Umzug von Unternehmen bzw. Produktionsstätten
Zentrale Mitarbeiteraufgaben bei der Umzugsplanung
Bei der Umzugsplanung ist die Mitarbeitereinbindung entscheidend. Zu den Aufgaben gehören Bestandsverwaltung, Verpacken persönlicher und gemeinschaftlicher Gegenstände sowie die Einrichtung der IT am neuen Standort. Ein gut definierter Plan gewährleistet einen reibungslosen Übergang und nutzt Teamarbeit sowie präzise Durchführung.
Mitarbeiteraufgaben in der Umzugsplanung: Struktur und Verantwortung
- Unterschied zu „normalen“ Umzügen
- Planungsschritte bei „großen“ Umzügen
- Vorplanung
- Entwurfsplanung
- Genehmigungsplanung bzw. Ausführungsplanung:
Spezifische Anforderungen bei Produktionsstättenverlagerungen
Verlässlicher Lieferdienst
Engagierter Mitarbeiter liefert pünktlich und mit einem Lächeln.
Wenn aber kein Büro, sondern die ganze Betriebsstätte oder Produktionslinie umziehen muss? In diesem Fall wird man sich nicht an eine übliche Umzugsfirma wenden können. Diese Firmen können wohl ein Büro umziehen, aber schwere und große Lasten, wie z. B. industrielle Produktionsmaschinen nicht. Hier geht es nicht mehr mit menschlicher Kraft. Es benötigt, Mechanisierung, Kräne und spezielle Transportplattformen, mit denen beispielsweise eine Produktionslinie mit einem Gewicht von vielen Tonnen verschoben werden kann.
Wenngleich die DIN EN 15221 in ihrer Produktbeschreibung eher darauf abzielt, dass es um „normale“ Umzüge geht, könnte jedoch vor dem FM die Aufgabe stehen, die gesamte Produktionsstätte zu verlagern. Hierbei wären dann am bisherigen Standort alle Maschinen und Anlagen zu demontieren und zum neuen Aufstellungsort zu transportieren, bzw. abzugeben, zu verschrotten o.ä. Dazu gehört natürlich auch die gesamte Infrastruktur, sofern sie nicht wiederverwendet werden kann oder soll.
Für den Umzug kompletter Betriebe ist wahrscheinlich auch nicht das Facility Management im Sinne der DIN EN 15221 allein zuständig. Hier wird zumindest die Produktion ein wichtiges Wort mitreden.
Es darf erwartet werden, dass solche Betriebsverlagerungen von der obersten Leitung des Unternehmens veranlasst und kontrolliert wird. Selbstverständlich wird ein großer Anteil der durchzuführenden Maßnahmen hierbei auf den Schultern des FM liegen oder im Sinne der DIN EN 15221 bzw. der GEFMA-Richtlinie 102 durch das FM durchzuführen sein. Für solche Projekte sind auf jeden Fall Spezialisten hinzuzuziehen, und die Maßnahmen sollten nach dem Prinzip des „Full-Service“ ablaufen, also möglichst aus einer Hand. Bekanntlich stellen bereits häusliche Umzüge eine Herausforderung dar. Bei Unternehmen ist diese bedeutend größer und steigt mit der Komplexität und den Umfang der umziehenden Personen und Einrichtungen.
Verlorene produktive Zeit kann jedes Unternehmen aus Kosten und entgangenen Gewinnen hochrechnen. Aus diesen Gründen engagieren Unternehmer, die einen Umzug, gleich welcher Art, planen, meist ein spezielles Unternehmen. Dieses hat dann die Aufgabe, die Maßnahmen des Umzugsprojektes in allen Belangen umfassend und zeitlich sicher organisiert zu planen und durchzuführen. In Unternehmen, die nicht „rund um die Uhr“ produzieren, werden hierbei die freien Tage des Wochenendes genutzt.
Zur Erinnerung sei noch einmal darauf hingewiesen, dass das Thema dieses Kapitels lautet: „Umzüge von Personen und Mobiliar {2430}“. Die in geschweifte Klammern stehende Zahl ist die Nummer des Facility Produktes aus der DIN EN 15221. In dieser Norm, welche lediglich als Sache das Mobiliar nennt, kann wohl der Umzug von Produktionsstätten oder ganzen Unternehmen nicht gemeint sein. Dies mag man als einen Mangel dieser Norm betrachten. Deshalb haben wir hier diesem Thema einen besonderen Abschnitt gewidmet.
Die oben beschriebenen Maßnahmen gelten prinzipiell selbstverständlich auch sinngemäß beim Umzug von Produktionsanlagen. Sie werden deshalb nicht noch einmal beschrieben. Allerdings sind sie in Größe, Umfang, Bedeutung und Kosten mit eigenen Kriterien zu planen und zu bewerten. Eigenleistung bzw. direkte Mitwirkung der betroffenen Mitarbeiter ist wohl eher begleitend – und das in genauer Abstimmung mit dem Umzugsunternehmen – sinnvoll. Hier spielen Arbeitsschutz, Versicherung usw. eine besondere Rolle. Deshalb ist eine exakte Aufgabenverteilung („Drehbuch des Umzugs“) unbedingt erforderlich und aufs Engste zwischen den Zuständigen abzustimmen.
Im Folgenden sollen Besonderheiten bei Umzügen von Produktionsstätten herausgestellt werden. Mehr als bei einfachen Umzügen ist hier die taktische FM-Ebene des Unternehmens gefordert. Neben der Vorbereitung geht es um die Organisation und Überwachung der Durchführung, denn niemand sonst ist fachlich in der Lage, die Belange des alten Standortes und die des neuen mit den Anforderungen des Unternehmens zu verknüpfen. Ein gänzlich fremdes Unternehmen kann so etwas nicht. Es geht um die Schaffung der technologischen Voraussetzungen der neuen Standorte,
Aufstellungsflächen von Anlagen sowie die Erstellung und Anbindung neuer Versorgungssysteme, wie zum Beispiel:
Wärme (Heiz Wasser, Warmwasser, Dampf, Abwasser)
Elektrotechnische Versorgung (Stark- und Schwachstrom)
Kälte, Raumlufttechnik,
Sanitäreinrichtungen und ihre Ver- bzw. Entsorgung,
IT-Versorgung
Kommunikationsanlagen,
Meldeanlagen,
Transport- und Aufzugsanlagen
usw
Das alles kommt bei großen Umzügen meist bezüglich des zu betreibenden Aufwandes einer Neuplanung gleich. Es sollte tatsächlich vor Beginn des Projektes entschieden werden, welcher der gekennzeichneten LzPh die Anforderungen des Umzuges am ehesten genügen:
LzPh. 1: Konzeption
LzPh. 2: Planung
LzPh. 3: Errichtung
LzPh. 4: Vermarktung
LzPh. 5: Beschaffung
LzPh. 6: Betrieb & Nutzung
LzPh. 7: Umbau & Sanierung
LzPh. 8: Leerstand
LzPh. 9: Verwertung.
Zumeist sind Umzüge auch Anlass für Verbesserungen bzw. Modernisierungen. Nicht nur beim Umzug von Produktionsanlagen, sondern selbst beim Umzug von Bürokomplexen kann es sinnvoll oder gar notwendig sein, auch Architekten und Fachplaner in die Vorbereitung und Ausführung einzubinden. Die Intensität dieser Einbindung ist stark abhängig von der Aufgabe und der Leistungsfähigkeit der Taktischen Ebene des Unternehmens im FM.
Transport, Demontage und die folgende Installation von Maschinen und Anlagen müssen sorgfältig geplant und die Risiken erkannt und berücksichtigt werden. Gemeint ist dabei nicht das grundsätzlich finanzielle Risiko eines solchen umfangreichen Projektes. Das FM sollte davon ausgehen können, dass die wirtschaftlichen Risiken im Rahmen der Strategie bewertet wurden, so dass hier die Risiken der praktischen Umsetzung gemeint sind. Diese sind dann meist Terminrisiken, also dass etwas zeitlich durcheinanderkommt, oder dass etwas nicht passt.
Solche Risiken ergeben sich zumeist aus:
Testergebnissen von (neuen) Maschinen und Anlagen
der Gewährleistung aller Sicherheitsvorschriften,
der Brandschutzmaßnahmen,
Straßensperrungen und
überhaupt aus dem Transport
sowie außergewöhnlichen Arbeitszeiten.
Weil Planungskapazitäten nicht beliebig und schon gar nicht in notwendiger zeitlicher Abfolge – also im Zusammenspiel – zu bekommen sind, sollte auch geprüft werden, inwieweit das Umzugsunternehmen solche Kapazitäten selbst bereitstellen kann.
Ebenso ist es mit den Spezial-Fahrzeugen, die auch beispielsweise Maschinen bis 5 Meter Breite und einem Gewicht von über 35 Tonnen aufnehmen können und winklige Einfahrten, Brücken oder kurvenreiche Straßen ohne Schwierigkeiten überwinden können.
Mitunter sind Gewichte bis zu 400 Tonnen zu transportieren und das auf engstem Raum.
Allerdings münden die Vorteile eines spezialisierten Umzugsunternehmens auch im Mangel von Wettbewerbern, was sich im Angebotspreis niederschlagen dürfte.
Industrielle Maschinen und Anlagen können nicht einfach eingeladen und weggefahren werden. Es ist notwendig, sie zuerst vom Stromnetz zu trennen, einige Teile der Maschinen oder die gesamte Maschine zu demontieren, und die Betriebsflüssigkeiten abzulassen. Am Zielort wird in umgekehrter Reihenfolge alles wieder zusammengebaut und in Betrieb genommen (Wiedermontage, Verankerung, Verbindung zu den Netzen, Kalibrierung, Einstellungen und Einfahren der Maschinen und Anlagen.)
Jede Branche benötigt eigene Erfahrungen und Spezialisierung. So kommt zu dem Fachwissen beim Umzug von industriellen Maschinen z.B. beim Umzug in der Nahrungsmittelindustrie noch das Thema der Hygiene hinzu usw.
Auch ist mehr und mehr Spezialwissen auf dem Gebiet der Elektronik bei Umzügen nötig. Es bedarf also auch Experten für Elektronik und Datenübertragung sowie der Steuerungstechnik.
Beim Umzug einer Betriebsstätte oder übergroßer Maschinen gibt es auch die Möglichkeit, alte Systeme neu zu installieren oder in neue Systeme zu wechseln (Verbesserung). Deshalb sollte das Umzugsunternehmen auch auf diesem Gebiet kompetent sein.
Und schließlich ist eine ausreichende und spezielle Versicherung über mehrere Millionen Euro notwendig, weil Umzugsschäden nicht nur das Umzugsgut selbst in seinem Wert beeinträchtigen, sondern erhebliche Produktionsausfälle mit noch viel höherem Schadenspotenzial zur Folge haben könnten.