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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Strategische Umzugsplanung statt operativer Ausnahmezustand

Facility Management: Umzugsmanagement » Strategie » Strategische Umzugsplanung

Abläufe vorausschauend gestalten und Verantwortlichkeiten klären

Abläufe vorausschauend gestalten und Verantwortlichkeiten klären

Ob Standortverlagerung, Neubau, Zusammenlegung oder Umstrukturierung: Ein Umzug ist immer mehr als ein Möbeltransport. Er ist ein strategisches Projekt, das Ressourcen bindet, Menschen betrifft und Betriebsabläufe verändert. Eine strategisch gedachte Umzugsplanung berücksichtigt nicht nur Logistik und Zeitpläne, sondern auch Kommunikation, Nutzerbedarfe, Change-Aspekte, IT, Infrastruktur und Nachhaltigkeit. Ziel ist ein reibungsloser, serviceorientierter Übergang vom alten in den neuen Zustand – ohne Reibungsverluste und mit hoher Akzeptanz.

Strategische Umzugsplanung ist interdisziplinär, methodisch, menschenzentriert und vorausschauend. Sie stellt sicher, dass Infrastruktur, Prozesse und Menschen gemeinsam umziehen – nicht gegeneinander. Dabei wird der Umzug zum Erfolgsfaktor für Transformation und Unternehmenskultur. Ein Umzug ist kein „Sonderbetrieb“, sondern eine logistische, kulturelle und kommunikative Herausforderung – und eine große Chance. Wer ihn professionell vorbereitet, steuert und begleitet, schafft Sicherheit, Orientierung und neue Möglichkeiten – für Menschen, Prozesse und Organisation.

Ressourcen, Zeit und Qualität im Gleichgewicht halten

Bestandteile einer strategischen Umzugsplanung

Bereich

Inhalt

Projektstruktur

Aufbau eines interdisziplinären Umzugsteams mit klarer Leitung und Rollen

Zieldefinition

Was soll mit dem Umzug erreicht werden? (z. B. Flächeneffizienz, Modernisierung, Kulturwandel)

Stakeholder-Management

Identifikation betroffener Gruppen, Einbindung von Nutzer:innen, Führungskräften und Dienstleistern

Kommunikationsstrategie

Zeitlich getaktete, transparente und wertschätzende Information über alle Kanäle

Prozesse & Checklisten

Standardisierte Abläufe für Planung, Abbau, Transport, Aufbau, IT-Anbindung, Nachbereitung

Digitale Unterstützung

CAFM, Umzugsplattformen, digitale Etiketten, Dashboards, Self-Service-Portale

Monitoring & Feedback

Frühindikatoren für Probleme, Rückmeldemöglichkeiten, Lessons Learned nach Abschluss

Erfolgsfaktoren für einen professionellen Umzugsprozess

  • Frühzeitiger Projektstart – ideal: 6–12 Monate vor Umzug

  • Realistischer Zeitplan mit Pufferzonen und Abhängigkeiten

  • Zentraler Ansprechpartner / Umzugskoordination mit Entscheidungsbefugnis

  • Detaillierte Raum- und Bedarfserhebung (z. B. Arbeitsplätze, Sonderausstattung, IT)

  • Koordination aller Dienstleister (z. B. Möbel, IT, Reinigung, Sicherheit)

  • Begleitende Schulungen & Umzugs-FAQs für Nutzende

  • Testlauf / Pilotphase bei Großumzügen

Typische Risiken bei fehlender Strategie

Risiko

Auswirkung

Unklarer Projektauftrag

Umzugswelle ohne Begleitung

Keine Abstimmung mit IT

Arbeitsplätze nicht nutzbar, Rollout verzögert

Kommunikation zu spät oder zu wenig

Verunsicherung, Frust, Widerstand

Umzugswelle ohne Begleitung

Überlastung von FM, Logistik, Helpdesk

Umzugswelle ohne Begleitung

Mängel nicht dokumentiert, Beschwerden häufen sich

Besonderheiten strategischer Umzüge im Kontext der Transformation

  • Verbindung mit neuen Arbeitswelten / Flächenkonzepten (z. B. New Work, Desk Sharing)

  • Umzüge als Teil von ESG-Maßnahmen (z. B. energieeffizientere Gebäude)

  • Bedeutung für die Arbeitgebermarke – „Wie fürsorglich organisiert das Unternehmen Wandel?“

  • Integration in größere Change-Vorhaben (z. B. Standortzusammenlegung, Kulturentwicklung)

Beispielhafter Umzugs-Phasenplan

  • Initiierung: Zielklärung, Projektstruktur, Stakeholder-Analyse

  • Vorbereitung: Flächenerhebung, Ausstattungsklärung, Zeit- und Kommunikationsplan

  • Durchführung: Etikettierung, Transport, Aufbau, Inbetriebnahme

  • Nachbereitung: Feedbackrunde, Mängelverfolgung, Lessons Learned

  • Stabilisierung: Regelbetrieb mit Support, Raumjustierung, Abschlussbericht