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Aufgaben des Service Desks im Umzugsmanagement

Facility Management: Umzugsmanagement » Strategie » Kommunikationsplan erstellen » Service Desk

In relocation management, the service desk is a central instance that does not plan or carry out the work, but contributes significantly to success through targeted support, clear communication and efficient follow-up. During the move, it acts as a problem solver and contact person, and after the move, it acts as an instance for follow-up and optimization. Through digital tools, clear processes and targeted follow-up, the service desk becomes a crucial link between employees, the relocation planners and the operational teams. With a well-organized service desk, the move is not only more efficient, but also significantly more employee-friendly.

It records employee concerns, forwards them to the relevant departments and ensures that all technical and organizational requirements are met. Even after the move, the Service Desk remains active to solve problems and collect feedback. With clear processes, the Service Desk makes a decisive contribution to ensuring that moves run smoothly, employees are supported and business operations are disrupted as little as possible.

Aufgaben des Service Desks im Umzugsmanagement

Zentrale Anlaufstelle für Anliegen

Standortbasierter Service-Support

Effiziente Koordination sichert präzise Hilfe und optimierte Reaktionszeiten für zuverlässige Services an mehreren Standorten.

Der Service Desk dient als Hauptkontaktpunkt für alle Fragen, Rückmeldungen und Anliegen rund um den Umzug. Mitarbeitende können sich hier mit spezifischen Anforderungen oder Problemen melden.

Kernaufgaben:

  • Erfassung und Weiterleitung von Anfragen: Der Service Desk nimmt alle umzugsbezogenen Anliegen entgegen, sei es die Meldung fehlender Arbeitsmaterialien, technische Anforderungen oder organisatorische Fragen. Die Anliegen werden an die zuständigen Abteilungen, wie IT, Logistik oder Umzugsplaner, weitergeleitet.

  • Bereitstellung von Informationen: Mitarbeitende erhalten über den Service Desk relevante Informationen zum Ablauf, zu Zeitplänen und zu Ansprechpartnern.

  • Klärung organisatorischer Details: Unterstützung der Mitarbeitenden bei Fragen zu Kartons, Arbeitsplatzzuweisungen oder persönlichen Gegenständen.

Beispiel:

  • Ein Mitarbeitender meldet, dass er einen ergonomischen Bürostuhl benötigt, der an den neuen Standort transportiert werden soll. Der Service Desk leitet die Anfrage an die zuständige Abteilung weiter.

Unterstützung der technischen Infrastruktur

Zuverlässiger Standortbasierter Service Desk

Optimiertes Servicemanagement gewährleistet schnelle und strukturierte Unterstützung für nahtlose betriebliche Effizienz an mehreren Standorten.

Eine funktionierende IT- und Arbeitsinfrastruktur ist essenziell für einen erfolgreichen Umzug. Der Service Desk unterstützt hierbei durch Koordination und Überwachung der technischen Anforderungen.

Kernaufgaben:

  • Erfassung technischer Anforderungen: Mitarbeitende können über den Service Desk spezifische technische Wünsche melden, wie zusätzliche Monitore, Telefonanschlüsse oder Netzwerkzugänge.

  • Koordination mit der IT-Abteilung: Der Service Desk sorgt dafür, dass alle technischen Anforderungen rechtzeitig bei den IT-Verantwortlichen eingehen und umgesetzt werden.

  • Überwachung und Nachbereitung: Der Service Desk überwacht, ob alle gemeldeten technischen Anforderungen nach dem Umzug erfüllt sind, und stellt sicher, dass Probleme schnell gelöst werden.

Beispiel:

  • Der Service Desk koordiniert den rechtzeitigen Aufbau von Arbeitsplätzen, inklusive Monitoren und Druckern, und sorgt dafür, dass alle Geräte vor der Ankunft der Mitarbeitenden getestet werden.

Unterstützung der Mitarbeitenden während des Umzugs

Ein Umzug bringt häufig Unsicherheiten und Fragen bei den Mitarbeitenden mit sich. Der Service Desk steht während des gesamten Prozesses als unterstützende Instanz zur Verfügung.

Kernaufgaben:

  • Problemaufnahme: Mitarbeitende können während des Umzugs auftretende Probleme wie fehlendes Equipment oder unklare Arbeitsplatzzuweisungen melden.

  • Lösungsfindung: Der Service Desk sorgt dafür, dass gemeldete Probleme schnell an die zuständigen Stellen weitergeleitet und bearbeitet werden.

  • Kommunikation: Der Service Desk informiert die Mitarbeitenden regelmäßig über den Stand des Umzugs und stellt sicher, dass sie rechtzeitig über wichtige Änderungen informiert werden.

Beispiel:

  • Ein Mitarbeitender meldet, dass sein Arbeitsplatz nach dem Umzug unvollständig eingerichtet ist. Der Service Desk organisiert die schnelle Nachrüstung durch das Facility Management.

Nachbereitung und Optimierung

Auch nach Abschluss eines Umzugs bleibt der Service Desk eine zentrale Instanz, um offene Themen zu klären und Erkenntnisse für zukünftige Umzüge zu gewinnen.

Kernaufgaben:

  • Erfassung und Bearbeitung von Nachfragen: Mitarbeitende können nach dem Umzug weiterhin Probleme melden, z. B. wenn Arbeitsplätze unvollständig ausgestattet sind oder IT-Systeme nicht wie erwartet funktionieren.

  • Feedback-Management: Der Service Desk sammelt Rückmeldungen der Mitarbeitenden über den Ablauf des Umzugs und die neue Arbeitsumgebung.

  • Langfristige Optimierung: Erkenntnisse aus dem Umzugsprozess werden dokumentiert, um zukünftige Umzüge effizienter und mitarbeiterfreundlicher zu gestalten.

Beispiel:

  • Nach dem Umzug führt der Service Desk eine Umfrage durch, in der die Mitarbeitenden ihre Erfahrungen teilen und Verbesserungsvorschläge machen können. Diese Daten werden in einem Bericht zusammengefasst und für künftige Projekte genutzt.

Technologische Unterstützung im Umzugsmanagement

  • Self-Service-Portale: Mitarbeitende können über digitale Plattformen ihre Anliegen selbstständig melden, den Status ihrer Anfragen einsehen und auf FAQs zugreifen.

  • Ticket-Systeme: Der Service Desk verwendet ein zentrales System, um Anfragen zu erfassen, zu priorisieren und an die zuständigen Abteilungen weiterzuleiten.

  • Asset-Tracking: Möbel, IT-Geräte und andere Ressourcen können mithilfe von RFID- oder Barcode-Technologien verfolgt werden, um Transparenz im Umzugsprozess zu gewährleisten.

  • Kommunikationsplattformen: Regelmäßige Updates und Informationen über Plattformen wie E-Mails oder Apps halten die Mitarbeitenden auf dem Laufenden.

  • Datenanalyse: Auswertung von Feedback und Umzugsdaten, um Schwachstellen zu identifizieren und den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Mehrwerte eines gut organisierten Service Desks im Umzugsmanagement

  • Klare Kommunikationswege: Mitarbeitende wissen jederzeit, an wen sie sich mit ihren Anliegen wenden können.

  • Schnelle Problemlösung: Der Service Desk sorgt dafür, dass Probleme effizient identifiziert und an die richtigen Stellen weitergeleitet werden.

  • Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Durch umfassende Unterstützung und klare Kommunikation wird der Umzug für die Mitarbeitenden stressfreier gestaltet.

  • Transparenz: Regelmäßige Updates und eine zentrale Erfassung aller Anliegen schaffen Vertrauen und Übersichtlichkeit.

  • Langfristige Optimierung: Die Nachbereitung und Analyse von Umzügen ermöglichen es, künftige Prozesse noch effizienter zu gestalten.

  • Effiziente Ressourcennutzung: Eine klare Koordination sorgt dafür, dass Ressourcen wie Möbel und IT gezielt und effizient eingesetzt werden.