Effiziente Planung und Durchführung offizieller Eröffnungen
![Die offizielle Eröffnung eines Unternehmensstandorts nach einem Umzug stellt ein Ereignis dar, das sorgfältig geplant und durchgeführt werden muss](../../images/pictures/planning-new-premises1.jpg?w=1600&h=534&r=1)
Die offizielle Eröffnung eines Unternehmensstandorts nach einem Umzug stellt ein Ereignis dar, das sorgfältig geplant und durchgeführt werden muss
Für eine Veranstaltung mit mehr als 200 Personen in Deutschland gelten bestimmte rechtliche und organisatorische Anforderungen, die beachtet werden müssen, um einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf zu gewährleisten.
Erfolgreiche Eröffnung eines neuen Unternehmensstandorts
- Konzeptentwicklung
- Rechtliche Anforderungen
- Veranstaltungslogistik
- Marketing
- Durchführung
- Gästemanagement
- Dokumentation
Vorplanung und Konzeptentwicklung
Zieldefinition: Bestimmen Sie das Hauptziel der Eröffnungsveranstaltung, z.B. Imageförderung, Netzwerkbildung oder Mitarbeitermotivation.
Budgetplanung: Erstellen Sie einen detaillierten Finanzplan, der alle erwarteten Kosten abdeckt, inklusive Miete, Catering, Technik, Sicherheit und Marketing.
Datum und Zeitplan: Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit, die für die Mehrheit der Gäste, einschließlich wichtiger Stakeholder und Medienvertreter, geeignet sind.
Genehmigungen und Erlaubnisse
Veranstaltungsgenehmigung: Beantragen Sie eine Veranstaltungsgenehmigung bei der zuständigen Kommunalverwaltung. Dies ist notwendig für Veranstaltungen mit großer Personenanzahl und öffentlichem Charakter.
GEMA-Gebühren: Melden Sie musikalische Darbietungen bei der GEMA an, um Urheberrechtsgebühren für die Nutzung von Musik zu entrichten.
Sicherheitskonzept
Erstellen Sie ein detailliertes Sicherheitskonzept, das Notfallpläne, Fluchtwege, Erste-Hilfe-Maßnahmen und Brandschutz umfasst.
Sicherheitsdienst: Engagieren Sie einen professionellen Sicherheitsdienst, der für Ordnung sorgt und die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften überwacht.
Location
Wählen Sie einen Veranstaltungsort im neuen Objekt, der die erwartete Teilnehmerzahl komfortabel aufnehmen kann und barrierefrei ist.
Marketing und Kommunikation
Einladungen: Versenden Sie Einladungen digital und postalisch an eine sorgfältig zusammengestellte Gästeliste, die wichtige Geschäftspartner, lokale Behörden, Presse und Mitarbeiter umfasst.
Öffentlichkeitsarbeit: Planen Sie eine PR-Kampagne, um die Sichtbarkeit des Ereignisses zu erhöhen und positive Medienberichterstattung zu generieren.
Branding: Nutzen Sie das Event für Branding-Möglichkeiten, indem Sie Firmenlogos und -farben prominent platzieren.
Vorbereitung der Veranstaltungsortes:
Überprüfung aller Sicherheitsmaßnahmen gemäß VStättVO, einschließlich gekennzeichneter Notausgänge und Fluchtwege.
Installation von Absperrungen und Wegweisern, um den Gästefluss zu lenken und Ansammlungen zu vermeiden.
Einrichtung von Bühne und technischem Equipment unter Berücksichtigung der Lastgrenzen und Sicherheitsabstände.
Zeitplan für den Veranstaltungstag:
Einlass und Registrierung der Gäste: Festlegung eines Zeitfensters, um einen störungsfreien Einlass zu gewährleisten.
Eröffnungsrede: Ein Zeitfenster von 15-20 Minuten für die Begrüßung durch den Geschäftsführer oder eine andere Führungskraft.
Führungen am neuen Standort: Gruppenführungen in kleineren Gruppen, um die Einhaltung der Kapazitätsgrenzen nicht zu überschreiten.
Netzwerkpausen: Planung von Pausen zwischen den Programmpunkten, um Networking in kontrollierten Bereichen zu ermöglichen.
Unterhaltungsprogramm: Einsetzen von Live-Musik oder Performances, die den gesetzlichen Lärmgrenzwerten entsprechen und die Sicherheitsanforderungen nicht beeinträchtigen.
Abschluss und Ausklang: Zeitfenster für abschließende Worte und das offizielle Ende der Veranstaltung.
Das Gästemanagement muss effizient und professionell erfolgen
Es muss einen positiven ersten Eindruck zu garantieren und die Einhaltung der VStättVO zu sichern
Registrierung:
Einrichtung von Check-in-Stationen, ausgestattet mit Listen der vorangemeldeten Gäste und Namensschildern.
Einsatz von Scannern für QR-Codes auf Einladungen zur Beschleunigung des Einlassprozesses.
Bereitstellung von Informationsmaterialien und Sicherheitshinweisen bei der Registrierung.
Eine professionelle Dokumentation ist wichtig, um den Erfolg der Veranstaltung festzuhalten und für Marketingzwecke zu nutzen:
Einsatz professioneller Fotografen, die wichtige Momente wie Reden, die Interaktion zwischen Gästen und besondere Ereignisse festhalten.
Planung der Fotopunkte, um alle Bereiche der Veranstaltung abzudecken, ohne die Abläufe zu stören.
Aufzeichnung der gesamten Veranstaltung durch professionelle Videografen.
Erstellung eines Highlight-Videos, das die besten Momente und Aussagen von Rednern und Gästen zusammenfasst.
Sicherstellung, dass alle erforderlichen Rechte und Genehmigungen für die Aufnahme und Veröffentlichung von Bildmaterial eingeholt wurden, insbesondere die Einwilligung der abgebildeten Personen.