Das Management von Umzügen ist eine komplexe Aufgabe, die sorgfältige Planung und präzise Durchführung erfordert
Ein wesentlicher Bestandteil dieses Prozesses ist die Objektbegehung durch Speditionen, um ein detailliertes Angebotskonzept für den Umzug zu erstellen. Diese Begehungen ermöglichen es den Umzugsfirmen, ein maßgeschneidertes Dienstleistungspaket zu entwickeln, das auf die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.
Grundlagen des Umzugsmanagements
Effektive Objektbegehungsvorbereitung im Facility Management
Terminplanung
Es wird ein Termin vereinbart, der für beide Parteien – die Spedition und das Unternehmen – passt. Dieser Termin sollte genügend Zeit für eine gründliche Begehung lassen, ohne den normalen Geschäftsbetrieb zu stören.
Vorbereitende Unterlagen
Das Unternehmen sollte der Spedition im Voraus Grundrisse, Inventarlisten und spezielle Hinweise zu besonders sensiblen oder wertvollen Gegenständen zur Verfügung stellen. Diese Unterlagen helfen der Spedition, sich auf die Begehung vorzubereiten.
Begehung des aktuellen Standorts
Die Spedition besichtigt die Räumlichkeiten des Unternehmens, um sich einen Überblick über die Ausgangssituation zu verschaffen. Wichtig ist dabei die Erfassung von Raumgrößen, Zugänglichkeiten, vorhandenen Lastenaufzügen und möglichen Herausforderungen wie enge Flure oder Treppenhäuser.
Erfassung des Umzugsguts
Während der Begehung wird das Umzugsgut genau erfasst. Dazu zählen nicht nur Möbel und Büromaterialien, sondern auch IT-Hardware und andere technische Anlagen. Die Spedition bewertet den Zustand und die Besonderheiten jedes Gegenstandes.
Besprechung spezieller Anforderungen
Das Umzugsteam bespricht mit den Unternehmensvertretern besondere Anforderungen, wie die Handhabung vertraulicher Dokumente oder die Demontage und Montage spezieller Anlagen.
Kalkulation der Kosten
Basierend auf den gesammelten Informationen erstellt die Spedition eine detaillierte Kalkulation der Kosten. Diese umfasst Transportkosten, Personaleinsatz, benötigte Verpackungsmaterialien, Versicherungen und mögliche Zusatzleistungen wie die Einlagerung von Möbeln.
Zeitplanung
Ein präziser Zeitplan wird entwickelt, der zeigt, wie der Umzug ablaufen soll. Dieser Plan berücksichtigt die Geschäftszeiten des Unternehmens, um den Betrieb so wenig wie möglich zu stören.
Vorlage und Anpassung des Angebots
Das fertige Angebotskonzept wird dem Unternehmen zur Überprüfung vorgelegt. In dieser Phase können noch Anpassungen vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass das Konzept den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.
Nach der Begehung und der Angebotserstellung führen die Spedition und das Unternehmen weitere Gespräche, um letzte Details zu klären und das Projekt final zu planen
Dies sichert eine hohe Erfolgsquote und Zufriedenheit auf beiden Seiten. Objektbegehungen sind somit ein entscheidender Schritt im Prozess des Unternehmensumzugs. Sie ermöglichen eine präzise Planung und Durchführung, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden abgestimmt ist.
