Planung und Konzeption Umzugsmanagement

• Dokumentenanalyse: Verträge, Brandschutzvorschriften, Flucht- und Rettungspläne, Raum- und Inventarlisten, IT-Hafenpläne, HR-Organigramme, Richtlinien.

• Interviews und Fokusgruppen: Mit Führungskräften und Nutzervertretern zu Arbeitsmethoden, Anwesenheitsmustern, Abteilungsgrenzen, Datenschutz und EHS-Themen.

• Gemba Walks/Inspections: Erhebung von realen Nutzungen, Sonderkonstruktionen, Lasten, Lärmsituationen, Parkplätzen, Wegen; Fotodokumentation und Mängelerfassung.

• Standardisierte Fragebögen: Personen-/Teamdaten, Arbeitsplatztyp, Mobilitätsgrad, Anforderungen an Ausstattung/Medien, Lagerraum, Sondergenehmigungen.

• Sensor-/Zugangsdaten: Nutzung von Zutrittssystemen, WLAN-Sniffing oder Buchungssystemen; Validierung anhand von HR-Mitarbeitern und Selbstauskünften.

• Daten-Workshops: Konsens über Definitionen (z. B. Arbeitsplatz vs. Sitz), Metriken (Belegungsfaktor, Freigabeverhältnis) und Datenquellen.

• Prototyping: Schnelle Mock-ups von Zonen-/Möblierungsvarianten und Kapazitätsszenarien für das Feedback mit den Fachabteilungen.

Das Ergebnis ist ein versionierter Anforderungskatalog mit eindeutigen IDs, Prioritäten (Muss/Ziel/Können), Abhängigkeiten und denen, die für die Validierung verantwortlich sind.

Ein effektives Relocation-Management erfordert eine klare, schlanke und revisionssichere Projektorganisation mit klaren Entscheidungsrechten. Ziel ist es, Verantwortlichkeiten zu bündeln, Schnittstellen zu entflechten und Freigaben entlang der Gates pro Move-Wave sicherzustellen.

• Lenkungsausschuss: FM-Geschäftsführung (Vorsitzender), Vertreter von IT, HR, EHS, Datenschutz, Kommunikation, ggf. Vermieter; trifft strategische Entscheidungen über Budget, Umfang, Termine, Prioritäten und Eskalationen der T3-Ebene.

• Projektmanagement Relocation (PL): Operative Gesamtverantwortung für Planung, Koordination und Go-Live für jede Welle; Verwaltet Arbeitsabläufe, ist verantwortlich für Termin-/Kosten-/Qualitätsziele und die Einhaltung von Gates.

• PMO: Methodik, Termin- und Ressourcenplanung, Kosten- und KPI-Reporting, Risk/Issue-Management (RAID-Log), Dokumentation und Änderungsmanagement.

• Workstreams/Teilprojekte: FM/Flächenmanagement: Blockieren/Stapeln, Belegungs- und Einrichtungsplanung, Swing Space, Abnahmen.

• IT/Netzwerk/AV: ITSM-Änderungen, Ports, WLAN, TK, AV/VC, Endgeräte-Rollout, Tests, Cutover.

• EHS/Brandschutz: Gefährdungsbeurteilungen, Verkehrs-/Fluchtwegkonzepte, Anweisungen, Genehmigungen, Genehmigungen.

• Datenschutz/ISMS: Rechtsgrundlagen, TOM, Auftragsverarbeitungsverträge, Löschkonzept, Freigaben.

• Logistik/Transport/Etikettierung: Routen, Ladungen, Ladezonen, Truppeneinsatz, Verpackungs-/Stapelregeln, Sendungsverfolgung.

• Kommunikation/Change/HR: Stakeholder-Kommunikation, Betriebsratsbeteiligung, Training, Hypercare.

• Externe Partner: Umzugsdienstleister, Möbellogistiker, Fachplaner, Vermieter, Behörden; vertraglich geregelt (SLAs, KPIs, Schnittstellen).

• Nutzervertretung: Abteilungsmultiplikatoren, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung; Frühzeitige Einbindung zur Qualitätssicherung und Abnahme.

• Die Vertretungs- und Vertretungsregeln (Stellvertreter) sind verbindlich; Single Point of Contact (SPOC) pro OE und pro Welle (Move Captain) sorgt für eine klare Kommunikation.

• Gate-Mechanik pro Welle: Formalisierte Go/No-Go-Entscheidung auf Basis von Gate-Checklisten (EHS ready, Data Protection ready, Baurecht/Miete ready, IT/workplace ready, Kommunikation/HR ready). Ohne vollständige Gate-Erfüllung wird es keinen Launch geben.

• Eskalationsstufen: T1 (betriebsbereit, ≤2 Tage Verzögerung oder <10 % Budgetauswirkung): Entscheidung des Projektmanagements; Informationen an das PMO.

• T2 (taktisch, >2-10 Tage oder 10-20% Wirkung): Entscheidung des FM-Managements in Abstimmung mit den betroffenen Arbeitsabläufen; Informationen zur Lenkung.

• T3 (strategisch, >10 Tage, >20% Wirkung, Compliance-Risiko): Entscheidung im Lenkungsausschuss.

• Änderungskontrolle: Alle Änderungen nach der Abnahme werden über ein Änderungsboard vorgenommen (PL, PMO, IT, EHS, Datenschutz, HR). Bewertung nach Umfang/Zeit/Kosten/Compliance; dokumentierte Entscheidung mit Datum des Inkrafttretens.

• Problem- und Vorfallmanagement: RAID-Protokoll mit Besitzer, Fälligkeitsdatum, Abhilfemaßnahmen; Bereitschaftsstruktur und War Room am Umzugstag; definierte Eskalationskette (Move Captain → PL → FM Line → Steuerung).

• Befugnisübertragung: Die Schwellenwerte für Budgetgenehmigungen, Vertragsänderungen und Genehmigungen werden schriftlich festgelegt. Für den Move-Day definierte Notfallkompetenzen (z.B. temporäre Routenänderungen unter EHS-Zulassung).

Die Raum- und Kapazitätsplanung übersetzt den konsolidierten Bedarf in ein steuerbares Raum- und Flächenprogramm. Ziel ist es, die funktionale Eignung, regulatorische Anforderungen (ArbStättV/ASR, Brandschutz, DSGVO), die betriebliche Robustheit (Day-1 Readiness, Business Continuity) und die Wirtschaftlichkeit (m²/FTE, Auslastung) in Einklang zu bringen. Leitprinzipien sind Standardisierung (Raumtypkatalog), Modularität (flexible Möblierungs- und Nutzungszonen), Skalierbarkeit (Wellen, Swing Space) und Datenkonsistenz (End-to-End-IDs CAFM/IWMS–BIM–ITSM).

Die Phasen- und Ablaufplanung übersetzt das Raum- und Kapazitätsprogramm in einen Prozess, der zeitlich und ressourcenmäßig resilient ist. Das Leitprinzip ist die Rolling-Wave-Planung: Das Gesamtprogramm ist in überschaubare Bewegungswellen unterteilt, die jeweils einen kompletten Mini-Lebenszyklus durchlaufen.

• Initiierung: Projektbeschreibung, Governance und RACI, Stakeholder-Map, Normenregister, High-Level-Deadline, Budget und KPI-Set.

• Konzeption/Planung: Bedarfsermittlung, Flächenprogramm, Stapelung, Swing Space Strategie, Logistik- und IT-Konzepte, Genehmigungs- und Kommunikationsplan, Risikoanalyse.

• Vorbereitung pro Welle: Detaillierter Ablauf, Kennzeichnungskonzept, ITSM-Änderungen, EHS-/Datenschutzprüfungen, Vermieter-/Behördengenehmigungen, Material- und Personalkapazitätsplanung.

• Cutover/Move: Operative Umsetzung (Pre-Packing, Demontage, Transport, Montage, IT Patch & Power, Funktionsprüfung), Abnahme "Day-1-Readiness".

• Hypercare/Stabilisierung: Vor-Ort-Support, First-Fix, Fehlerbearbeitung, Datenpflege (Mensch-Arbeitsplatz-Raum-Asset), KPI-Überprüfung.

• Fazit: Formale Abnahmen, Dokumentationspaket, Lessons Learned, Return Swing Space, Budget und KPI-Abschlussbericht.

Diese Phasen werden als L1-Prozesslandkarte verwaltet. darunter befinden sich L2/L3-Detailprozesse pro Workstream (FM/Oberflächen, IT/AV, EHS/Brandschutz, Datenschutz, Logistik, Kommunikation).

• T-8 bis T-6: Finalisierung der Stapelung/Layouts; Starten Sie ITSM-Änderungen; Beantragung von Genehmigungen (Parkverbote 4–6 Wochen im Voraus); Bestellung von Material/Etiketten; Auftakt mit Umzugsdienstleister.

• T-5 bis T-3: EHS-Gefährdungsbeurteilung, Verkehrs-/Fluchtwegkonzept; Datenschutzprüfung und AV-Verträge; Kommunikationskampagne; Einweisungen der Anwender; Beginnen Sie mit dem Vorverpacken von Archivmaterialien.

• T-2: Inspektion vor dem Umzug (Sicherheitsgang, Brandschutzzulassung); IT-Pre-Checks (Ports/WLAN, Schaltungen); Ausgabe beschriften; Abschließende Ressourcenplanung (Schichten, Routen).

• T−1: Frostperiode (Änderung des Freezes außer in Notfällen); Schutzmaßnahmen (Bodenschutz, Kantenschutz); Richten Sie den War Room ein; Go/No-Go Überprüfung.

• T0 (Cutover): Demontage/Transport/Montage gemäß Schlitzplan; IT "Patch & Power"; Testen; Verringern Sie die "Tag-1-Bereitschaft".

• T+1 bis T+10: Hypercare, Nacharbeit, Mängelbeseitigung; Datenabgleich CAFM/IWMS–ITSM; KPI-Überprüfung; Tor "Welle abgeschlossen".

• Kapazität und Ressourcen: Verfügbare Besatzungen, Aufzugslasten/-frequenzen, IT-Techniker, Supervisoren; Der Ressourcenabgleich verhindert die Überbuchung kritischer Ressourcen.

• Abhängigkeiten: Nachbarschaften, IT- und MEP-Abhängigkeiten, Brandabschnitte, Sicherheitszonen; Gegenseitige Blockaden werden durch Sequenzierung und Swing Space aufgelöst.

• Betriebseinschränkungen: Arbeitszeitfenster, Lärm- und Ruhezeiten, Sperrfristen (z.B. Quartalsabschlüsse), IT-Release-Zyklen.

• Risiko- und Komplexitätsmix: Kombination aus "einfachen" und "herausfordernden" Bereichen für Lernkurve und Risikodiversifikation; Pilot Wave setzt Maßstäbe.

• Reihenfolge-Prinzipien: Zuerst Schwungraum bauen und qualifizieren, dann Federbereiche freiräumen; Paralleler Rückbau/Umbau, ohne Beeinträchtigung der Fluchtwege oder des Brandschutzes.

• Sequenzierung von peripheren zu zentralen Kernbereichen, um Betriebsunterbrechungen zu minimieren.

• Sicherheitszonen (Rechenzentrum, vertraulich) am Ende einer Welle oder als separate Mini-Welle, mit separaten Gates.

Gantt-Diagramme visualisieren Aufgaben, Abhängigkeiten, kritische Pfade und Puffer (Feeding-/Projektpuffer). Ein Kapazitätskalender legt Truppeneinsätze, Aufzugsslots, LKW-Zeitfenster, IT-Supportzeiten und EHS-Inspektionen fest. Critical-Chain-Ansätze helfen dabei, begrenzte Ressourcen (Aufzüge, IT-Techniker) zu nivellieren und realistische Puffer zu dimensionieren.

• Gate "Scope & Governance confirmed" (Initiierung): Projektmandat, RACI, KPI-Set, Normenregister veröffentlicht.

• Tor "Design frozen" (Planung): Flächen-/Raumprogramm, Stapelung, Schwenkraumkonzept, Adjazenzmatrix, Logistikkonzept unterschrieben.

• Tor "EHS ready": Gefährdungsbeurteilung, Verkehrs-/Fluchtwegkonzept, Brandschutzzulassung, Unterweisungsplan, ggf. statische Prüfungen.

• Gate "Data protection ready": Verarbeitungsverzeichnis, Rechtsgrundlagen, TOM, AVV-Verträge, Löschfristen, umgesetzte Informationspflichten.

• Gate "IT/AV ready": ITSM-Änderungen abgeschlossen, Ports/Sockets dokumentiert, WLAN-Dichte geprüft, AV-Prüfungen, Cutover-Runbook freigegeben.

• Tor "Baurecht/mietfertig": Vermietergenehmigungen, Halteverbotszonen/Sondernutzungen, Anforderungen des Denkmalschutzes, TGA-Vereinbarungen.

• Gate "Kommunikation/HR ready": Benutzerkommunikation, Schulungen, Betriebsratsbeteiligung, Zugänge/Sitzzuweisungen erstellt.

• Go/No-Go (T-24h): Checklisten zu 100% erfüllt oder dokumentiert, akzeptierte Abweichungen mit Abschwächung; Freigabe über PL und FM-Leitung.

• Gate "Day-1-Readiness" (T0): Funktionsprüfung der Sitze/IT/AV, Beschilderung (ASR A1.3), Sauberkeit, Zugang; Abnahmeprotokolle.

• Gate "Welle abgeschlossen" (T+10): Abwesenheit von Mängeln oder akzeptierten Restfehlern, Datenabgleich >98%, KPI-Überprüfung, Lessons Learned.

"Pilotwelle erfolgreich", "50% abgeschlossen", "Schwenkfläche frei", "Dokumentationspaket final", "Programm abgeschlossen".

Logistik, Transport und Etikettierung sind das operative Rückgrat eines jeden Umzugs. Ziel ist ein sicherer, effizienter und überprüfbarer Materialfluss von der Quelle bis zum Bestimmungsort, ohne den Betrieb, die Fluchtwege und den Brandschutz zu beeinträchtigen. Leitsätze: übersichtliche Streckenführung, kapazitätsbasierte Zeitfenstersteuerung, qualifizierte Truppeneinsätze, datengestützte Track-and-Trace-Prozesse, standardisierte Verpackungs- und Stapelregeln sowie lückenlose Inventur vor und nach dem Umzug.

• Eindeutige Identifizierung jedes Pakets/Vermögenswerts; Fehlerarme, schnelle Zuweisung von Quelle → Ziel; Überprüfbarkeit mit minimalen personenbezogenen Daten (Datensparsamkeit).

• Medienauswahl je nach Einsatzzweck: Barcode (Code 128): robust, preiswert, kurzer Scanabstand.

• QR: mehr Daten (z.B. Ziel-ID, Welle), scannbar mit Smartphones.

• RFID (UHF): Massenlesevorgänge, versteckte Etiketten, schnelle Gate-Scans; Geeignet für großvolumige/Metallregale mit passenden Etiketten.

• Pflichtfelder: Move-ID, Wave-ID, Package-ID (eindeutig), Quelle (Gebäude/Etage/Raum), Target (Gebäude/Etage/Raum/Zonen-ID), Kategorie (Person, Team, IT, Möbel, Spezial), Gewichts-/Handhabungshinweise, Gefahren-/ESD-Piktogramme, ggf. Barrierefreiheitsflagge.

• Datenmodell: pseudonymisierte Personen-ID; Raum-/Zonen-ID (IFC-GUID oder CAFM-ID); Zeitfenster-/Slot-ID; Prüfziffer für die Validierung.

• Farb- und Formcodierung: Farbstreifen pro Welle/Boden; Formmarker für Sonderfälle (rot = nicht bewegen, gelb = lagern, grün = nach Freigabe entsorgen/recyceln).

• Scanpunkte: Abholquelle, Beladungs-LKW, Entladeziel, Abgabe am Zielort; optionaler Zwischenpuffer.

• Geräte: Handscanner, mobile App (offline/sync), RFID-Gates an der Ladezone und am Bodenübergang.

• Datenfluss: Echtzeit-/Batch-Synchronisierung mit IWMS/IWMS; Statusübergänge (geplante → auf dem Weg abgeholte → abgeholt → geliefert → platziert); Ausnahmebehandlung (Fehlzustellung, fehlender Scan).

• Datenschutz: Rollenbasierte Sicht, Löschfristen für Transaktionsdaten; Protokollierung von Zugriffen.

• Netzwerk und Stromversorgung sind geprüft, dokumentiert und zugelassen.

• Endgeräte, Docking, Peripherie und AV-/Konferenztechnik werden installiert, konfiguriert und getestet.

• Beschilderung und Leitsystem entsprechen ASR A1.3; ergonomische Mindestanforderungen werden erfüllt (ArbStättV, DGUV Information 215-410).

• Daten und Systemseiten werden aktualisiert (CAFM/IWMS, ITSM/CMDB); Die Unterstützungs- und Hypercare-Struktur ist aktiv.

• Portplanung: Mindestens ein aktiver Dataport pro Arbeitsplatz (oft 2: LAN + Telefon/AV), Raumports für AV/Drucker; Benennung und Beschriftung des Standards (Patchpanel-/Port-ID ↔, Raum-/Workstation-ID).

• VLAN/QoS-Design: Trennung für Endgeräte, Sprache, AV, Print und Gäste; QoS für VC/Voice; PoE/PoE+ für APs, Telefone, Kameras.

• Sicherheit: NAC/802.1X, MAC Auth Bypass für spezielle Geräte; Portsicherheit (standardmäßig deaktiviert für Cutover); Gastnetzwerk und Segmentierung für BYOD.

• Wi-Fi: Heatmap/Standortanalyse, Dichteplanung, Roaming und Kapazitätstests; Abdeckung in Huddle-/Konferenzräumen und Swing-Räumen.

• Stromkreise: Ausreichend Steckdosen pro Arbeitsplatz und Raumtyp; Sicherung, FI-Schutzschalter; Prüfung von Boden-/Tischverbindungen; Lastberechnungen (inkl. höhenverstellbarer Tische).

• USV/Redundanz: Für Racks/IT-Schränke und kritische AV-Backends; definierte Autonomie; sauberes Herunterfahren.

• Medien/Peripheriegeräte: HDMI/USB-C/DisplayPort an Tisch- und Raumanschlüssen; standardisierte Kabelwege und -längen; Keystone-/Bodentank-Management.

• Kabelmanagement: Wannen unter dem Waschbecken, Kabelgriffe, Zugentlastung; keine Kabel in den Verkehrswegen; Schutz vor Quetschungen.

• Brandschutz: Keine Brandlasten in den Fluchtwegen; Durchdringungen professionell abgedichtet; Abstimmung mit Brandschutzbeauftragten.

• As-Built-Dokumente: Portpläne, Patch-Listen, AP-Standorte, Schaltkreise, Seriennummern, Firmware-Stände.

• Mapping: End-to-End-IDs zwischen IWMS (Raum/Workstation), ITSM/CMDB (CI/Port), AV-Management.

Arbeitssicherheit, Sicherheit und Datenschutz sind die tragenden Säulen des Relocation-Managements. Sie stellen die Integrität von Menschen, Assets und Informationen sicher und sind gleichzeitig Gate-Kriterium für jede Bewegungswelle. Ziel ist ein risikobasierter, normenkonformer Ansatz, der gesetzliche Anforderungen (ArbStättV, ASR, DGUV, DSGVO), interne Richtlinien und objektspezifische Anforderungen (Brandschutz, Vermieter, Denkmalschutz) zu einem praxistauglichen EHS- und Datenschutzrahmen zusammenführt.

• 0–90 Tage: Datenlöschung (Assets/Schnittstellen), SLA-Baselining, Hypercare, schnelle Gewinne (Steuerungsoptimierung, Leckjagd).

• 90-180 Tage: BACnet/SC-Pilot, CBM für A/B-Assets, Testmatrizen voll produktiv, erstes M&V-Portfolio.

• 6-12 Monate: IEC 62443-Bewertung, Dekarbonisierungs-Fahrplan (Wärme/Kälte), vollständige Abdeckung von Submetering ≥ 90 %, Redundanz- und Blackout-Übungen.

• 12 Monate: PdM-Skalierung, kontinuierliche KPI-Optimierung (MTTR↓, MTBF↑), inkrementelle Erneuerung veralteter Komponenten.

Wellenbezogenes Risikokataster mit Maßnahmen, verantwortlichen Personen, Fristen und Nachweisen (Checklisten, Fotos, Messwerte).

• Inhalte: Verkehrs- und Fluchtwegkonzept, temporäre Schließungen und Ersatzmaßnahmen, Ladezonen- und Rampenmanagement, PSA-Norm, Unterweisungskonzept, Notfall- und Evakuierungsplan, Brandwachverordnung, Abfall- und Brandlastmanagement.

• Governance: Gate "EHS ready" vor Wellenstart mit unterschriebener Risikobewertung und Freigaben (EHS/Brandschutz, Vermieter/Behörden).

• Toolbox Talks vor jeder Schicht (Gefahren, Wege, Sperrungen, Hebe-/Tragetechnik).

• Dokumentation der Nachweise (Teilnehmerlisten, Inhalte).

• PSA: Sicherheitsschuhe, Handschuhe, ggf. Gehör-/Augenschutz, ESD-Ausrüstung für die IT; Spezielle PSA für Reinräume oder chemische Bereiche.

• Warmarbeiten (Trennschleifen, Bohren in metallische Bauteile).

• Arbeiten über Decken/abgehängten Ebenen, Durchdringungen und Öffnungen (inkl. Brandschutztrennwände).

• Elektrische Arbeiten (Entriegeln, LOTO – Lockout/Tagout).

• Arbeiten in Sicherheitszonen (Rechenzentren, biometrische Bereiche) und Reinräumen.

• Handhabung von Gefahrstoffen, komprimierten Gasen, Kryomedien.

• Anwendung → Gefährdungsbeurteilung → Maßnahmenplan → Freigabe EHS/Brandschutz/Vermieter → Anweisung → Durchführung → Endabnahme/Protokoll.

• Transparenz: Frühzeitige, konsistente Informationen über Ziele, Nutzen, Zeitplan und individuelle Auswirkungen.

• Partizipation: Einbindung von Nutzervertretern und Multiplikatoren; Aktive Feedbackschleifen.

• Empowerment: Maßgeschneiderte Trainings für neue Räume, Tools und Workflows.

• Verankerung: Hypercare, klare Verantwortlichkeiten, dokumentierte Veränderungsentscheidungen.

• Top-Management/Lenkungsausschuss: Fokus auf Business Continuity, Kosten, Risiken, KPIs.

• Führungskräfte/Teamleiter: Kapazitäten, Teamaufteilung (Blocking/Stacking), Regeln für Desksharing, Übergabe- und Abbaupflichten.

• Mitarbeiter/Nutzer: persönlicher Umzug, Arbeitsplätze, Buchung, Orientierung, IT/AV, Clean Desk/Datenschutz.

• FM-/IT-/EHS-/Datenschutzteams: Betriebsanweisungen, Tore, Abnahmen, Kennzeichnung, Vorfallprozesse.

• Externe Dienstleister: Sicherheits- und Qualitätsanforderungen, Slots, Routen, Dokumentationspflichten.

• Was: Zielbild, Zeitplan/Wellen, Umzugsvorbereitung, Verpackung/Etikettierung, Verhaltensregeln (Desksharing, Clean Desk), EHS/Datenschutz, IT/AV-Cutover, Zugang/Badges, Hypercare.

• Wer: Glaubwürdigkeit des Absenders (FM Line/PL für den Projektstatus, EHS/Datenschutz für Regelthemen, IT für Cutover).

• Wann: kadenzierte Zeitleiste (T-8 bis T+4 Wochen).

• Wo/Wie: Intranet-Hub, Newsletter, MS Teams/Slack-Kanäle, Rathäuser, Plakate/Digital Signage, FAQ, Quick Guides (QR-Codes), 1:1-Adressierung für Sonderfälle.

• T-8 bis T-6: Kick-off-Kommunikation (Ziele, Nutzen, Meilensteine), Save-the-Date für Informationsveranstaltungen.

• T-5 bis T-3: Prozess- und Vorbereitungskampagne (Verpackungs-/Etikettierregeln, Terminfenster, Park-/Ladezonen, Clean Desk).

• T-2: "Ready for Move" (Zugang, Badge, IT-Umstellungszeiten, Hypercare-Hotline), persönliche Sitzplatz-/Zonenangabe.

• T-1: Go/No-Go-Update, letzte Hinweise, Schließung und Routenführung.

• T0: Live-Updates (War Room Ticker), Status, Eskalationspfade.

• T+1 bis T+10: Hypercare-Infos, First-Fix, Feedback- und Support-Kanäle.

• T+14: Post-Move-Umfrage, Lessons Learned, Dankesnachricht.

• Räume/Workflows: Zonenlogik, Regeln für Ruhe-/Kollaborationsbereiche, Buchungs- und No-Show-Regeln, Clean Desk/Datenschutz.

• IT/AV: Docking, Drucken (Follow-me), Betrieb des VC-Raums, BYOD-Regeln; Grundlagen der Problembehandlung.

• Sicherheit/EHS: Fluchtwege, Brandschutz, PSA-Pflichten während der Umzugsphase, Verhalten bei Störungen.

• Barrierefreiheit: Barrierefreiheit, Hilfsmittel, Kontaktstellen; individuelle Anweisungen.

• E-Learning-Modul mit Wissenschecks; Micro-Learning-Videos.

• Hands-on-Sessions am neuen Standort (Guided Tours, "Open House").

• Quick-Reference-Cards/One-Pager mit QR-Verlinkung zu Knowledge Articles.

• Manager-Toolkit: Gesprächsleitfaden, Team-Checkliste, Präsentation für Teambesprechungen.

• Teilnahmeverfolgung, kurze Lernzielprüfungen, Feedbackbögen; Iteration von Inhalten gemäß Hypercare Insights.

Abnahme, Dokumentation und Lessons Learned schließen jede Move-Wave testsicher ab, sichern die Einsatzfähigkeit und verankern Verbesserungen für nachfolgende Wellen. Leitprinzipien sind die Klarheit der Kriterien (Gate-basiert), die Vollständigkeit der Evidenz, die Nachverfolgung aller Abweichungen bis zur Fertigstellung und ein strukturierter Lernzyklus.

Systemintegration und Datenmanagement bilden die digitale Basis eines skalierbaren Umzugsmanagements. Ziel ist eine konsistente, revisionssichere Datenlandschaft mit End-to-End-IDs, klaren Objektbeziehungen und reproduzierbaren Datenflüssen zwischen CAFM/IWMS, BIM/CAD, ITSM, ERP und begleitenden Systemen (Identity & Access, Label/Track&Trace).

• Single Source of Truth pro Objektklasse (Master-Data-Ownership).

• Eindeutige, systemübergreifende IDs und robuste Schlüssellogik.

• Ereignis- und API-gesteuerte Integration mit ausfallsicherem Fehlermanagement.

• Datenschutz und Compliance-by-Design (DSGVO, ISMS).

• Versionierung, Datenherkunft und messbare Datenqualität.

• IWMS/IWMS: Master für Raum/Zone, Arbeitsplatz, Raumprogramme, Belegungszuweisungen, Standort von Möbeln/Assets; Prozesssteuerung für Aufträge/Wellen verschieben; Dokumentenablage (Abnahmen, Checklisten).

• BIM/CAD: Geometrische und semantische Grundlagen des Oberflächenmodells; IFC als Austauschformat; IFC-GUID als stabiler, unveränderlicher Schlüssel für Räume/Zonen/Assets.

• ITSM/CMDB: Master für IT-Assets und Netzwerkports; Änderungs-/Ticket-Workflows für Übernahmen; CI-Beziehungen (CI-Raum ↔/Arbeitsplatz).

• ERP (Einkauf/Finanzen): Beschaffung, Verträge, Kostenstellen, Anlagenbuchhaltung; Schnittstellen zu Anlagenwerten und Abschreibungen.

• Identity & Access (IAM/PAM): Benutzer/Rolle und Zugriffsrechte; Synchronisierung von Eingängen zu Zonen/Räumen.

• Etikett/Track & Trace: Barcode/QR/RFID-Plattform; Statusereignisse (abgeholt/unterwegs/geliefert/platziert); Schnittstellen zu IWMS/IWMS.

• Rollen: Data Owner pro Objektklasse (FM: Raum/Arbeitsplatz/Asset; IT: Port/CI; HR: Person; PL: Move/Kolli), Datenverwalter für betriebliche Betreuung und Qualität.

• Metriken: Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Konsistenz, Aktualität, referentielle Integrität; Zielwerte (z. B. >98 % Übereinstimmung von Person-Arbeitsplatz-Raum-Asset).

• Prozesse: DQ-Prüfungen in Pipelines, Staging-Bereichen, Regelwerk/Einschränkungen in MDM, regelmäßige Datenüberprüfungen; KPI-Dashboards mit Ampellogik.

• Eindeutige, systemübergreifende Identifikatoren (stabile, unveränderliche IDs).

• Strikte Trennung von Stammdaten und Verschiebe-/Scan-Ereignissen.

• Historisierung relevanter Zuordnungen (Slowly Changing Dimensions, Type 2).

• Datenminimierung und Pseudonymisierung personenbezogener Daten.

• Validierungslogik auf Feld-, Objekt- und Geschäftsregelebene.

• Messbare und steuerbare Datenqualität (DQ-KPIs, Prozesse, Rollen).

Kernbeziehungen (vereinfacht): Person — (belegt/zugewiesen)→ Arbeitsplatz — (steht in)→ Raum — (gehört zu)→ Zone; Workstation – (verwendet)→ IT-Port; Vermögenswert/Möbel —(ausstehend)→ Raum/Arbeitsplatz; Verschiebereihenfolge: (beinhaltet)→ Pakete/Assets/Sitze/Personen; Move-Wave —(Bündel)→ Aufträge verschieben.

• Person/User

• Raum/Zone

• Arbeitsplatz

• Vermögenswert/Möbel

• IT-Port/Netzwerkdose

• Auftrag verschieben

• Move-Welle

• Packung/Karton

• Scan-Ereignis (Ereignisobjekt)

• Raum 1..n Arbeitsplätze; Arbeitsplatz 1 Raum.

• Workstation 0..n Vermögenswerte; Standort von Asset 1 (Raum oder Arbeitsplatz).

• Person 0..1 zugewiesener Arbeitsplatz; zusätzlich n.. m Buchungen über ein Reservierungssystem (separates Objekt "Buchung").

• Move-Order: 1..n Paket; Bündel 1 Verschiebeauftrag.

• IT-Port 0..n Workstations logisch referenziert; Physische 1:1-Anschlussdose ↔.

Risikomanagement und Compliance sorgen für eine störungsfreie, sichere und rechtskonforme Durchführung von Umzügen bei laufendem Betrieb. Sie verhindern Personen- und Sachschäden, Betriebsunterbrechungen, Rechtsverstöße und Reputationsrisiken. Die Grundlage bilden Anforderungen des Arbeitsschutzes und des Brandschutzes (ArbStättV, ASR A1.8/A2.3/A3.4/A2.2, DGUV Vorschrift 1), baurechtliche und mietrechtliche Vorgaben, Denkmalschutz, verkehrsrechtliche Vorgaben (StVO/StVZO) sowie Anforderungen des Datenschutzes und der Informationssicherheit (DSGVO, ISMS). Ziel ist ein systematisches, gate-basiertes Risikomanagement mit dokumentierter Evidenz und klaren Verantwortlichkeiten.

• Sicherheitszonen und sensible Einrichtungen Rechenzentren/IT-Räume: Zutrittskontrolle, ESD-Regime, kritische Infrastrukturen.

• Vertrauliche Bereiche (HR/Legal): erhöhte Datenschutz- und Überwachungspflichten.

• Labore/Reinräume/GMP-Bereiche: Medien, biologische Arbeitsstoffe/Gefahrstoffe, Qualifikationen.

• Denkmalschutz und bauliche EinschränkungenVerbot von Bohren, Kleben, inhaltlichen Eingriffen; Schutz von Treppenhäusern, Geländern, historischen Böden.

• Zeit-, Lärm- und VibrationseinschränkungenRuhezeiten, Test-/Schließphasen (z. B. Quartalsabschluss), Klinik- oder Produktionsfenster.

• Flucht- und VerkehrswegeVerengungen, Einbauten, temporäre Barrieren; Gefahr von Irritationen durch unklare Trassenführung.

• Trag- und AufzugslastenÜberlastung von Stockwerken, Rampen, Aufzügen; Kipp- und Quetschgefahren.

• Verkehrsmanagement und externe LogistikMangel an Ladezonen, Staus, unzureichende Sicherheit im öffentlichen Raum, Wetter.

• Informationssicherheit und DatenschutzMissbrauch von Umzugslisten, unberechtigter Zugriff, Bewegungsdaten (Track & Trace) ohne gesetzliche Grundlage.

• Risiken in der Lieferkette und bei DienstleisternUnterqualifiziertes Personal, fehlende Schulungen/Versicherungen, Kapazitätsengpässe.

• Business ContinuityUnerwartete IT/MEP-Unterbrechungen, kritische Raumausfälle, fehlgeschlagene Umstellungen.

• Risikoregister: Einheitliches versioniertes Register mit Feldern: Risiko-ID, Titel, Beschreibung, Kategorie; Quelle/Auslöser; betroffene Orte/Wellen.

• Eintrittswahrscheinlichkeit (1 sehr gering – 5 sehr hoch) und Auswirkung (1 niedrig – 5 kritisch).

• Risikobewertung (L×I), Rating (niedrig/mittel/hoch/kritisch) und Risikoverantwortlicher.

• Präventive Maßnahmen, Kontrollen/Schlüsselkontrollen, Restrisiko (Score), Status, Reifegrad.

• Bewertungsskala: Null Toleranz für EHS-Notfälle, Brandschutz und Verstöße gegen die DSGVO.

• Eskalationsschwellenwerte: Punktzahl ≥ 12 → T2-Eskalation; Punktzahl ≥ 16 → T3/Lenkungsausschuss.

• Visualisierung: Heatmap (L×I), Top 10 Risiken pro Welle, Trend im Zeitverlauf.

• Beispieleinträge (ausgewählt)

• "Aufzugslast überschritten": L=3, I=4 → Punktzahl 12; Messen: Lastberechnung, exklusive Slots, Wiegeschranken, Aufzugsüberwachung.

• "Beeinträchtigung des Fluchtweges": L=2, I=5 → Punktzahl 10; Maßnahme: Einbahnstraßenprinzip, Alternativrouten, Fire Watch, zusätzliche Beschilderung.

• "Monument-Schaden": L=2, I=4 → Punktzahl 8; Maßnahme: Schutzverkleidung, Begehung mit Denkmalschutz, Verbot von klebenden Schutzfolien auf historischen Flächen.

• "Track & Trace für DSGVO-Verstöße": L=2, I=5 → Punktzahl 10; Maßnahme: Pseudonymisierte IDs, DPA, RBAC, Löschfristen.

• Inspektion vor dem Umzug (T-2): Sicherheitsbegehung, Brandschutzzulassung, Denkmalschutzkontrolle, Überprüfung der Logistikrouten, Aufzugsprobefahrten; Dokumentation mit Checklisten.

• Arbeitserlaubnis: Heißarbeiten, Decken-/Eindringarbeiten, LOTO, Reinraum; Zulassung durch EHS/Brandschutz/Vermieter; Abschließendes Protokoll.

• Tor "EHS ready": Gefährdungsbeurteilung, Einweisungsplan, PSA, Verkehrs-/Fluchtwegkonzept, Brandwache; ohne 100% keine Freigabe.

• Tor "Baurecht/mietfertig": Parkverbote, Sondernutzung, Aufzugsnutzung, Auflagen des Denkmalschutzes; Genehmigungen der Vermieter.

• Gate "Data protection ready": AV/TOM, Informationspflichten, Löschfristen; Pseudonymisierung der Labels bestätigt.

• Tag-1-Bereitschaft: EHS/IT/Jobannahme; Abweichungen als Tickets mit SLA.