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Unternehmensumzug: Ausschreibung

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Ausschreibung für den Umzug eines Großunternehmens (inkl. Fertigungsmaschinen

Ausschreibung für den Umzug eines Großunternehmens (inkl. Fertigungsmaschinen

Eine Ausschreibung zum Unternehmensumzug eines Großunternehmens (inkl. Fertigungsmaschinen) umfasst u. A Strategie (Masterplan, Minimierung Produktionsausfälle, ESG, WHO/EHS?), Instandhaltung / Betrieb (Integration ProvI, Maschinenwartung beim Umzug, Außer-/Wiederinbetriebnahme), Organisation, Leitlinien (Genehmigungen, BetrSichV, DGUV, ESG-Standards), Außerbetriebnahme / Wiederinbetriebnahme (Maschinen, CE-Check?), Betriebsrat und Personal-Aspekte (Arbeitszeiten, IT-Arbeitsplatzumzug), Versicherungen (Transporthaftung, Maschinenallgefahr, Pönale?), ESG-Hintergrund (CO₂-Minimierung Transport, Recycling von Verpackungen?), Finanz-Transparenz und KPI (Termintreue, Schadensquote, SLA).

Damit ist der Maschinenumzug in einem industriellen oder gewerblichen Umfeld umfassend geregelt – von der Planungs- und Vorbereitungsphase über die Transportlogistik und Remontage bis hin zur Inbetriebnahme und finalen Audit- und Abschlussphase – und erfüllt höchste Anforderungen an Rechtskonformität, Sicherheit, Qualität und Nachhaltigkeit.

Effiziente Einkaufsstrategien für Bauleistungen im Mieterausbau

Hintergrund

  • Ein Großunternehmen plant den Umzug von Bürobereichen, Lagern und insbesondere Fertigungsmaschinen (z. B. CNC-Anlagen, Pressen, Robotik).

  • Im Rahmen eines Total Technical Service (TTS)-Vertrags werden diverse Facility Services (z. B. Technische Betriebsführung, Infrastruktur-Services) gebündelt; dieses Umzugs-Los ist Teil des TTS, jedoch ohne eigenes Service Desk.

  • Ziel ist ein termingerechter, sicherer, ESG-orientierter und kostenoptimierter Umzug, der Produktionsausfall minimiert, Risiken (Transportschäden, Haftung) abdeckt und rechtssicher (Arbeitsschutz, Genehmigungen) abgewickelt wird.

Ziel

  • Vergabe an einen Dienstleister mit Spezialisierung auf Großumzüge / Maschinenumzüge,

  • Einhaltung aller relevanten Normen, Genehmigungen (Sondertransporte, ggf. Gefahrstoff-Abwicklung), EHS-Vorschriften, sowie Mitbestimmung (Betriebsrat) und Versicherungslösungen,

  • Integration in TTS-Strategie: Minimale Schnittstellenkonflikte, offenes Eskalations- / Mediationsverfahren, Option auf Interimsmanagement bei Engpässen.

Büro- und Verwaltungsumzug

  • Umzug von Möbeln, IT-Equipment, Archivbeständen.

  • Kennzeichnung, Verpackung, Demontage/Remontage, Minimierung Arbeitsunterbrechungen.

Lager- und Logistikbereiche

  • Regalsysteme, Palettenware, ggf. Fördertechnik.

  • Phasenweiser Umzug, um Liefer- und Produktionsketten aufrechtzuerhalten.

Fertigungsmaschinen

  • Teils hochsensible Anlagen (CNC, Pressen, Roboter?),

  • Spezialtransporte (Kran, Rigging, Vibrationsschutz?), Demontage, Transport, Wiederaufbau, Inbetriebnahme.

Planungs- und Vorbereitungsphase

  • Detailaufnahmen: Maschinenlisten (Gewicht, Maße), Montagedokumentation, IT-Abbauplan,

  • Genehmigungen (Sondertransport, Routen, Nachtfahrten?), Ladungssicherungskonzept.

Durchführungs- und Transportphase

  • Demontage & Verpackung: Spezielle Tools, EHS-Schwerpunkte (z. B. Lockout/Tagout bei Maschinen?),

  • Transport: Kran-/Staplereinsatz, Straßen- / Schienen-/ Seefracht? Minimierung Transportrisiken,

  • Möglicher Zwischentransport / Zwischeneinlagerung?

Remontage und Inbetriebnahme

  • Aufstellen, Ausrichten (Laser-Leveling?), Anschluss (Elektro, Pneumatik, Kältemittel?),

  • ggf. CE-Konformitätscheck, Probebetrieb, Abnahmedokumentation.

Abschluss und Stabilisierung

  • Feinjustage, Minimierung Anlaufprobleme, Testläufe,

  • Lessons Learned, KVP.

Genehmigungen

  • ggf. Schwer- und Sondertransporte: Straßenzulassung, Polizeibegleitung, Brückenlast?

  • Umzugsarbeiten Nacht / Wochenende? Lärmschutz? Umweltzonen?

Arbeitsschutz

  • DGUV-Regeln, BetrSichV, Gefährdungsbeurteilungen: Kran-, Gabelstapler-, Hebetechnik-Einsatz,

  • PSA für Umzugspersonal, Minimierung Absturzrisiko, Genehmigung Heißarbeiten (Trennen Schweißnähte?).

Versicherungen

  • Transportversicherung (Allgefahrenpolice?), Speditions-AGB (ADSp?),

  • Maschinenhaftpflicht bei unsachgemäßem Transport, Regress?

ESG und Nachhaltigkeit

  • Minimierung CO₂-Fußabdruck Transport, Vermeidung Einweg-Verpackungen,

  • Faire Löhne, Tariftreue, EHS-Standards?

Mitbestimmung

  • Betriebsrat: Abstimmung Arbeitszeiten (Nachtumzug?), Schutz der Belegschaft, Info-Prozesse?

  • Minimierung Belastungen (Lärm, Dreck) im laufenden Betrieb?

Organisation

  • Umzugsteam: Projektleiter, Fachteams (Maschinendemontage, IT-Abbau, Möbellogistik?),

  • Enge Abstimmung mit Hauptkoordinator (Service Desk, Portal/E-Mail/Telefon).

  • Jour fixe, Eskalationswege.

Interimsmanagement

  • Dienstleister kann ggf. Projektmanager-Überbrückung stellen, wenn Auftraggeber temporär Engpässe hat (z. B. Ausfall Maintenance-Mitarbeiter?),

  • Zeitlich begrenzte Einbindung, Minimierung Projektstillstand.

Mediation

  • Bei Konflikten (Verzug, Kostenüberschreitung, haftungstechnische Fragen) definierte Mediationsklausel,

  • Offenes Verfahren, Minimierung Rechtstreit.

Außerbetriebnahme

  • Abschaltung, Entleeren Fluide (Öl, Kühlwasser?), ggf. Dekontamination (Chemikalien?),

  • Elektrische Trennung, Lockout/Tagout, Abbau Dokumentation.

Wiederinbetriebnahme

  • Aufstellung am neuen Standort, Justage, Anschlüsse (Elektro, Pneumatik, Kälte?),

  • Testläufe, Schwingungsmessung, ggf. CE-Neubewertung?, Minimierung Produkthaftungsrisiko.

Instandhaltung

  • Proaktive Wartung an Maschinenmodulen im Zuge Umzug (produktive vorbeugende Instandhaltung?),

  • Minimierung reaktiver Reparaturen nach Umzug.

ESG

  • Emissionsarme Transportflotte (E-LKW?), Kompensation unvermeidbarer CO₂-Ausstoß?,

  • Soziale Standards (Arbeitsschutz, faire Löhne, Tariftreue?), Abfallreduktion (Wiederverwendbare Verpackungen?).

Qualitätssicherung

  • SLA: Termintreue, Schadensquote < x%, max. 2% Abweichung Budget?

  • KPI: Ausfallzeit Maschinen < y Stunden, pünktliche Inbetriebnahme?

  • Audit / QS-Kontrolle: Stichproben Ladungssicherung, Abnahmeprotokolle?

Dokumentation

  • Digitale Tracking: Jedes Maschinenmodul v. Abbau bis Einbau (Barcode, RFID?),

  • CAD-/Layoutpläne neuem Standort, Maschinen-Footprint?

Anschreiben / Projektinfo

  • Titel: „Ausschreibung: Unternehmensumzug – inkl. Fertigungsmaschinen“

  • Ziel: Sicheren, termintreuen, ESG-orientierten Umzug, Minimierung Maschinenstillstand,

  • Zeitplan: Bieterfragen, Submission, Zuschlag, Implementierung.

Projektbeschreibung

  • Altes vs. Neues Werksgelände: Lage, Entfernungen, Hallenhöhen, Bodentraglast,

  • Maschinenliste (Typ, Gewicht, Abmessungen, Empfindlichkeiten?),

  • Lager-/ Büromöbel-Volumen?

Leistungsbeschreibung_

  • Phasen
    -Planung / Vorbereitungsphase (Genehmigungen, Machbarkeitsstudie?),
    -Demontage / Transport,
    -Remontage / Inbetriebnahme,
    -Stabilisierung / Audit.

  • Arbeitsschutz
    -Gefährdungsbeurteilungen, PSA, Kran-/Rigging-Konzepte, LOTO-Verfahren,
    -Mitbestimmung: Betriebsrat, EHS-Abteilung.

  • Interimsmanagement / Mediation
    -Option, Krisen-/Personalmangel abzufangen, Eskalations- / Schlichtungsverfahren.

Formblätter

  • Preis
    -Pauschale + Einzelfaktoren (Sonderfahrzeuge, Kranmiete, Nachtarbeit?),
    -Bonus/Malus (Termintreue?), Transportversicherung?

  • Eignungsnachweise
    -Referenzen (Großmaschinentransport?), EHS-Kenntnisse, Tariftreue, Emissionskonzept (ESG?),
    -Personalkapazität, Kran-/Schwerlast-Erfahrung.

  • Vertragsentwurf
    -SLA, KPI (Termintreue, Schadensquote?), Eskalation, Pönale, Mediationsklausel,
    -Haftung / Versicherungsfragen, Verlustrisiko?

Pläne / Anlagen

  • Layout alte / neue Hallen, Maschinenaufstellpläne,

  • Evtl. Bau-/Umbauzeiten, wo Maschinen auf Neubau warten?

Implementierung

  • Kick-off, Feinplanung, Personalunterweisungen,

  • Ggf. Einrichten digitaler Tools (Tracking, E-Mail/Portal?), definieren Jour Fixes.

Durchführung

  • Step-by-Step-Transport oder Big-Bang? Minimierung Reibungen, Bypass-Lösung für kritische Maschinen?

  • Rollierende Abbau-Remontage, Subunternehmer (Elektro, Mechanik?), Koordination EHS.

Abschluss

  • Funktionsprüfung, Abnahme, KPI-Check (Budget, Zeit, Schadensquote),

  • Audit, Lessons Learned, Übergabe an TTS-Betriebsphase.