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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Betriebsreife frühzeitig im Umzugsmanagement berücksichtigen

Facility Management: Umzugsmanagement » Umzugsplanung » Planungsbegleitendes FM

Nutzeranforderungen, Logistik und Inbetriebnahme frühzeitig abstimmen

Nutzeranforderungen, Logistik und Inbetriebnahme frühzeitig abstimmen

Ein Umzug ist kein Betriebsproblem – sondern eine Frage der Planung. Die Qualität eines Standortumzugs entscheidet sich nicht erst beim Transport, sondern in der Planungs- und Bauphase. Denn: Wenn Arbeitsplätze, Verkehrswege, IT-Anschlüsse, Möblierung und Services nicht aus Nutzersicht und betriebsbereit gedacht werden, ist der Umzugstag chaotisch – und der Start ins neue Gebäude geprägt von Störungen, Frust und Nacharbeiten. Das planungs- und baubegleitende Facility Management (FM) ist der zentrale Akteur, um Strukturen, Flächen, Schnittstellen und Services frühzeitig umzugstauglich und betriebsfähig zu gestalten. Das planungs- und baubegleitende FM ist der Schlüssel, um vom Bauprojekt zum nutzbaren Gebäude zu kommen. Wer das Umzugsmanagement von Anfang an mitdenkt, sorgt dafür, dass nicht nur Räume übergeben, sondern Menschen gut empfangen werden.

Ein professionelles Umzugsmanagement beginnt nicht mit Kisten – sondern mit Raumkonzept, Nutzerprofilen, Infrastruktur und Abstimmung aller Schnittstellen. Das FM sorgt dafür, dass beim Einzug alles funktioniert, angeschlossen und vorbereitet ist – und Nutzer:innen nicht in der Improvisation landen.

Übergabefähige Strukturen für einen funktionierenden Start schaffen

Warum die Umzugsplanung bereits in der Bauphase beginnen muss

  • Raum-, Möbel- und Infrastrukturentscheidungen beeinflussen den späteren Umzugsaufwand direkt

  • IT- und Möblierungslogistik benötigen Vorlauf, Testphasen und Abnahmeprozesse

  • Viele Reibungsverluste entstehen durch fehlende Koordination zwischen TGA, IT, Möbelplanung und Nutzeranforderung

  • Ein reibungsloser Umzug ist eine Frage der Nutzbarkeit am Tag 1 – nicht der Möbellieferung

Aufgaben des planungs- und baubegleitenden FM im Umzugsmanagement

Aufgabe

Inhalte

Flächen- und Nutzerbedarfsabgleich

Raumprogramm, Sonderflächen, Belegungen, Technikarbeitsplätze

Arbeitsplatzplanung

Belegungsdichte, Möbelbedarfe, Ausstattung je Rolle / Team

Koordination mit TGA & IT

Strom- / Datenanschlüsse, WLAN-Abdeckung, Patchpunkte, Medientechnik

Festlegung von Logistikzonen & Umzugsrouten

Lieferzonen, Fahrstühle, Transportwege, Schlüsselvergabe

Vorausplanung des Umzugsprozesses

Zeitplan, Etappenumzüge, Pilotbereiche, Kommunikationsschritte

Betreuungs- & Servicestrukturen

Helpdesk, Umzugsbegleitung, Begrüßung, Feedbacksysteme

Digitale Schnittstellenplanung

CAFM, Umzugsplattform, QR-Codes für Arbeitsplatzverfolgung

Erfolgsfaktoren in der baubegleitenden Umzugsplanung

  • Arbeitsplätze mit allem geplant: IT, Möbel, Beschilderung, Reinigung, Entsorgung

  • Logistikflächen im Bau berücksichtigt: keine improvisierten Transportwege

  • Testphase oder Probeaufbau in Musterbereichen

  • Klarer Kommunikationsfahrplan: „Was passiert wann, mit wem und wie?“

  • Frühe Einbindung aller Stakeholder: FM, IT, Nutzer:innen, Projektsteuerung, Dienstleister

Schnittstellen, die in der Planung geklärt werden müssen

Bereich

Schnittstelle

Möblierung

Maße, Zugang, Montagetermine, Anschlussverfügbarkeit

IT / Medientechnik

Steckdosen, Boden-/Deckenauslässe, WLAN-Ausleuchtung

Reinigung / Entsorgung

Nachreinigung, Kartonabholung, Zwischenlager

Sicherheit

Zutrittskonzepte, Schlüsselübergabe, Fluchtwege

Kommunikation / HR

Umzugsleitfäden, Willkommensinfo, Schulungstermine

Risiken bei fehlender umzugsbegleitender Planung

Risiko

Auswirkung

Kein Strom / Netzwerk am Arbeitsplatz

Arbeitsunfähigkeit ab Tag 1

Falsch beschriftete Räume

IT und Möbel am falschen Ort

Kein Helpdesk organisiert

Frust bei Nutzer:innen, kein Ansprechpartner

Medienbruch bei Planung & Umzug

Abstimmungslücken, Doppeltarbeit

Nacharbeiten durch fehlende Belegungsklarheit

Korrekturumzüge, Zeitverzug, Zusatzkosten