Effiziente Umzugsplanung und -durchführung für reibungslose Betriebsabläufe

Umzugsgut und Umzugstransportbehälter sind zentrale Komponenten im Facility Management, besonders bei der Planung und Durchführung von Umzügen. Umzugsgut umfasst alle Artikel und Materialien, die von einem Standort zum anderen transportiert werden müssen, wie Büromöbel, technische Geräte und persönliche Gegenstände.

Umzugstransportbehälter spielen eine entscheidende Rolle bei der sicheren und effizienten Beförderung dieser Güter. Sie sind speziell entwickelt, um Schutz vor möglichen Schäden während des Transports zu bieten und erleichtern gleichzeitig die Handhabung. Durch ihre strukturierte und ordentliche Gestaltung fördern sie eine reibungslose Organisation des Umzugsguts.

Die Wahl der richtigen Transportbehälter ist entscheidend, um die Sicherheit und Unversehrtheit der Güter zu gewährleisten. Eine durchdachte Auswahl trägt maßgeblich dazu bei, den Umzugsprozess so effizient und störungsfrei wie möglich zu gestalten.

• Unternehmenseigentum (mit Ausnahme von Notebooks)

• Gefahrstoffe (Umzug mit einer Spezialfirma

• Private Gegenstände (inkl. eigene Pflanzen, Bilder, usw.)

• Gemietete Produkte bzw. Einrichtungsgegenstände (Wasserspender, Hydrokulturen, usw.)

Das lose Umzugsgut am Arbeitsplatz ist bis zum vorgegebenen Termin zu packen und zu kennzeichnen. Schrank- und Regalinhalte in Laboren, welche von der Spedition verpackt werden sollen, sind bis zum vorgegebenen Termin zu kennzeichnen, ebenso die IT / TK- und Bürotechnikgeräte, das umzugsrelevante Mobiliar sowie umzugsrelevante Laborgeräte und -ausstattungen.

Im Vorfeld von Labor- / Werkstattumzügen werden jeweils in der Woche vor dem Umzug die vorhandenen, umzugsrelevanten Gefahrstoffe durch eine Spezialfirma verpackt und in ein Zwischenlager transportiert. In der Woche nach dem Umzug liefert die Spezialfirma die Gefahrstoffe in die Zielräume an. Nicht mehr benötigte Gefahrstoffe werden durch die Firma entsorgt.

Die Transportbehälter werden durch den Umzugsbeauftragten angefordert, ebenso Reservekartons in ausreichender Anzahl und durch die Spedition bereitgestellt bzw. verteilt.

• Verteilung durch die Spedition in die jeweiligen Büros bis zum angegebenen Zeitpunkt (siehe Termine)

• Jeder Mitarbeiter erhält generell … Umzugskartons

• Umzugskarton mit bereits namenskonkret vorgedruckten Umzugsaufklebern nach nebenstehendem Muster (Seite und Stirnseite des Kartons) kennzeichnen

• Vor dem Verschließen eines Kartons unbedingt eine Kopie des Umzugsadressblattes obenauf in den Karton hineinlegen (siehe Umzugsdokumente)

• Bereitstellung durch die Spedition in den Fluren (siehe Termine)

• Packen der Akten geschieht durch Mitarbeiter des Kunden

• Spedition sichert die Aktenregale vor dem Abtransport

• Der Prozessablauf bezüglich der Security-Behälter ist gesondert festzulegen.

• Für den Transport von Verschlussakten sowie hochwertigen und empfindlichen Geräten (stehen im begrenzten Umfang zur Verfügung)

• Werden nach der Beladung vom Mitarbeiter mit einer Bandplombe verplombt und mit einem Umzugsaufkleber gekennzeichnet

• Protokoll zur Übernahme einer Security-Box durch den Mitarbeiter (siehe Anlage 12.7).

• Anforderung von Security-Schränken und -Boxen durch den Umzugsbeauftragten bis spätestens

• Für den Umzug von IT / TK-Equipment, welches vom Mitarbeiter vorab mit Umzugsaufklebern gekennzeichnet wurde

• Umzugsaufkleber sollten erst kurz vor dem Umzug aufgeklebt werden, um ein frühzeitiges Abfallen der Aufkleber zu vermeiden.

• Gesicherte Dockingstations sind vom Mitarbeiter aufzuschließen

• Der IT-Bereich erledigt das Abbauen sowie das Wiederaufbauen sowie die Funktionsüberprüfung der IT/TK- und Bürotechnik

Umzugsaufkleber nicht auf die Bildschirmoberfläche eines Monitors kleben.

Um Installationsproblemen vorzubeugen, darauf achten, dass alle Rechner zum Umzugstermin heruntergefahren und ausgeschaltet sind.

Der Terminfeinplan ist ein unverzichtbares Werkzeug im Facility Management, das für die präzise Steuerung und Überwachung von Projekten von zentraler Bedeutung ist. Er bietet eine detaillierte Übersicht über alle wesentlichen Termine, Meilensteine und Aufgaben, die für das erfolgreiche Gelingen eines Projekts notwendig sind. Durch eine strukturierte Planung werden alle zeitlichen Abläufe koordiniert und Ressourcen optimal eingesetzt. Der Terminfeinplan hilft, potenzielle Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu vermeiden. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen des Plans sorgen dafür, dass alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand sind und die Projektziele termingerecht erreicht werden. Ein gut durchdachter Terminfeinplan ist daher entscheidend für einen reibungslosen Projektablauf und den erfolgreichen Abschluss.

• Anlieferung und Verteilung der Kartonagen am …

• Anforderung der Security-Behälter bis zum …

• Anlieferung der Security-Behälter am …

• Einpacken des Umzugsguts aus Büros am …

• Einpacken des Umzugsguts aus Laboren / Werkstätten am …

• Abholung der Gefahrstoffe am …

• Auspacken des Umzugsguts aus Büros am …

• Auspacken des Umzugsguts aus Laboren / Werkstätten am …

• Anlieferung der Gefahrstoffe am …

• Abholung der Leerkartonagen:

  - 2 Werktage nach dem Umzug (1.Termin)

  - 4 Werktage nach dem Umzug (2.Termin)

  - 7 Werktage nach dem Umzug (letztmaliger Termin)

• Abholung der Umzugs- und Security-Behälter am …

Ggf. vom vorliegenden Terminplan abweichende Veränderungen werden den Umzugsbeauftragten rechtzeitig per E-Mail mitgeteilt.

Aufgrund des Umzugs in die Zielfläche werden die Netzwerke und alle damit verbundenen Dienste und Funktionen (u.a. Internetzugang, Telefonie, Server-Betrieb – mit Ausnahme verabredeter Sonderlösungen) zu den folgenden Terminen abgeschaltet:

• Wochentag, Datum: Gebäude / Gebäudeteil / Fläche

• Wochentag, Datum: Gebäude / Gebäudeteil / Fläche

• Wochentag, Datum: Gebäude / Gebäudeteil / Fläche

Mit Beginn des Umzugs am Wochentag, Datum werden die IT / TK-Komponenten und die Bürotechnik von der IT-Abteilung standortbezogen komplett abgebaut, vom Spediteur transportiert und von der IT-Abteilung am Umzugstag in der neuen Fläche wiederaufgebaut und angeschlossen.

• Wochentag, Datum: Gebäude / Gebäudeteil / Fläche

• Wochentag, Datum: Gebäude / Gebäudeteil / Fläche

• Wochentag, Datum: Gebäude / Gebäudeteil / Fläche

Die Raumschlüssel bzw. Transponder für die Zielbüros werden jeweils am geplanten Einzugstag durch die Umzugsbeauftragten an jeden Mitarbeiter persönlich ausgegeben. Die alten Schlüssel bzw. Transponder müssen zeitgleich abgegeben werden.

Dies gilt sinngemäß auch für Mitarbeiter mit Schließgewalt für weitere Zugänge und Räume.

Das Umzugsmanagement richtet während des Umzuges ein „Fundbüro“ am Zielstandort ein (…). Hier werden Umzugsgüter gesammelt, die auf Grund mangelhafter oder fehlender Zieladressierung nicht zugeordnet werden können.

Das Fundbüro wird am … wieder aufgelöst. Etwaige Fundsachen werden dann an die Hausverwaltung übergeben.

Das folgende Beispiel enthält Dokumente, wie sie bei einem üblichen und normalen Umzug anfallen. Es ist verständlich, dass dies nicht gelten kann für größere Umzüge oder gar Produktionsumzüge. Da es sich hierbei um sehr umfangreiche Planungen handelt, die mit Umbauten und technischen Einrichtungen zu tun haben, wäre hier der Dokumentationsumfang ungleich größer.

Am … erhalten die Mitarbeiter über die Hauspost ihre namenskonkreten Umzugsdokumente inkl. der Umzugsaufkleber und der Stuhlanhänger zur Kennzeichnung ihrer Stühle.

• Umzugshinweisblatt für Büros

• Umzugshinweisblatt für Labore und kleinere Werkstätten

• Umzugsadressblatt

• IT-Begleitschein

• Umzugsaufkleber

• Anhängerschild

Das Umzugshinweisblatt enthält allgemeine praktische Hinweise für den Umzug und wird namenskonkret auf Basis der Umzugsliste erstellt.

Das Umzugsadressblatt ist vom Mitarbeiter zu kopieren und vor Verschließen eines Umzugskartons obenauf in den Karton zu legen. Das Umzugsadressblatt weist die Zieldaten gemäß Umzugsliste auf und dient dazu, den Inhalt eines Umzugskartons zuzuordnen, falls die außen aufgeklebten Umzugsaufkleber sich während des Umzugs lösen und verloren gehen sollten.

Der IT-Begleitschein begleitet das IT / TK-Equipment während des Umzugs und dient der Vollzähligkeitskontrolle. Die Mitarbeiter werden daher gebeten, den jeweils namenskonkret erstellten IT-Begleitschein mit der Anzahl der IT- und Telefonkomponenten auszufüllen und diesen zum Umzug auf der Tastatur bereitzulegen (sofern die Sachen nicht durch das Personal selbst eingepackt werden).

Die Umzugsaufkleber dienen zur Kennzeichnung des Umzugsgutes und weisen in einer standardisierten Form die Zieladressdaten gemäß Umzugsliste auf. Die Farben auf den Umzugsaufklebern geben die Farben gemäß Umzugswegeleitsystem wieder (Farbcode dient der eindeutigen gebäude- und etagenbezogenen Orientierung im neuen Gebäude).

• gut sichtbar nach dem Einpacken auf die Umzugskartons geklebt,

• versehen mit dem Aufdruck „Inhalt“ auf die Vorderseite der Schränke bzw. auf die Fachböden von Regalen und Schränken in Laboren / Werkstätten geklebt, deren Inhalt von der Spedition verpackt werden soll (Vorabkennzeichnung).

Die Aufkleber werden namenskonkret gemäß Umzugsliste durch das (z.B. hierfür zuständige FM) gedruckt und zusammen mit den übrigen Umzugsdokumenten ausgegeben. Handschriftliche Änderungen der bedruckten Umzugsetiketten sind nicht zulässig. Ggf. dennoch gemachte handschriftliche Änderungen bedruckter Umzugsetiketten werden bei der Umzugsdurchführung nicht berücksichtigt.

Zur Zieladressierung von Sonderumzugsgut, an denen die Umzugsaufkleber nicht, bzw. nur schlecht befestigt werden können, werden jedem Mitarbeiter zusammen mit den Umzugsdokumenten Anhängerschilder zur Verfügung gestellt. Das Schild wird z.B. am Bürostuhl befestigt und mit einem Umzugsaufkleber versehen.