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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Timeline

Facility Management: Umzugsmanagement » Strategie » Timeline

  • PHASE 1 (APRIL – JUNI 2025): STRATEGISCHE ZIELSETZUNG & MASTERPLAN

    Grundsatzentscheid & Ziele

    Festlegen, warum der Umzug (Neubau vs. Altstandort?), Minimierung Produktionsausfall, Einhaltung ESG (Green Move), reibungsloser Parallelbetrieb?

    Masterplan: Zeit & Budget, Minimierung Risiken (z. B. Bauverzug?).

    Organisation & Mitbestimmung

    BR (BetrVG) => Personaleinsatz, Outsourcing an Spedition, Sicherheit der Arbeitsplätze?

    FM = Gesamtkoordinator, Minimierung Überschneidungen (IT, Catering, Produktion?).

    Risiko- & Krisenmanagement

    potenzielle Gefahren: Bauverzug, Transportausfall, IT-Katastrophe, falsche Transportwege?

    Notfallpläne => “Ersatzspedition? Backupserver?”

    Projektteam & Zeitplan

    Team: FM, IT, BR, Personal, externer Umzugsdienstleister, HSE.

    Ziel: Go-Live Jan. 2027 => Neuer Standort betriebsbereit.

  • PHASE 2 (JUNI – SEPTEMBER 2025): BEDARFSERMITTLUNG, STAKEHOLDER-ANALYSE & ANFORDERUNGSMANAGEMENT

    Bedarfsanalyse

    Was zieht um? (Büro, Fertigung, Labore, Cateringküche, Services?), Wieviel Inventar?

    Schwermaschinen => Wieviel Tonnen? Spezielle Kräne, Bodentragfähigkeit?

    Werthaltige Bestandsobjekte (Kunst, antike Möbel?) => gesonderte Sicherung/Versicherung.

    Stakeholder

    Intern: FM, IT (Server, Daten?), BR, Personal, HSE, Catering, Produktion, Services.

    Extern: Spedition, Fachfirmen (Maschinen-/ Laborspezialist?), Versicherer?

    Anforderungsmanagement

    Minimierung Zeit & Kosten, definierte Parallelbetrieb-Zeiträume (Catering, Services, Fertigung?),

    Minimierung Produktions- / Serviceunterbrechung => “Schnittstellen klären?”

    ESG & Nachhaltigkeit

    Ressourcenschonung: E-Fahrzeuge, Minimierung Wegwerfmaterial => Recycling-Konzept?

    Minimierung CO₂ => Routenoptimierung, Bündelung?

    EINE RISIKOANALYSE FÜR EINEN KOMPLEXEN Unternehmensumzug MUSS EINE REIHE VON SPEZIFISCHEN HERAUSFORDERUNGEN BERÜCKSICHTIGEN, DIE SOWOHL DURCH DIE UMGEBUNG ALS AUCH DURCH DIE JAHRESZEIT BEDINGT SIND.

  • PHASE 3 (SEPTEMBER – DEZEMBER 2025): UMZUNGSKONZEPT, LOGISTIKPLANUNG, ESG-ASPEKTE & AR/VR-RAUMPLANUNG

    Umzugskonzept

    Ablauf, Reihenfolge => z. B. erst sensible IT? Dann Büros? Dann Maschinen?

    Einteilung in Umzugsphasen => Minimierung Stillstand => “Parallelbetrieb” definieren?

    Logistikplanung

    Routen, Zeitfenster, Sperrflächen, Minimierung Kollisionen (Maschinentransport vs. Catering-Lieferungen?),

    Umzugsleitsystem => “Kisten -> new place, real-time tracking?”

    AR/VR-Raumplanung

    Simulation Stellflächen => Minimierung Fehlplanungen,

    Happiness-Faktor => “Mitarbeitende können virtuell Arbeitsplatz begutachten.”

    ESG-Aspekte

    Green Move => Wiederverwendung Kartons/Verpackung, Minimierung Müll,

    E-Transporter => Minimierung Emissionen => KVP => “CO₂-Bilanz Move?”

    Freundliche Logistikmitarbeiter

  • PHASE 4 (DEZEMBER – MÄRZ 2026): AUSSCHREIBUNG, VERGABE, VERTRÄGE & SCHNITTSTELLEN (FM, IT, SERVICE DESK)

    Ausschreibung

    Spedition (ggf. Spezialisten für Schwermaschinen?), Versicherungen (werthaltige Objekte?),

    Minimierung Overhead => Gesamt- oder Teilpakete?

    Vergabe & Vertragsmanagement

    Pflichtenheft => SLA (Termintreue?), Mangelanspruch (Transportschäden?), CR-Verfahren => “Mehr Transportvolumen?”

    Mitbestimmung => BR => “Keine unzumutbaren Arbeitszeiten?”

    Schnittstellen

    FM/IT => “IT-Serverumzug parallel?” Minimierung Datenausfall,

    Service Desk => “Tickets => Umzugsmeldung, Kistenanfragen?”

    Organisation

    Personalkonzept => interne vs. externe Helfer, Minimierung Personalmangel,

    Einweihung Green Team? => Minimierung Müll.

    Effektive Teamzusammenstellung und Aufgabenverteilung

  • PHASE 5 (MÄRZ – AUGUST 2026): PILOTUMZUG, IMPLEMENTIERUNG UMZUGSLEITSYSTEM, INVENTARISIERUNG & SCHULUNGEN

    Pilotumzug

    Test mit einem kleinen Bereich => Erproben Umzugsleitsystem, AR/VR, Minimierung Fehler.

    KPI => “Zeitbedarf, Schadensquote, Feedback.”

    Umzugsleitsystem

    Evtl. Software => QR-Codes auf Kisten, “Wo landet es?,” Real-time tracking, Minimierung Verluste.

    Dashboard => “Sensible Maschinenstatus? Kunsttransport?”

    Inventarisierung

    Erfassung Schwermaschinen, Werthaltige Objekte => Sonder-Verpackung?

    Minimierung Chaos => Datenbank => “Maschine X -> Halle Y, Stromanschluss Z.”

    Schulungen

    Personal => “Bedienung Leitsystem, Packrichtlinien,”

    Minimierung Fehlpack => AR-gestützte Anweisungen?

    BEI EINEM UNTERNEHMENSUMZUG SPIELT DIE SORGFÄLTIGE PLANUNG DER IT-INFRASTRUKTUR EINE ENTSCHEIDENDE ROLLE

  • PHASE 6 (JUNI – OKTOBER 2026): VORBEREITUNG & DURCHFÜHRUNG (SCHWERMASCHINEN, WERTHALTIGE OBJEKTE, PARALLELBETRIEB) + SLA-SETUP

    Vorbereitung

    Packphase, Labeln Kisten + Maschinen, Minimierung “unbekanntes Teil.”

    Parallelbetrieb => Catering / Services laufen am alten Standort weiter, Minimierung Versorgungsunterbrechung.

    Schwermaschinen-Umzug

    Spezialisierte Spedition => Kräne, Bodentragfähigkeit, Temperatursensitiv?

    Minimierung Produktionsausfall => “Wochenend-Shift,” “Zügiger Wiederaufbau am neuen Standort.”

    Werthaltige Objekte

    Kunstwerke, Antike Möbel => eigene Versicherung, stoßfreie Verpackung, Minimierung Wertverlust.

    Spezialtransport => z. B. klimatisiert, 24/7-Überwachung?

    SLA-Setup

    “Reaktion <2h bei Transportausfall?,” KPI => “Termintreue?,”

    CR => “Zusatzvolumen?” => Budget?

    Gefährdungsbeurteilung für den schrittweisen Umzug aus fünf Bürogebäuden in ein neu gebautes Bürogebäude

  • PHASE 7 (SEPTEMBER – NOVEMBER 2026): POST-UMZUGS-AUDITS, KVP, RISIKOMANAGEMENT & FINALE OPTIMIERUNG

    Post-Umzugs-Audits

    Check => “Alle Maschinen angekommen, Justage ok? Werthaltige Objekte unbeschädigt?”

    KPI => “Restmängelquote, Kundenzufriedenheit.”

    KVP & Happiness Surveys

    Feedback => “Sind Labors / Büros funktionstüchtig? Was lief gut/schlecht?,” Minimierung Wiederholfehler.

    CR-Verfahren => “Nachjustierungen Layout, IT?”

    Risikomanagement

    Falls paralleler Betrieb => “War Catering ununterbrochen? Produktion stand nie still?,” Minimierung Engpässe.

    Minimierung Mängel => final klären GU => Neubau-Letztes Mängellisten?

    Abschluss

    Altstandort => besenrein? Mietende? Minimierung Folgekosten.

    Team => “Vorbereitet auf Start Jan. 2027.”

    Büroeinrichtung in Vorbereitung

  • PHASE 8 (DEZEMBER 2026 – JANUAR 2027): GO-LIVE & INTEGRATION IN REGELBETRIEB (NEUER STANDORT)

    Finaler Hochlauf

    Ab Januar 2027: Neuer Standort voll besetzt, SLA-Verträge => Nachumzugsservice, Minimierung Restarbeiten.

    Service Desk => “Letzte Adaptionen? Fehlt Stromdose?”

    Regelbetrieb

    Produktion, Catering, Services => normaler Betrieb => Minimierung Ausfälle => “Green Move” abgeschlossen.

    Mitbestimmung => BR => “Zufriedenheit Personal, Homeoffice-Übergang reibungslos?”

    Korrekturmaßnahmen & KVP

    KPI => “Zeit- & Budgeteinhaltung, Parallelbetrieb-Success, Schadensquote,” Minimierung Abweichung => CR => “Optimierung?”

    ESG => “Umzugsmüll minimal? Wiederverwendete Kartons?”

    Digitale Inventurverwaltung

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