Verbindliche Vorgaben für einheitliche Abläufe und klare Zuständigkeiten
Die anweisende Dokumentation im Umzugsmanagement stellt einen strukturierten, verbindlichen und revisionssicheren Bestandteil professioneller Umzugsprojekte dar. Ziel dieses Fachkonzepts ist es, Anforderungen, Inhalte, Strukturen und Verantwortlichkeiten einer anweisenden Dokumentation systematisch zu beschreiben, um den sicheren, regelkonformen und effizienten Übergang an einen neuen Standort zu gewährleisten. Die anweisende Dokumentation im Umzugsmanagement sichert nicht nur reibungslose Abläufe, sondern bildet die rechtlich und betrieblich notwendige Grundlage für professionelle Standortverlagerungen. Zukünftig werden diese Dokumente verstärkt in digitale Betriebs- und Datenräume eingebunden und durch interaktive Anwendungen, automatische Statusmeldungen und systemgestützte Nachweisketten ergänzt.
Sie dient dazu Prozesse verbindlich zu regeln, Verantwortlichkeiten eindeutig zuzuweisen, Risiken zu minimieren und die Rechts- und Betriebssicherheit zu gewährleisten.
Transparenz und Handlungssicherheit durch strukturierte Unterlagen schaffen
Umzügen von Verwaltungs-, Forschungs-, Produktions- oder Klinikbereichen,
Teilumzügen innerhalb bestehender Liegenschaften,
standortübergreifenden Reorganisationsmaßnahmen.
Zielgruppen:
Projektleitung und interne Koordinationsteams
Fachbereiche (z. B. IT, HSE, Sicherheit, Empfang)
Externe Dienstleister und Umzugsunternehmen
Nutzende Personen, Abteilungen und Führungskräfte
Normativer und rechtlicher Rahmen
Die Erstellung und Anwendung anweisender Dokumentationen im Umzugsmanagement orientiert sich u. a. an folgenden Anforderungen:
Normativer und rechtlicher Rahmen
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
DGUV-Regelwerke / TRBS / ASR
DIN EN ISO 41001 / DIN EN 15221 (Facility Management)
DSGVO und Datenschutzgesetze
Interne Governance- und Betreiberpflichtenrichtlinien
Vertragsrechtliche Vorgaben aus FM- und Dienstleistungsverträgen
Definition und Charakteristik anweisender Dokumentationen
Anweisende Dokumente im Umzugsmanagement sind verbindliche, schriftlich fixierte Arbeits- und Handlungsanleitungen, die sicherstellen, dass alle relevanten Maßnahmen zum physischen und organisatorischen Umzug rechtssicher, effizient und abgestimmt durchgeführt werden.
Merkmale:
schriftlich und versioniert
aufgaben- und rollenbezogen
modular strukturiert
mit Verantwortlichen und Fristen versehen
digital verfügbar und revisionssicher abgelegt
audit- und zertifizierungsfähig
Dokumentenarten und Inhalte
Dokumententyp
Beispielhafte Inhalte
Mitarbeitendenanweisung
Dienstleisteranweisung
Anlagenbezogene Anweisung
Betriebsorganisatorische Anweisung
Sicherheits-/Notfallanweisung
Kommunikationsanweisung
Freigabe- und Checklisten
Struktur und Aufbau der Dokumentation
Titel und Dokumenten-ID
Ziel und Geltungsbereich
Verantwortlichkeiten
Verbindliche Anweisungen und Handlungen
Fristen und Durchführungszeitraum
Sicherheits- und Datenschutzhinweise
Rückmeldung / Freigabe / Archivierung
Letzter Revisionsstand
Rollen, Verantwortung und Freigabeprozess
Rolle
Aufgabe
Projektleitung Umzug
Gesamtverantwortung, Initiierung der Dokumentation
Fachverantwortliche (IT, HSE, Sicherheit)
Erstellung und fachliche Freigabe
Externe Koordination (z. B. FM-Connect.com)
Strukturierung, Qualitätssicherung, Integration in Systeme
Leitung Kommunikation
Abstimmung der Verteiler und Formulierungen
Geschäftsführung / Betreiber
Endfreigabe (optional, abhängig vom Risikolevel)
Integration in Systeme und Prozesse
CAFM-Systeme (z. B. iTWO fm, Planon, FAMOS): Verknüpfung mit Flächen, Objekten und Übergabeprotokollen
