und Sanitäranlagen sein.

Neben der physischen Ausstattung sind Unterstützungsmaßnahmen wie Evakuierungspläne und Notfallhilfe entscheidend, um Sicherheit und Wohlbefinden zu gewährleisten.

Der Feuerwehrschlüsselkasten ermöglicht den Einsatzkräften im Notfall schnellen Zugang zu den Gebäuden. Die Position und Handhabung müssen klar definiert sein.

Feuerwehrlaufkarten bieten wichtige Informationen über Gebäudestrukturen und Zugänge für die Feuerwehr. Ihre Aktualität und Verfügbarkeit sind essenziell.

Zusätzliche Informationen und Regelungen zu Zugangs- und Sicherheitssystemen unterstützen die Sicherheitsinfrastruktur des Unternehmens.

Klare Regeln für das Öffnen und Schließen der Büros stellen sicher, dass alle Sicherheitsprotokolle befolgt werden.

Die Festlegung von Zuständigkeiten für Generalschlüssel und andere Zugangsberechtigungen verhindert Missbrauch und optimiert die Zugangskontrolle.

Die Art des Schlüsselmanagements (physisch oder elektronisch) beeinflusst die Sicherheit und Effizienz der Zugangskontrolle.

Die Verwendung von Software für das Schlüsselmanagement ermöglicht eine detaillierte Überwachung und Protokollierung des Zugangs.

Die Planung und Umsetzung eines effektiven Schließmanagements erfordert klare Zuständigkeiten und regelmäßige Überprüfungen.

Verfahren für den Verlust von Schlüsseln oder Transpondern müssen etabliert sein, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Ein zuverlässiges Alarmierungssystem ist entscheidend, um im Katastrophenfall schnell und effektiv reagieren zu können.

Festgelegte Treffpunkte für Mitarbeiter im Notfall unterstützen eine geordnete Evakuierung und Personenzählung.

Regelmäßige Informationsveranstaltungen und Trainings zu Alarmierungs- und Evakuierungsplänen sind unerlässlich für die Sicherheit aller Mitarbeiter.

Die Reinigungsregelungen sind essentiell, um den Übergang von alten zu neuen Büroräumen sauber und ordentlich zu gestalten. Dies beinhaltet sowohl die Erst- als auch die Endreinigung.

Eine gründliche Erstreinigung des neuen Standorts vor dem Einzug garantiert, dass die Arbeitsumgebung sauber und einladend ist.

Die Endreinigung der alten Büros stellt sicher, dass diese in einem angemessenen Zustand an den Vermieter oder Nachmieter übergeben werden.

Das Flächenmanagement optimiert die Nutzung der verfügbaren Büroflächen und unterstützt die Planung und Durchführung des Umzugs.

Eine Übersicht über das aktuelle Flächenmanagement und wie dieses im Hinblick auf den bevorstehenden Umzug angepasst wird.

Bewertung der technischen Möglichkeiten für das Flächenmanagement, einschließlich Softwarelösungen und Tools zur Raumplanung.

Die Erstellung detaillierter Pläne für die neue Bürosituation, unter Berücksichtigung aller Anforderungen und Restriktionen.

Festlegung von Zuständigkeiten und Terminketten für die Planung und Einrichtung der neuen Büroflächen.

Die terminliche Planung umfasst die Erstellung eines Zeitplans für den Umzug und die kontinuierliche Anpassung und Aktualisierung dieses Plans.

Der Ablaufplan dient als Grundgerüst für den gesamten Umzugsprozess, einschließlich aller wichtigen Meilensteine und Fristen.

Auswahl des Tools oder Formats für den Ablaufplan, z.B. MS Project oder Excel, abhängig von den Anforderungen und der Verfügbarkeit.

Die Dokumentation der Absprachen und Entscheidungen ist entscheidend für die Nachvollziehbarkeit und Koordination zwischen allen Beteiligten.

Definition von Richtlinien und Verfahren für das Facility Management nach dem Umzug, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten.

Organisation von Schulungen und Einweisungen für das Personal zur Handhabung der neuen Einrichtungen und zur Orientierung am neuen Standort.

Festlegung von Verfahrensanweisungen für die Bedienung der Gebäudetechnik und anderer Einrichtungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Infrastruktur geschult sind.

Einrichtung einer Ombudsperson zur Mediation und Beratung bei Konflikten oder Unklarheiten, die während des Umzugsprozesses entstehen können.

Kontaktdaten der Ombudsperson auf Seiten des Auftraggebers für direkte Kommunikation und Problemlösung.

Ansprechpartner beim Auftragnehmer, der als Ombudsperson fungiert, um Anliegen effektiv zu adressieren.

Benennung einer neutralen Ombudsperson durch den Berater, um eine unparteiische Konfliktlösung zu gewährleisten.

Etablierung eines speziellen Verfahrens für den Umgang mit Notfallsituationen oder schwerwiegenden Problemen während des Umzugs.

Dies beinhaltet mehrere Schritte von der Datensammlung bis zur finalen Beauftragung.

Sammlung aller notwendigen Informationen über den Umzug, wie Umfang der zu transportierenden Gegenstände, spezielle Anforderungen (z. B. für schwere oder empfindliche Ausrüstung), Zeitfenster für den Umzug und Zieladresse.

Erstellung eines umfassenden Dokuments, das alle Services und Leistungen auflistet, die von der Speditionsfirma erbracht werden sollen. Dies dient als Grundlage für die Ausschreibung.

Das Leistungsverzeichnis wird mit dem Auftraggeber abgestimmt, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen korrekt erfasst wurden und die Erwartungen an den Umzug klar definiert sind.

Zusammenstellung einer Liste von Speditionsfirmen, die aufgrund ihrer Qualifikationen, Erfahrungen und Kapazitäten in Betracht kommen und zur Abgabe eines Angebots eingeladen werden sollen.

Offizielle Ausschreibung des Umzugsprojekts am Markt, bei der die vorbereitete Bieterliste verwendet wird, um potenzielle Dienstleister zur Einreichung ihrer Angebote aufzufordern.

Sichtung und Bewertung aller eingegangenen Angebote basierend auf festgelegten Kriterien (Preis, Serviceumfang, Referenzen etc.) und Erstellung eines Vorschlags für die Vergabe des Auftrags.

Entscheidungsprozess, bei dem basierend auf dem Vergabevorschlag und eventuellen Verhandlungen der Zuschlag an die ausgewählte Speditionsfirma erteilt wird.

Formalisierung der Beauftragung der gewählten Speditionsfirma durch Unterzeichnung eines Vertrags, in dem alle Leistungen, Konditionen und Verpflichtungen festgehalten sind.

Bewertung des Bedarfs und des Umfangs einer Umzugsversicherung, basierend auf dem Wert der zu transportierenden Güter, der Distanz des Umzugs und speziellen Risiken.

Festlegung, ob die Versicherung vom Unternehmen selbst oder durch die beauftragte Speditionsfirma abgeschlossen wird, unter Berücksichtigung der jeweiligen Vor- und Nachteile.

Die Nachsorge umfasst alle Aktivitäten nach dem physischen Umzug, um sicherzustellen, dass alle Prozesse abgeschlossen sind, eventuelle Probleme adressiert werden und der Umzug offiziell beendet wird.

Definition spezifischer Kriterien, die erfüllt sein müssen, um den Umzug als erfolgreich zu betrachten. Dies kann die vollständige Einrichtung und Funktionalität der neuen Büroflächen, die Zufriedenheit der Mitarbeiter oder die Erfüllung aller vertraglichen Vereinbarungen umfassen.

Eine formelle Erklärung, die den Abschluss des Umzugsprozesses markiert, typischerweise nachdem alle Nachsorgeaktivitäten abgeschlossen sind und die festgelegten Erfolgskriterien erreicht wurden.

Einleitung von Regressanforderungen gegen die Speditionsfirma oder andere Dienstleister, falls es während des Umzugs zu Schäden oder Verlusten kam, die vertraglich abgedeckt sind.

Management und Überwachung von Schadenersatzansprüchen, die aufgrund von Schäden oder Verlusten während des Umzugs entstanden sind. Dies beinhaltet die Kommunikation mit Versicherungen und beteiligten Parteien.

Definition des Zeitpunkts, zu dem die Dienstleistungen des Facility Managements (FM Connect) als abgeschlossen gelten und keine weiteren Aufgaben in Bezug auf den Umzug bestehen.

Erfassung aller Computer, Server, Netzwerkkomponenten und anderer EDV-Geräte, die umgezogen werden müssen. Dazu gehört auch eine Bestandsaufnahme von Softwarelizenzen und Datenbanken.

Design und Konfiguration der Netzwerkarchitektur, einschließlich Internetzugang, WLAN, Serverräume und Kabelmanagement, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Überprüfung der Stromversorgung und der elektrischen Installationen im neuen Büro, um die Kompatibilität mit den betrieblichen Anforderungen und Geräten zu gewährleisten.

Durchführung von Datensicherungen vor dem Umzug und Planung der Datenmigration zu neuen Systemen oder Standorten, um Datenverlust zu vermeiden.

Planung des Zeitpunkts für die Abschaltung der IT-Systeme am alten Standort und die Wiederinbetriebnahme am neuen Standort, inklusive aller notwendigen Tests und Validierungen.

Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen und Überprüfungen, um den Schutz sensibler Daten während des Umzugs und am neuen Standort zu gewährleisten.

Organisation von Trainings für Mitarbeiter, um sie mit neuen oder veränderten IT-Systemen und -Prozessen vertraut zu machen.

Bereitstellung eines IT-Supports zur schnellen Behebung von technischen Problemen, die unmittelbar nach dem Umzug auftreten können.

Unter der Überschrift KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) fokussieren wir auf Bereiche, die im Zuge eines Unternehmensumzugs typischerweise verbessert werden können. Der Umzug bietet eine einmalige Gelegenheit, bestehende Prozesse und Strukturen zu überdenken und zu optimieren.

Verbesserungsmöglichkeiten im Kontext eines Unternehmensumzugs

Der Umzug ist der ideale Zeitpunkt, um Arbeitsplatzkonzepte zu überdenken und moderne Arbeitswelten zu schaffen, die Kollaboration und Wohlbefinden fördern. Das kann die Implementierung von Open-Space-Büros, Ruhezonen oder kreativen Arbeitsbereichen beinhalten.

Nutzen Sie die Gelegenheit, um veraltete IT-Systeme zu aktualisieren und eine zukunftsfähige IT- und Netzwerkinfrastruktur einzurichten, die Skalierbarkeit und Sicherheit bietet.

Ein neuer Standort bietet die Möglichkeit, in energieeffiziente Technologien und nachhaltige Lösungen zu investieren. Dazu gehören LED-Beleuchtung, energiesparende Klimasysteme und die Nutzung erneuerbarer Energiequellen.

Überprüfung und Optimierung interner Prozesse, insbesondere in den Bereichen Logistik, Warenwirtschaft und Administration, um Effizienz und Produktivität zu steigern.

Der Umzug ist ein guter Anlass, papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und ein effizientes Dokumentenmanagementsystem einzuführen, um den Zugriff auf Informationen zu beschleunigen und die Sicherheit zu erhöhen.

Verbesserung der internen und externen Kommunikationsstrukturen durch den Einsatz moderner Kommunikationstools und -plattformen, die eine flexible und standortunabhängige Zusammenarbeit ermöglichen.

Überarbeitung und Verbesserung der physischen und IT-Sicherheitskonzepte, um den Schutz von Unternehmenswerten und sensiblen Daten am neuen Standort zu gewährleisten.

Ein Umzug kann auch genutzt werden, um die Unternehmenskultur zu stärken und das Engagement der Mitarbeiter durch partizipative Planungsprozesse und die Schaffung eines attraktiven Arbeitsumfelds zu fördern.

Die Entwicklung oder Aktualisierung von Notfall- und Evakuierungsplänen, um die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter am neuen Standort zu gewährleisten.

Die Aufstellung eines Umzugsbudgets ist entscheidend für die Kostenkontrolle und erfolgreiche Durchführung eines Firmenumzugs. Eine präzise Kostenanalyse und detaillierte Planung ermöglichen es, alle relevanten Ausgaben zu berücksichtigen und finanzielle Überraschungen zu vermeiden. Ein strukturiertes Budget unterstützt die Optimierung der Ressourcennutzung und trägt zur reibungslosen Umsetzung des Umzugsprojekts bei.

Wer darf wieviel davon verbrauchen?
Controlling des Budgets (Wie?, Wer? Überschreitung?...)