Optimierte Auslagerung von Altakten für mehr Bürofläche und Sicherheit

DIE AUSLAGERUNG VON ALTAKTEN VOR EINEM UNTERNEHMENSUMZUG IST EIN WICHTIGER PROZESS, DER DIE EFFIZIENZ UND ORGANISATION DES UMZUGS ERHEBLICH VERBESSERN KANN.

Bei der Entscheidung, welche Dokumente im Zuge eines Unternehmensumzugs mitziehen sollten und welche extern ausgelagert werden, spielen sowohl die Zugriffshäufigkeit als auch die rechtlichen Aufbewahrungspflichten eine entscheidende Rolle.

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Dokumente, die mit umziehen sollten:

Aktuell benötigte Dokumente: Dokumente, die regelmäßig benötigt werden, wie aktuelle Projektunterlagen, Verträge in der Verhandlungsphase und Unterlagen, die täglichen geschäftlichen Aktivitäten dienen, sollten am neuen Standort verfügbar sein.
Häufig referenzierte Dokumente: Unterlagen, die regelmäßig für Berichte, Meetings oder Präsentationen benötigt werden, sollten ebenfalls mit umziehen, um eine effiziente Arbeitsweise zu gewährleisten.
Sensible und vertrauliche Dokumente: Dokumente, die sensible persönliche oder finanzielle Informationen enthalten, sollten sicher verwahrt werden, um Datenschutz und Compliance zu garantieren. Ein Umzug kann auch eine Gelegenheit sein, die Sicherheitsmaßnahmen zu überprüfen und zu verstärken.

Dokumente, die extern ausgelagert werden sollten:

Selten benötigte Unterlagen: Dokumente, die nicht regelmäßig benötigt werden, aber aus rechtlichen oder operativen Gründen aufbewahrt werden müssen, eignen sich für eine externe Archivierung. Dazu können abgeschlossene Projektunterlagen, alte Finanzberichte und ausgelaufene Verträge gehören.
Archivierungspflichtige Dokumente: Bestimmte Unterlagen müssen über längere Zeit aufbewahrt werden, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Diese sollten in einem sicheren, externen Archiv aufbewahrt werden, das speziell für langfristige Lagerung ausgestattet ist.
Dokumente mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: Einhaltung von Aufbewahrungsfristen gemäß Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO) oder anderen relevanten Gesetzen. Hierzu gehören beispielsweise Buchhaltungsbelege, Jahresabschlüsse und steuerrelevante Dokumentationen.

Anforderungen aus externen Archiven:

Zugriffsregelungen: Stellen Sie sicher, dass die extern gelagerten Dokumente zugänglich sind, wenn sie benötigt werden. Dies beinhaltet klare Verfahren für den Zugriff und eventuelle Notfallzugriffe.
Sicherheit und Schutz: Externe Archive sollten hohe Sicherheitsstandards erfüllen, um den Schutz und die Integrität der Dokumente zu gewährleisten.
Kostenmanagement: Die Kosten für externe Archivdienste sollten überwacht und kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass sie wirtschaftlich vertretbar sind.