Abläufe verschlanken, Schnittstellen klären und Zeitressourcen schonen Ziel ist die Effizienzsteigerung, Fehlervermeidung und Entlastung der Mitarbeitenden beim Umzug durch gezielte Analyse und Optimierung aller umzugsbezogenen Prozesse – von der Planung bis zur Inbetriebnahme am neuen Standort.
Qualität und Nutzerzufriedenheit durch strukturierte Planung steigern Analyse der bestehenden Umzugsprozesse Dokumentation des bisherigen Vorgehens
Interviews mit Schlüsselpersonen (Projektleitung, IT, Nutzergruppen)
Identifikation von Schwachstellen (z. B. Doppelarbeiten, Medienbrüche, unklare Zuständigkeiten)
Auswertung vergangener Umzugsprojekte (Lessons Learned)
Definition von Optimierungszielen Reduzierung von Aufwand und Kosten
Minimierung von Ausfallzeiten
Erhöhung der Nutzerzufriedenheit
Verbesserung der Kommunikation & Koordination
Digitale Transparenz (Live-Status, Track & Trace)
Struktur & Planung Einführung einer zentralen Umzugs-Checkliste
Standardisierung von Abläufen und Formularen
Nutzung eines digitalen Umzugsdashboards mit Aufgabenverfolgung
Kommunikation & Abstimmung Einführung fester Jour Fixes mit relevanten Stakeholdern
Klare Eskalationsmechanismen bei Problemen
Einheitliche Kommunikationskanäle (z. B. Microsoft Teams, Signal)
IT & Schnittstellen Frühzeitige Einbindung von IT für reibungslosen Systemumzug
Automatisierte Erfassung der Geräte und Netzwerkschnittstellen
Schnittstellenoptimierung zwischen Umzugsfirma, IT, Empfang & Sicherheit
Controlling & Nachverfolgung Meilenstein-Tracking mit Statusampeln
Nutzung von QR-Codes/Etiketten zur Nachverfolgung von Umzugsgut
Performance-Auswertung nach Umzug (KPIs)
Digitalisierung im Umzugsmanagement Einsatz einer Softwarelösung oder App für Umzugsplanung (z. B. CAFM, Trello, Excel-Vorlagen mit Statusanzeige)
Mobile Erfassung von Transportaufträgen, Abnahmen, Schäden
Integration mit Facility Management Systemen zur Übergabe von Flächendaten
Standardisierte Rollen & Verantwortlichkeiten Projektleitung Umzug
Gesamtkoordination, Budget, Termine
IT-Koordination
IT-Infrastruktur, Umzug Endgeräte
Flächenmanagement
Raumzuweisungen, Möblierung
Kommunikation
Infofluss, Ansprechpersonen
Dienstleisterkoordination
Umzugsfirma, Lieferanten, FM-Dienstleister
Kennzahlen (KPI) zur Erfolgsmessung Plan-/Ist-Abgleich der Kosten
Ausfallzeit je Bereich
% termingerecht umgezogener Abteilungen
Anzahl gemeldeter Mängel
Mitarbeiterzufriedenheit nach Umzug
Kontinuierliche Verbesserung Retrospektive Meetings nach Projektabschluss
Dokumentation der Optimierungen als Standard für zukünftige Umzüge
Wissensdatenbank für weitere Standorte
