Effiziente Abschlussarbeiten im Facility Management für Projekterfolg

Nach einem Umzug sind die Aufgaben der Mitarbeiter von zentraler Bedeutung, um einen reibungslosen Übergang in die neuen Arbeitsumgebungen sicherzustellen. Zunächst müssen die Mitarbeiter ihre persönlichen Arbeitsplätze einrichten. Dies umfasst das sorgfältige Auspacken und ordnungsgemäße Organisieren von Arbeitsmaterialien, Dokumenten und IT-Ausstattung. Dabei ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter sicherstellt, dass sein Arbeitsplatz sowohl funktional als auch ergonomisch optimal eingerichtet ist, um die Produktivität zu fördern.

Darüber hinaus liegt es in der Verantwortung der Mitarbeiter, sich mit den neuen Räumlichkeiten und den dort geltenden Sicherheitsvorkehrungen vertraut zu machen. Dies schließt das Wissen über die Lage der Notausgänge, Brandschutzmaßnahmen sowie die Orientierung in den neuen Verkehrswegen und Gemeinschaftsbereichen des Gebäudes ein. Ein besonderes Augenmerk sollte auch auf die Funktionsweise der technischen Ausstattung und der Kommunikationsinfrastruktur gelegt werden, um den Arbeitsfluss nicht zu unterbrechen

Abschließend spielt die Zusammenarbeit im Team eine entscheidende Rolle, um mögliche Anlaufschwierigkeiten schnell zu überwinden. Durch gegenseitige Unterstützung und klare Kommunikation können Teams gemeinsam sicherstellen, dass der Übergang in die neuen Räumlichkeiten so effizient und störungsfrei wie möglich verläuft, sodass der normale Arbeitsbetrieb rasch wieder aufgenommen werden kann.

• Auspacken der persönlichen Umzugskartons / Aktenrollregale / Security-Behälter

• Auspacken der gemeinschaftlichen Umzugskartons / Aktenrollregale / Security-Behälter

• Umzugsgut auf Schäden und Verluste untersuchen (entsprechend eines vorgegebenen Schadens- und Verlustprotokolls)

• Leere Umzugskartons auseinanderfalten und an die ausgewiesenen Sammelstellen bringen

• Leere Security-Behälter an die ausgewiesenen Sammelstellen bringen

• Leere Aktenrollregale in die Flure stellen.

• Koordination der Auspackarbeiten

• Koordination des zentralen Sammelns der Leerkartons, Transportbehälter und Aktenrollwagen an zentralen Sammelpunkten

• Fertigmeldung an den Umzugsprojektleiter

• Sicherstellung einer Beratung und Betreuung der Kollegen am neuen Standort im Bedarfsfall

• Sicherstellung der Anwesenheit eines Nutzervertreters beim Auspacken durch den Spediteur im Bereich Labore / Werkstatt

• Sicherstellung der Einhaltung des Prozessablaufs „Sicherheitstransport“ beim Auspacken durch die Spedition

• Reinigung des umgezogenen Materials: (Veranlassung durch den Kunden)

  - Feuchtreinigung aller Oberflächen der Möbel inkl. der Stuhlgestelle

  - Entfernung alter Schmutzrückstände von Oberflächen der Möbel

  - Zeitgerechtes feuchtes Auswischen der Innenflächen aller Schränke, Regale, usw.

  - Absaugen aller Polstermöbel.

• Sicherstellung der Anwesenheit eines Nutzervertreters am Auspacktag

• Anschluss aller Geräte und Maschinen an alle Medien

• Herstellung aller Strom- und Netzverbindungen bei Geräten

• Ggf. Anleitung für die Spedition hinsichtlich der Zuordnung der Inhalte von einzuräumenden Schränken und Regalen

• Ggf. Anleitung der Spedition hinsichtlich der Zuordnung der Geräte zu den Tischen und Schränken, Regalen usw.

Transportschäden und Verluste werden grundsätzlich vom Umzugsprojektleiter in Schadens- und Verlustprotokollen dokumentiert. Er muss zur Verfügung stehen, damit die Meldungen der Betroffenen sofort nach dem Umzug festgestellt, dokumentiert und an das Umzugsunternehmen weitergeleitet werden. Dazu werden üblicherweise

• offene, d.h. direkt erkennbare Schäden sofort vom Mitarbeiter gemeldet

• verdeckte, d.h. nicht sofort erkennbare Schäden sowie Verluste sofort nach Feststellung durch den Mitarbeiter gemeldet (Vertreterregelung bei Abwesenheit des umgezogenen Mitarbeiters organisieren!)

• Alle Mängel und Verluste zusammengefasst durch den Umzugsprojektleiter

• Abarbeitung aller Mängel, Ausgleich der Verluste durch dieSpedition

Der Umzugsprojektleiter leitet die Regulierung der Schäden im Rahmen der gesetzlichen Haftung ein (Mangelmanagement).

All diese hier dargestellten Regelungen und Hinweise - sowohl vor dem Umzug, als auch danach - können nur ideal typischer Natur sein.

Ein Umzug ist immer in erster Linie abhängig vom Charakter des Unternehmens, von seinen Produkten, der Organisation und vielen anderen Faktoren. So wird jedes Unternehmen, ggf. basierend auf diesen Hinweisen, sein eigenes Umzugsmanagement entwickeln und es sinnvollerweise als innerbetrieblichen Standard handhaben.

Wegen des jeweils aufzuwendenden Arbeitsumfangs bei der Leitung der Umzugsprojekte ist es sinnvoll, eine Einteilung nach der Größe bzw. Komplexität der jeweiligen Umzüge vorzunehmen. Auch wir haben hier eine Einteilung gemacht in solche Umzüge, die eher geringeren Umfang haben und nicht in erster Linie die Produktion betreffen und in solche Umzüge, die einen großen bis sehr großen Aufwand haben und Teile eines Unternehmens oder das gesamte Unternehmen einschließlich ihrer Produktionsstätten betreffen.