Vielfalt der Umzugsarten: Effektive Lösungen für jede Situation

Grundsätzlich ist ein Umzug immer auch ein Anlass, über Verbesserungen nachzudenken. Demzufolge ist es ein zentrales Ziel, in den neuen Räumlichkeiten die organisatorischen und baulichen Voraussetzungen für ein möglichst erfolgreiches Arbeiten zu schaffen und auch bereits solche Anforderungen zu berücksichtigen, welche in den nächsten Jahren aktuell werden.

• Qualitätssteigerung im Arbeitsumfeld zur Schaffung einer motivierenden und gesundheitsfördernden Arbeitsatmosphäre für die Mitarbeiter

• Planung der Flächen unter Berücksichtigung aller aktuell geltenden Gesetze, Verordnungen, Richtlinien und Vorschriften

• Überdenken der Geschäftsprozesse (inkl. Aufgaben, Zuständigkeiten, organisatorische Anpassungen, usw.)

• Verbesserung der Zusammenarbeit der Organisationseinheiten zur Steigerung der Leistungsfähigkeit

• Förderung der internen und externen Kommunikation

• Sicherung der Ergebnisqualität der Arbeit und der Kundenorientierung

• Berücksichtigung einer notwendigen Flexibilität für zukünftige organisatorische Veränderungen

• u.a.m.

Um diese Potenziale auszuschöpfen, werden frühzeitig vor jedem Umzug Beratungsgespräche seitens des Umzugsmanagements mit den betroffenen Führungskräften (Abteilungsleiter), den Kostenstellenverantwortlichen praktiziert. Ergebnis dieser Gespräche sind klare Zielvorgaben für das Umzugsprojekt.

• Sicherstellung der fachlichen Umsetzung der gesetzlichen Rahmenbedingungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes in den neuen Flächen

• Einhaltung der gesetzlichen Mitbestimmungspflichten

• Umsetzung von Raumlösungen, welche die spezifischen Arbeitsabläufe bestmöglich unterstützen (für Einzelarbeit bzw. Teamarbeit, Projektarbeit, Förderung von Konzentration bzw. Kommunikation am Arbeitsplatz, ergänzende nutzungsbezogene Sonderflächen wie z.B. Rückzugs-, Besprechungsräume, usw.)

• Anordnung der Arbeitsplätze und Räume der Mitarbeiter und der Organisationseinheiten entsprechend ihrer Arbeits- und Kommunikationsbeziehungen

• Vorbereitende Maßnahmen zur Reduzierung des Umzugsguts (z.B. Reduzierung der Papiermengen – „Ausmisten“ von Papierunterlagen, Auslagerung, Archivierung, Digitalisierung, Teamablage statt Einzelablage, usw.)

• Sicherstellung der notwendigen baulichen Flexibilität

• Reduzierung des Aufwandes für zukünftige wiederkehrende interne Umzüge durch Anwendung von Arbeitsplatz- und Möblierungsstandards (Mitarbeiter zieht in den Flächen im Idealfall ohne Möbel und IT/TK-Technik um)

• U. a.

• das Budget geklärt,

• mit Hilfe von Infolisten umzugsrelevante Themen systematisch durchgesprochen

• und Anforderungen sowie Wünsche des umziehenden Bereiches aufgenommen werden.

Damit wird eine nutzergerechte und kostenbewusste Umsetzung des Umzugs erreicht. Die Gesprächsergebnisse werden dem internen Umzugskunden schriftlich zur Verfügung gestellt.

Solche Anforderungen sind typische Grundlagen von Vorprojekten, welche schon frühzeitig vor dem Umzug zu bearbeiten sind und wesentliche Auswirkungen auf die Planung des Umzugs haben.

Umzüge bringen zusätzlichen Stress neben dem Alltagsgeschäft und in vielen Fällen zugleich Veränderungsprozesse mit sich. Das zukünftig gute Funktionieren der Arbeit in den neuen Flächen hängt sehr stark von der Akzeptanz auf Seiten der Mitarbeiter ab. Die frühzeitige Information, die Art der Kommunikation und die Einbeziehung von Mitarbeitern, Führungskräften und weiteren Beteiligten sind ein bestimmender Erfolgsfaktor jeder Veränderung. (Siehe oben Simulation als Beispiel.)

• Frühzeitige Vorankündigung der Maßnahmen gegenüber Führungskräften und Mitarbeitern (über Intranet, Newsletter oder Hauszeitung, Mitarbeiterversammlungen, ggf. persönliche Gespräche)

• frühe vertiefende Gespräche mit Betriebsrat, Arbeitsschutz- und Sicherheitsbeauftragten, usw.

• Lieferung von Hintergrundinformationen (Umzugstermin, Information zum neuen Standort, anstehende Veränderungen, usw.)

• Laufende Informationen über Neuigkeiten im Umzugsprojekt (inkl. Objektbesichtigungen)

• Inhaltliche Beteiligung (Briefings, Interviews, Arbeitsgespräche, Workshops)

• Organisatorische Beteiligung (regelmäßige Jour Fixe-Gespräche mit den Umzugsbeauftragten als Sachwalter und Schnittstelle zwischen Umzugsmanagement und Mitarbeitern)

• Verweis auf das Umzugshandbuch (Ablauf des Umzugs, Zuständigkeiten, Telefonlisten, Rolle der Umzugsbeauftragten, Aufgaben der Mitarbeiter wie Einpacken, Auspacken, Anwesenheit während des Umzugs, Erhalt von Schlüsseln und Codekarten, usw.)

• Wellcome-Blatt am neuen Arbeitsplatz

• Task-Force für Wünsche und Beschwerden der Mitarbeiter am 1. Arbeitstag in der neuen Fläche und danach durch den jeweiligen Umzugsbeauftragten (Kostenstellenverantwortlicher bzw. besonders beauftragte Person)

• U.a.

Auch wenn sich das Umzugsunternehmen noch so kompetent gibt, darf doch angezweifelt werden, ob ein sogenannter „Full-Service“ durch ein Umzugsunternehmen in der Tat geleistet werden kann. Wie bereits erwähnt, wird es nicht anders gehen, Umzüge jeweils in ein umfassenderes Gesamtprojekt einzubetten und die Schnittstellen genau zu definieren.

• Medientrennung,

• Demontage,

• Verpacken,

• Verladen,

• Transportieren,

• Einbringen,

• Remontage

• und die termingerechte Inbetriebnahme.

Auch unter dem Aspekt des Vorhandenseins entsprechender Hilfsmittel ist die Entscheidung zu treffen, ob ein Umzug in Eigenleistung oder mit fremder Hilfe durchgeführt wird. Ein Umzugsunternehmen sollte in jedem Falle über entsprechende Hilfsmittel für schwere Lasten verfügen. Mit solchen Geräten ist es möglich, die Maschinen zu bewegen und an den vorgesehenen Plätzen aufzustellen. Heutzutage werden auf diese Weise Gewichte bis zu 400 t problemlos transportiert.

Als Facility Manager sollte man die Möglichkeiten solcher Umzugsfirmen bezüglich deren Fähigkeiten für die Organisation als auch ihre technischen Hilfsmittel kennen. Deshalb sollte bei Ausschreibungen im Rahmen größeren Umzüge in jedem Falle eine Präqualifikation vorangehen, um sich auch diese technischen Hilfsmittel erläutern zu lassen. Wir können im Rahmen dieses Buches hierauf leider nicht im Einzelnen eingehen. Allerdings soll wenigstens ein Beispiel zeigen, was gemeint ist.

Innovative Transportlösung

Treppensteigerwagen erleichtert Gütertransport.

Mithilfe eines Treppensteigers ist ein einfacher Umzug über Treppen möglich, sofern die äußeren Maße des Umzugsgutes die Maße von Treppen und Türen nicht überschreiten. Solche Geräte gibt es seit Längerem, aber sie werden immer besser und leichter in der Handhabung.

Die Möglichkeiten reichen vom relativ einfachen Lift für den Transport von weißer Ware, Paketen usw. für ein Gewicht von ungefähr 160 kg bis hin zum Treppensteiger mit Ketten für Leisten bis zu 1 t, der über Fernbedienung gesteuert wird.

Bei solcher Technik gibt es kein ist schweres Heben und keine Gefahr des Herunterrutsches.

Das folgende Bild zeigt beispielhaft einen solchen Treppensteiger.